Trên thực tế, mỗi chủ doanh nghiệp chỉ cần có một vị trí thư ký để hỗ trợ công việc. Nhưng hàng năm, có đến hàng ngàn công ty, doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện nên nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí thư ký tổng giám đốc là rất cao. Để hiểu rõ hơn và có cái nhìn tổng quan về vị trí này, mời quý độc giả theo dõi những chia sẻ dưới đây của Navigos Search!
1. Thư ký tổng giám đốc là ai?
Thư ký tổng giám đốc là người hỗ trợ cho Tổng giám đốc, phụ trách các công việc hành chính, văn thư, gọi điện, tổ chức các cuộc họp,... Vị trí này có vai trò như một người đại diện của văn phòng điều hành và yêu cầu người làm phải biết cách lập kế hoạch, tổ chức công việc và khả năng làm việc đa nhiệm để thực hiện công việc tốt nhất.
Thư ký tổng giám đốc là người hỗ trợ đắc lực cho Tổng giám đốc
2. Mô tả công việc thư ký tổng giám đốc
Trước đây, thư ký chỉ thực hiện công việc liên quan đến quá trình ghi chép biên bản, nội dung cuộc họp và làm theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Nhưng hiện nay, họ đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ, cụ thể như sau:
- Xây dựng lịch trình công việc cho Tổng giám đốc:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác, ghi chép tiến trình và phiên dịch nội dung cuộc họp,...
- Soạn thảo hợp đồng, thực hiện công tác liên quan đến giấy tờ như lưu trữ và báo cáo tài liệu liên quan đến công việc.
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp trong các chuyến công tác.
- Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi từ khách hàng, đối tác, phòng ban,...
- Thay mặt Tổng giám đốc xử lý và trả lời câu hỏi bên truyền thông.
- Đón tiếp khách hàng.
- Quyết định công việc trong trường hợp sếp vắng mặt.
- Tổng hợp công việc theo định kỳ để báo cáo lên ban giám đốc.
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo.
3. Xác định tiêu chí tuyển dụng thư ký tổng giám đốc
Vị trí thư ký có vai trò quan trọng đối với ban lãnh đạo của một doanh nghiệp. Vì thế, hiện nay có rất nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn con đường sự nghiệp này. Tuy nhiên, ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu sau đây để ứng tuyển thành công:
Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm
Với vị trí này, nhà quản lý thường yêu cầu ứng viên tốt nghiệp Đại học trở lên thuộc các chuyên ngành như Kinh tế, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Phiên dịch,... Đây là yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp tuyển dụng được người có trình độ và kiến thức vững vàng để thay mặt cho Tổng giám đốc quyết định, giải quyết những đầu việc quan trọng.
Ứng viên cũng cần am hiểu cơ bản về hoạt động quản trị, quản lý trong doanh nghiệp, sử dụng thành thạo MS Office và có kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương từ 1 năm trở lên.
Vị trí thư ký yêu cầu người có chuyên môn
Yêu cầu khác
Ngoại hình ưa nhìn
Vị trí thư ký được xem là bộ mặt của Tổng giám đốc, hỗ trợ đắc lực cho sếp để sắp xếp công việc hàng ngày và tiếp đón đối tác, khách quý đến bàn việc làm ăn với doanh nghiệp. Một người có ngoại hình chỉn chu có thể phần nào đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, khi tuyển thư ký tổng giám đốc, các doanh nghiệp thường liệt kê yêu cầu về ngoại hình như độ tuổi, chiều cao, gương mặt ưa nhìn,...
Khả năng ngoại ngữ tốt
Trong nhiều trường hợp, thư ký sẽ phải thực hiện công việc của một phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty, doanh nghiệp nước ngoài, trách nhiệm của vị trí này bao gồm việc biên dịch hội thoại và phiên dịch tài liệu cho cấp trên. Do đó, trình độ ngoại ngữ là một trong những điều kiện quan trọng khi tuyển dụng vị trí này. Ứng viên có chứng chỉ tiếng Anh và biết thêm ngoại ngữ thứ hai là một lợi thế khi ứng tuyển so với các ứng viên khác.
Kỹ năng hành chính văn phòng
Như đã nói ở phần mô tả công việc, thư ký sẽ phải chuẩn bị giấy tờ, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn tài liệu theo sự chỉ đạo của sếp nên rất cần kỹ năng hành chính văn phòng. Kỹ năng này bao gồm: khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản theo quy chuẩn, sử dụng thiết bị văn phòng linh hoạt,...
Trên thực tế, ứng viên có thể học hỏi và hoàn thiện dần kỹ năng này trong quá trình làm việc. Tuy vậy, sự cẩn thận, chú ý đến từng chi tiết và khả năng thích nghi tốt sẽ bổ trợ, giúp họ rèn luyện nhanh chóng kỹ năng này.
Biết cách quản lý thời gian, sắp xếp công việc
Sắp xếp lịch trình làm việc cho Tổng giám đốc là một trong các nhiệm vụ của người làm thư ký. Do đó, họ cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt và phải biết cách sắp xếp lịch trình, ghi nhớ cuộc hẹn, cuộc họp. Khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tuân thủ đúng lịch trình sẽ giúp họ hoàn thành công việc suôn sẻ.
Học hỏi không ngừng, tìm hiểu kỹ về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cùng một trí nhớ tốt cũng giúp họ quản lý thời gian, sắp xếp công việc khoa học.
Ứng viên cần rèn luyện rất nhiều kỹ năng quan trọng
Giao tiếp khéo léo, phong thái chuyên nghiệp
Vị trí này luôn làm việc và tiếp xúc với Tổng giám đốc - một trong các nhà quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp. Vì vậy, ứng viên cần vừa có sự tự tin khi giao tiếp với sếp tổng, vừa phải khéo léo khi đón tiếp khách hàng, đối tác cũng như tinh tế trong khi tương tác với mọi người trong văn phòng.
Được ví như “người giúp việc cao cấp” của sếp, vị trí thư ký ngày nay không nhất thiết phải là những cô gái chân dài mà quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, chuyên nghiệp trong xử lý công việc và ứng xử.
Phân tích và xử lý tình huống hiệu quả
Trong nhiều trường hợp, thư ký sẽ thay mặt giám đốc giải quyết công việc nên họ cần sở hữu khả năng phân tích vấn đề để xác định đâu là điểm mấu chốt nhằm đưa ra hướng xử lý tình huống, giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ tối đa trong công việc cho cấp trên.
4. Đưa ra mức lương cụ thể
Để tuyển dụng được ứng viên tiềm năng cho vị trí này, nhà quản lý nên ghi rõ mức lương cụ thể của một thư ký tổng giám đốc. Hiện nay trên thị trường, mức lương thư ký tổng giám đốc dao động vào khoảng 10 - 15 triệu đồng/ tháng. Với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, mức lương có thể từ 15 - 20 triệu đồng/ tháng. Tùy vào trình độ năng lực và thâm niên làm việc, con số đó có thể cao hơn nữa.
Bên cạnh việc đưa ra mức lương cụ thể, doanh nghiệp cũng cần đề cập đến những quyền lợi hấp dẫn của vị trí này như: lương thưởng tháng 13, ghi nhận cống hiến, ngày lễ tết, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, du lịch hàng năm,...
Xem thêm >>
Mức lương thư ký tổng giám đốc khá cao
Đặc biệt, thư ký là công việc có nhiều triển vọng để phát triển nghề nghiệp và thăng tiến. Sau một vài năm làm việc, ứng viên có thể thăng tiến lên vị trí thư ký trưởng phòng hay chuyển sang vai trò chuyên môn hơn như trưởng phòng hành chính nhân sự, trưởng phòng kinh doanh,... Cơ hội phát triển là không giới hạn, miễn là họ không ngừng cố gắng tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân.
5. Tuyển dụng thư ký tổng giám đốc tại Navigos Search
Hiện nay, thị trường tuyển dụng đầy cạnh tranh khiến việc tìm kiếm nhân tài trở nên khó khăn hơn. Phương pháp tuyển dụng truyền thống là quảng cáo vị trí cần tuyển trên một trang web tìm việc và chờ đợi hồ sơ gửi về đôi lúc vẫn đem lại hiệu quả nhưng đã không còn là lựa chọn duy nhất. Thay vào đó, các doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình một lối đi riêng để chiêu mộ nhân tài.
Với sự giúp đỡ từ dịch vụ tuyển dụng nhân sự thông qua công ty headhunter luôn mang đến hiệu quả cao hơn cho quá trình tuyển dụng. Trong đó, Navigos Search được đánh giá là nhà cung cấp dịch vụ “săn nhân tài” cấp trung và cấp cao uy tín số 1 Việt Nam hiện nay.
Tại Navigos Search, đội ngũ headhunter đều là nhà tuyển dụng giàu kinh nghiệm và chuyên về một hoặc một vài lĩnh vực cụ thể. Vận dụng kiến thức chuyên môn vững vàng cùng quy trình làm việc bài bản, chuyên viên sẽ để nắm bắt chính xác yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn để tiến hành tìm kiếm, sàng lọc và mang đến ứng viên giỏi nhất.
Công ty săn nhân tài hàng đầu Việt Nam hiện nay
Bên cạnh đó, với dữ liệu 375,000+ ứng viên cao cấp, 85,000+ ứng viên quản lý cấp cao cùng giải pháp tuyển dụng tốt nhất, Navigos Search cam kết tỷ lệ lấp đầy chỗ trống trong doanh nghiệp bạn là 100%.
Giải pháp tuyển dụng của chúng tôi là:
Dịch vụ tuyển dụng nhân tài:.Đội ngũ chuyên gia tư vấn tận tâm của Navigos Search sẽ luôn sát cánh doanh nghiệp từ khi có nhu cầu tuyển dụng cho đến khi tiếp nhận ứng viên.
Dịch vụ tuyển dụng cấp cao: Navigos Search sẽ cung cấp một đội ngũ tuyển dụng chuyên biệt hợp tác với quý doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng nhân sự cấp cao, đảm bảo tuyển chọn ứng viên tốt và chất lượng nhất cho doanh nghiệp trong thời gian nhất định.
Dịch vụ thuê ngoài quy trình tuyển dụng: Dịch vụ thuê ngoài quy trình tuyển dụng đảm bảo quy trình, kết quả tuyển dụng nhanh hơn, chất lượng ứng viên cao cấp và giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh khi bạn tuyển đúng nhân sự phù hợp. Chúng tôi cung cấp cho bạn một đội ngũ nhân viên tuyển dụng chuyên nghiệp làm việc tại công ty bạn gồm các chuyên gia tuyển dụng dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
Japan Desks: Tất cả các chuyên gia tư vấn đều có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực tuyển dụng tại thị trường Nhật Bản, và chúng tôi cũng có các chuyên gia tư vấn bản ngữ Nhật Bản để hỗ trợ bạn trong chiến lược tuyển dụng của mình.
Liên hệ để gặp gỡ đội ngũ chuyên nghiệp tại Navigos Searc
Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng thư ký tổng giám đốc hay bất kỳ một vị trí nào khác, hãy liên hệ đến Navigos Search để nhanh chóng có được ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất. Chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng để giữ được vị thế là nhà cung cấp dịch vụ "săn nhân tài" cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam