Sắp xếp công việc là kỹ năng sống còn của người quản lý các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Vậy làm thế nào để có được kỹ năng này?
Sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp nhân viên của bạn phát huy đúng năng lực và thế mạnh để hoàn thành mục tiêu chung. Bài viết này của Navigos Search chia sẻ bí quyết phân chia, sắp xếp công việc hiệu quả nhất giúp đội nhóm của bạn tăng năng suất làm việc, hoàn thành mọi công việc một cách tốt nhất.
1. Xác định mục tiêu công việc rõ ràng
Trước khi phân chia công việc cho nhân viên cấp dưới, nhà lãnh đạo cần biết rõ nhân viên đó có mục tiêu, định hướng công việc và năng lực làm việc như thế nào. Bạn phải dành nhiều thời gian để tương tác trực tiếp với nhân viên, mô tả dự án, giải thích nội dung công việc cho toàn bộ nhân viên hiểu rõ. Chỉ khi nhân viên hiểu rõ công việc của mình thì mục tiêu chung mới được tiến hành dễ dàng.
Sắp xếp công việc là một kỹ năng của nhà quản lý
Xem thêm >> Đừng ‘chơi đùa’ với định hướng nghề nghiệp!
2. Tạo danh sách công việc cần làm
Dù là nhà quản lý chuyên nghiệp như thế nào thì cũng khó tránh khỏi việc quên hay bỏ qua một nhiệm vụ, công việc nào đó. Để tránh lãng quên bất kỳ một nhiệm vụ nào, bạn nên liệt kê tất cả nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng, quý,… cho bản thân và cả nhân viên một cách rõ ràng. Kèm theo đó, bạn phải xác định mốc thời gian thích hợp để tiện lợi kiểm soát và theo dõi dễ dàng.
Khi tạo danh sách, bạn cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để tập trung vào công việc quan trọng trước và kết hợp các nhiệm vụ tương tự để tối ưu thời gian hơn.
3. Đặt ghi chú, lịch nhắc làm việc
Cách sắp xếp công việc hiệu quả tiếp theo là hãy sử dụng giấy note có màu sắc bắt mắt để ghi chú kế hoạch, nhiệm vụ cần làm và dán xung quanh nơi làm việc của bạn. Mỗi khi thực hiện bạn và nhân viên thực hiện xong, bạn cần đánh dấu để không bỏ sót việc nào. Bạn cũng nên lưu trữ bản kế hoạch công việc vào máy tính hoặc điện thoại để xem chúng ở mọi lúc mọi nơi.
Xem thêm >> Review 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho nhà lãnh đạo
4. Chia sẻ, phân chia công việc
Khi bạn phân chia công việc cho nhân viên thì đồng nghĩa việc bạn đang chọn cách làm việc theo nhóm. Nhà giáo dục người Mỹ đã từng nói rằng “Tài lãnh đạo dựa trên sự truyền cảm hứng, không phải sự chi phối; dựa trên sự hợp tác, không phải sự dọa dẫm”. Vì vậy, dù bạn đang giữ vị trí đầu tàu, người đứng đầu doanh nghiệp thì bạn cũng không nên quá độc đoán, ôm hết công việc về mình hay thể hiện quyền lực bằng cách bắt tất cả mọi người răm rắp nghe theo ý mình và báo cáo, cập nhật tiến độ công việc mỗi ngày.
Khi bạn chia sẻ, phân công công việc cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn đang cho họ cơ hội góp sức mình vào công việc chung của toàn doanh nghiệp. Một bí quyết phân chia công việc cho nhân viên cho nhà quản lý đó là bạn chỉ nên “bổ đầu” nhóm trưởng, chứ không nên xen vào công việc của từng thành viên cụ thể nếu công việc vẫn đang diễn ra suôn sẻ.
Chia sẻ công việc và trao quyền để tạo cơ hội cho nhân viên phát triển
5. Trao quyền cho nhân viên cấp dưới
Hãy trang bị kiến thức, kĩ năng, những công cụ cần thiết để nhân viên làm tốt công việc được giao và xử lý hiệu quả các công việc ngoài phạm vi của họ, nhất là vấn đề liên quan đến yêu cầu từ khách hàng.
Khi được trao quyền, nhân viên sẽ không cần phải tìm đến cấp cao hơn mà tự chủ động giải quyết vấn đề nằm trong khả năng của họ. Đồng thời, họ sẽ được tự do hành động, chịu trách nhiệm về kết quả đạt được. Khi mắc sai lầm hay kết quả không được như mong đợi, họ cũng chủ động tìm cách để khắc phục và rút ra kinh nghiệm quý báu từ đó.
6. Chế độ nghỉ ngơi hợp lý
Với vị trí quản lý, không chỉ giao việc cho nhân viên là bạn sẽ được thong dong bởi rất nhiều chiến lược, kế hoạch dài hạn cần được bạn lên ý tưởng. Dù lượng công việc nhiều như thế nào, thời gian có bận đến đâu thì bạn cũng cần dành ra khoảng 5 - 15 phút giữa giờ để nghỉ ngơi.
Điều này không chỉ giúp cơ thể phục hồi nguồn năng lượng tích cực mà còn hỗ trợ não bộ tập của bạn trung tối đa hơn cho nhiệm vụ quan trọng tiếp theo. Đừng quá lao đầu vào công việc mà không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý bởi như thế sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng căng thẳng, kiệt sức và giảm hiệu suất làm việc.
7. Kiểm tra tiến độ công việc
Mỗi kế hoạch công việc đề ra luôn đi kèm với thời gian triển khai và thời gian hoàn thành để dễ dàng nắm bắt, theo dõi tiến độ. Nhà quản lý cần giám sát kế hoạch đã đặt ra để biết rõ công việc, dự án đang đi đến đâu hay các phần đã thực hiện có đạt kết quả tốt hay không.
Thông qua báo cáo của trưởng nhóm, trưởng phòng thì bạn sẽ nắm bắt chính xác tình hình công việc hiện tại. Tuy nhiên, một nhà quản lý chuyên nghiệp sẽ luôn chủ động cập nhật mức độ hoàn thành công việc của nhân viên dưới quyền thông qua các ứng dụng, phần mềm như Asana, Wrike, Trello, Microsoft Teams, MyXTeam, Todoist, Google Tasks,... để gia tăng năng suất làm việc và rút ngắn được nhiều khoảng thời gian hơn.
Bạn cần kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên
8. Đừng quên thời gian dự phòng
Thời gian dự phòng phải được tạo sẵn khi nhà quản lý sắp xếp lịch làm việc cho bản thân và phân chia nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Không phải lúc nào mọi công việc cũng vận hành suôn sẻ như kế hoạch đặt ra bởi có nhiều vấn đề phát sinh ngoài ý muốn như nhân sự nghỉ việc đột xuất, khách hàng thay đổi ý tưởng, máy móc thiết bị xảy ra lỗi,... Vì vậy, việc đưa ra thời gian dự phòng sẽ giúp bạn giải quyết chúng hợp lý, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
Xem thêm >> Kỹ thuật quản lý thời gian: 11 mẹo không thể thất truyền
9. Tìm biện pháp giải quyết thay vì tìm lý do
Như đã nói, có thể quá trình vận hành sẽ gặp vấn đề phát sinh và sự cố bất ngờ. Một người lãnh đạo giỏi sẽ không dành quá nhiều thời gian để lục lại, đào bới lý do và quy trách nhiệm cho bất kỳ ai. Lúc này, nhà lãnh đạo và mọi người cần ngồi lại họp, bàn để tìm ra hướng giải quyết tối ưu nhất. Hãy tìm hiểu rõ nguyên nhân xảy ra và khuyến khích nhân viên đề xuất ý kiến để giải quyết nhanh chóng vấn đề.
Kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo, quản lý nào. Không chỉ giúp xây dựng đội nhóm vững mạnh, sắp xếp công việc khoa học còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể. Hy vọng bài viết này của Navigos Search đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.
Nếu bạn đang quan tâm các vị trí công việc cấp trung và cấp cao chất lượng, hãy truy cập danh mục việc làm tại Navigossearch.com để không bỏ sót bất kỳ tin tuyển dụng nào. Hay nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, đừng ngần ngại liên hệ đến chúng tôi để sở hữu ứng viên tiềm năng nhất. Với thế mạnh đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc bài bản và mang đến giải pháp tuyển dụng tối ưu, Navigos Search tự tin là thương hiệu headhunter số 1 Việt Nam hiện nay.
Công ty tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam
Ngoài ra, không chỉ chia sẻ về cách sắp xếp công việc, tại trang Linkedin và Facebook của Navigos Search còn cập nhật liên tục thông tin thị trường, các bài viết thú vị, hữu ích về nhân sự,... nên bạn đừng bỏ lỡ nhé. Cảm ơn quý độc giả đã luôn dành thời gian theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam