Hãy thử áp dụng 11 cách quản lý thời gian sau, bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất, thăng chức và tăng lương thành công!
Kỹ thuật quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố rất kỳ quan trọng giúp bạn thành công, thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy thời gian quan trọng như thế nào và làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Navigos Search sẽ bật mí với bạn ngay sau đây!
1. Quản lý thời gian là gì?
Kỹ thuật quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó hiệu quả, tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là bản kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng, phân công công việc hợp lý.
Để đánh giá mức độ hiệu quả của kỹ năng này, người ta sẽ đánh giá dựa trên kết quả đạt được trong quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
Cùng một khối lượng công việc và với thời gian yêu cầu như nhau nhưng có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi. Trong khi lại có người loay hoay khi không biết mình cần làm gì trước rồi bị nhấn chìm trong áp lực, căng thẳng. Chính vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể bỏ qua nếu muốn thăng tiến trong sự nghiệp.
Quản lý thời gian là kỹ năng hết sức quan trọng
2. Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Có không ít người vẫn thắc mắc tại sao phải quản lý thời gian? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống. Vì sao có người làm việc gấp nhiều lần so với bạn và cũng có người chỉ làm bằng một nửa của bạn? Bí quyết chính là kỹ năng quản lý thời gian.
Một người quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết cách sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu hoàn thành nó trong thời gian nhất định. Nhờ có danh sách này, bạn có thể tập trung vào mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước, từ đó áp lực sẽ được giảm đi và hiệu suất làm việc cũng cao hơn so với những người khác.
Tương tự trong cuộc sống hàng ngày cũng, người có kế hoạch hoạt động rõ ràng sẽ thực hiện được nhiều điều và có thêm thời gian rảnh để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, người sống không có kế hoạch sẽ luôn bị trì hoãn và luôn cảm thấy một ngày 24 tiếng là không đủ cho những dự định. Kết quả là họ lãng phí thời gian lẫn công sức để hoàn thành một công việc nào đó.
Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực
Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức tốt công việc, bạn sẽ không biết phải làm gì trước và công việc mình đang làm sẽ đi tới đâu. Điều này khiến bạn luôn nằm trong trạng thái căng thẳng, áp lực bởi không biết mình còn cách vạch đến là bao xa.
Thêm vào đó, người không có kế hoạch trước cho công việc của mình thường dễ lãng phí thời gian vào những thứ không cần thiết. Chính điều này sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để xem xét, nhìn nhận và đánh giá sự việc.
Xem thêm >> Áp lực công việc - Bạn tìm cách "sống chung" hay bỏ chạy?
Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Với kế hoạch chi tiết và rõ ràng, vấn đề áp lực từ deadline sẽ không còn quá nặng nề, mà ngược lại bạn sẽ chủ động trong từng nhiệm vụ của mình.
Chẳng hạn như, nếu bạn đặt mục tiêu là 6.5 IELTS mà mãi loay hoay tìm khóa học, mua sách vở rồi lãng quên đi vì thiếu động lực hay bỏ cuộc chỉ sau vài ba tháng học tập không hiệu quả thì chắc chắn không bao giờ đạt được mục tiêu đề ra. Nhưng trái lại, nếu bạn cụ thể hóa mục tiêu 6.5 IELTS thành mục tiêu nhỏ cho từng kỹ năng, từng tháng tập trung luyện một thứ và có bài kiểm tra trình độ thì việc hoàn thành mục tiêu là chuyện sớm muộn.
Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò rất lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hoãn và tạo động lực để hành động.
Quản lý thời gian thông minh giúp bạn gặt hái được nhiều thành tựu lớn
3. Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất
Dưới đây là 11 mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhất:
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu được xem là một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Một khi xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Khi kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành các mục tiêu nhỏ, danh sách công việc sẽ chi tiết, rõ ràng hơn và thời gian hoàn thành cũng dễ dàng được xác định.
Kết quả là bạn luôn chủ động trong từng hành động và làm chủ được nhiều tình huống phát sinh. Từ đó, hiệu quả và năng suất làm việc sẽ được cải thiện đáng kể.
Liệt kê các công việc cần làm
Để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng, quý. Với người dễ bị cuốn theo công việc thì phải việc liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày để quản lý tốt quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót một nhiệm vụ nào.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào việc thật sự quan trọng
Bạn cần liệt kê danh sách công việc phải làm và sắp xếp hợp lý để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Các nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành công việc quan trọng nhất.
Khi các công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa. Và nếu không đủ thời gian cho những nhiệm vụ tiếp theo cũng không gây ảnh hưởng quá nhiều đến tiến độ và kết quả công việc chung.
Tập trung làm việc quan trọng trước tiên
Không trì hoãn
Trì hoãn được xem là kẻ thù lớn nhất của năng suất làm việc bởi nó khiến bạn lãng phí thời gian vào việc vô bổ và làm giảm động lực hoàn thành công việc. Không chỉ trong công việc mà trong cuộc sống, bạn cũng cần tránh sự trì hoãn cả.
Chúng ta chỉ có 24 tiếng mỗi ngày và từng thời khắc qua đi sẽ không bao giờ lấy lại được. Vì vậy, hãy dành quỹ thời gian có hạn của mình cho việc thật sự có ý nghĩa và bắt tay làm việc ngay sau khi đã lên kế hoạch để không phải nuối tiếc.
Tự đặt ra deadline
Việc đặt ra deadline cho từng nhiệm vụ sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà không gây ảnh hưởng cho các công việc tiếp theo. Deadline cũng là biện pháp tạo động lực hành động, tránh sự trì hoãn công việc cho mọi người. Vì vậy, bạn cần tuân thủ theo deadline nghiêm túc để hiệu suất làm việc được cải thiện và kế hoạch của bạn mới hoàn thành một cách trọn vẹn.
Dừng làm việc “đa nhiệm”
Để hoàn thành nhanh chóng khối lượng công việc, thông thường bạn vừa viết email và vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, nhưng sự thật là khi thực hiện nhiều việc cùng lúc, bạn phải mất thêm 20 - 40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành so với khi làm từng việc một.
Kết quả là bạn đã không làm tốt cả hai việc, email thì đầy lỗi sai và khách hàng rất phật ý bởi sự kém tập trung của bạn. Vậy nên, cách tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc để có chất lượng công việc tốt hơn.
Làm việc đa nhiệm sẽ làm giảm sự tập trung hiệu quả công việc
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Việc sắp xếp nơi làm việc khoa học để bạn không phải mất thời gian tìm kiếm các hồ sơ và tài liệu quan trọng khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng xáo trộn sẽ khiến bạn cảm thấy rối mắt và làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một tài liệu gì đó. Do vậy, hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học nơi làm việc. Có như thế, bạn mới có thêm nhiều thời gian để không lãng phí thời gian cho công việc vô bổ.
Học cách nói “không”
Khi bạn đồng ý nhận làm một nhiệm vụ gì đó, có nghĩa là việc đó rất đáng được bạn quan tâm và dành tâm huyết để hoàn thành. Tuy nhiên, bạn phải có sự phân biệt rõ việc nào thật sự cần quan tâm và có thể đảm nhận. Đối với những việc không đáng, bạn hãy học cách từ chối và nói “không”. Bởi nếu không biết cách từ chối, bạn sẽ khiến cho công việc của chính mình bị quá tải và sẽ không thể hoàn thành tốt được.
Dành thời gian giải lao
Bạn luôn nghĩ rằng sẽ thật tuyệt vời nếu mình có khả năng làm việc liên tục 8 - 10 tiếng đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi “chạy” deadline. Tuy nhiên, không một ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không hề dành cho bộ não đôi chút thời gian nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn không nên bỏ qua những phút giải lao và nghĩ rằng đó là lãng phí thời gian. Giờ giải lao mang lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá và nhờ đó, bạn có thể tư duy sáng tạo, làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể giải lao bằng cách đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì. Hãy cố gắng thu xếp giải lao trong khoảng 5 phút sau mỗi 1 - 2 tiếng làm việc và đừng quên tự cho bản thân quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa, nghỉ ngơi.
Xem thêm >> Phát triển tốt kỹ năng làm việc nhóm và lợi ích nhận được
Tổng kết công việc mỗi ngày
Tổng kết công mỗi hàng ngày là một trong các yếu tố tạo quan trọng trong kỹ thuật quản lý thời gian. Mặc dù không mất nhiều thời gian và công sức nhưng vì bỏ qua điều này, rất nhiều người đã không tính toán được hiệu quả trong kế hoạch công việc của mình.
Thông qua việc xem xét và đánh giá lại những công việc đã làm, bạn sẽ nhận ra việc bạn làm đã khoa học chưa. Nếu nhận ra điểm chưa hợp lý, bạn sẽ nhanh chóng khắc phục để rút ngắn thời gian cho lần sau.
Tổng kết kết quả công việc mỗi ngày là điều rất cần thiết
Khi là người có mục tiêu rõ ràng và biết sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì thế, ngay bây giờ, bạn hãy nghiêm túc tự kiểm lại bản thân để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả không, đã bị lãng phí thời gian vì lý do gì,... Từ đó, bạn sẽ biết mình cần làm gì để không đánh mất thời gian vàng ngọc và có được kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất.
Hãy theo dõi thêm Linkedin và Facebook của Navigos Search để không bỏ lỡ thông tin thị trường, những bài viết thú vị, hữu ích về nhân sự và cách nâng tầm sự nghiệp của bản thân nhé. Cảm ơn quý bạn đọc đã luôn theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam