Với tư cách là nhà quản lý, bạn không thể để tình trạng nhân viên trễ deadline trở thành một “căn bệnh mãn tính”. Tuy nhiên, làm cách nào để nhân viên của bạn luôn hoàn thành đúng deadline vẫn là câu hỏi khó!
Deadline là gì? Nhân viên trễ deadline là câu chuyện không của riêng nhà quản lý nào cũng phải đối mặt. Vậy, với vai trò là nhà quản lý - bạn cần làm gì khi nhân viên trễ deadline? Hãy tham khảo ngay thông tin dưới đây để có được những bí quyết “vàng” từ quân sư Navigos Search.
1. Bạn thừa hiểu rõ deadline là gì?
Trong công việc, deadline là từ chỉ về hạn chót, tiến độ hoàn thành của công việc, dự án. Mục đích của deadline là để ràng buộc, đốc thúc nhân viên cố gắng làm việc, hoàn thành tiến độ và đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất.
Deadline chính là mốc thời gian để nhà quản lý điều chỉnh công việc một cách hợp lý cũng như để nhân viên chủ động, có trách nhiệm hơn trong mọi việc.
Deadline là từ chỉ về hạn chót và tiến độ hoàn thành của công việc
2. Trễ deadline - Do nhà quản lý hay nhân viên?
Vấn đề trễ deadline vẫn thường xảy ra trong các doanh nghiệp. Vậy điều này xảy ra do nhân viên hay nhà quản lý?
Liệu bạn - nhà quản lý đã sắp xếp đúng người, đúng việc?
Từng thành viên sẽ có năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng làm việc khác nhau. Cùng một nhiệm vụ, một dự án nhưng với người này sẽ hoàn thành nhanh chóng, nhưng lại có người kết thúc nó với thời gian gấp đôi. Nếu nhà quản lý không nắm rõ năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên thì rất khó phân chia nhiệm vụ đúng người và đúng việc. Từ đó, dẫn đến tình trạng công việc không diễn ra theo kế hoạch đã lên trước đó.
Khối lượng công việc có quá lớn?
Dù bạn đã sắp xếp công việc ở mức độ khó, dễ phù hợp cho từng nhân viên nhưng nếu giao cho họ lượng công việc quá lớn thì cũng rất dễ bị trễ deadline. Và dù nhân viên có làm thêm thời gian, nỗ lực hoàn thành thì chất lượng công việc cũng không cao.
Nhân viên đã quản lý tốt thời gian?
“Thời gian là vàng bạc”, nhưng nhân viên lại đang lãng phí số vàng bạc đó bằng việc thường xuyên vắng mặt, không nắm rõ nhiệm vụ cần làm, chưa biết cách ưu tiên công việc quan trọng,… Đó là biểu hiện của kỹ năng quản lý thời gian kém và dẫn đến việc trễ deadline là điều đương nhiên.
Sẽ trễ deadline nếu không dự đoán được tiến độ
Ngay cả khi deadline do nhân viên tự quyết định thì tình trạng chậm trễ vẫn có thể xảy ra. Nguyên nhân là do nhân viên chưa thể tính toán chính xác năng lực của bản thân cũng như lường trước được những sự cố phát sinh. Không dự đoán được tiến độ cũng dẫn đến tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Và có thể deadline vẫn được đáp ứng nhưng là cách miễn cưỡng và chất lượng công việc sẽ kém hơn.
Vì thế, nhà quản lý hãy giúp nhân viên tự đánh giá được năng lực của mình và nâng cao kỹ năng lập kế hoạch để giúp họ dự tính deadline một cách chuẩn xác nhất. Trong trường hợp tính chất công việc ở mức đơn giản, nhân viên có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng nhà quản lý vẫn phải yêu cầu họ cam kết về thời hạn hoàn thành cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Đừng bỏ lỡ: Nếu kỹ năng lập kế hoạch còn mơ hồ, đừng nghĩ đến thành công!
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc của nhân viên còn kém
Một số nhân viên không biết cách sắp xếp, ghi nhớ, kiểm soát mọi mặt của công việc, nhất là khi họ đảm nhận dự án lớn, chuỗi công việc phức tạp. Khi đó, bạn hãy hướng dẫn nhân viên chia dự án lớn thành những giai đoạn công việc chi tiết, deadline nhỏ để dễ dàng quản lý hơn cũng như không bỏ sót nhiệm vụ hay hạn chế bị ngợp bởi khối công việc khổng lồ. Nhờ đó, tiến độ dự án cũng được cập nhật kịp thời, cụ thể.
Nguyên nhân trễ deadline là gì?
Doanh nghiệp chưa khen thưởng, xử phạt rõ ràng
Một số nhân viên vẫn có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ cấp trên trích khi trễ deadline. Tuy nhiên, việc khi áp dụng quy chế xử lý thưởng phạt công bằng như đánh vào “tài chính”, công khai phê bình trước tập thể, khen thưởng minh bạch,... sẽ là động lực lớn để nhân viên nỗ lực hết mình hoàn thành công việc.
3. Vì sao phải xử lý tình trạng trễ deadline của nhân viên?
Bất kỳ nhà quản lý nào cũng không muốn chấp nhận tình trạng nhân viên liên tục trễ tiến độ công việc. Hiểu đơn giản bởi vì sự chấp nhận này chỉ khiến tình hình càng trở nên tồi tệ hơn. Nếu bạn nhận thấy một vài nhân viên nào đó liên tục trễ deadline thì hãy đưa ra cách xử lý thích hợp. Còn nếu không, họ sẽ nghĩ rằng đó không phải là vấn đề lớn rồi trễ hẹn nhiều hơn. Hơn thế nữa, nhân viên khác cũng không quan tâm tới việc đáp ứng thời hạn deadline.
Vấn đề không dừng lại ở đó bởi nếu nhà quản lý chấp nhận việc nhân viên trễ hẹn tiến độ sẽ khiến họ trở nên “bung xõa” hơn với chính sách khác của doanh nghiệp. Từ đó, khiến quy trình làm việc lộn xộn dẫn đến khó quản lý và chất lượng công việc cũng như tinh thần làm việc chung sẽ bị giảm sút. Việc nhân viên trễ liên tục trễ deadline cũng gây căng thẳng, khó chịu cho đồng nghiệp khác bởi họ phải làm việc nhiều hơn để bù đắp phần trễ đó.
4. Cách giảm thiểu tình trạng trễ deadline là gì?
Vậy nhà quản lý cần làm gì để hạn chế và dần chấm dứt tình trạng trễ deadline của nhân viên. Một số gợi ý dưới đây là bí quyết mà bạn không nên bỏ qua:
Đảm bảo tuyển dụng, đúng người, đúng việc
Trước tiên, để đảm bảo nhân viên hoàn thành tốt công việc theo đúng thời gian đưa ra, doanh nghiệp bạn phải tuyển dụng được đúng người đúng việc. Tuy nhiên trong thời buổi thị trường lao động cạnh tranh gay gắt về nhân tài, để tìm kiếm được nhân sự chất lượng thật sự không đơn giản.
Lúc này, dịch vụ headhunter ra đời được xem là chìa khóa vàng cho mọi công ty, tổ chức khi có nhu cầu tuyển dụng nhân tài. Trong đó, Navigos Search là công ty headhunter uy tín, hiệu quả hàng đầu tại Việt Nam với hơn 20 năm kinh nghiệm trên thị trường tuyển dụng nhân sự cấp trung, cấp cao.
Sở hữu lượng data khổng lồ 375,000+ ứng viên cao cấp và 85,000+ ứng viên quản lý cấp cao đã trở thành lợi thế cho headhunter của Navigos Search hỗ trợ tuyển dụng bất kỳ một ngành nghề, công việc nào.
Bên cạnh đó, với đội ngũ chuyên gia tư vấn rất giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc trong từng lĩnh vực ngành nghề cốt lõi, quy trình làm việc chặt chẽ, nghiêm ngặt để đảm bảo thông tin chất lượng nhất. Tất cả điều này đã giúp Navigos Search vươn đến tầm cao mới trong chất lượng phục vụ khách hàng, dẫn đầu trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao tại Việt Nam.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam
Hơn 20 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi tự hào khi đã hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn trên khắp Việt Nam có được nguồn nhân lực chất lượng nhất và đồng hành cùng họ trong suốt quá trình “thành công sau khi gia nhập”.
Ngay bây giờ, nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm nhân tài cho bất kỳ một vị trí cấp trung, cấp cao nào khác, hãy liên hệ đến Navigos Search nhanh chóng để có được ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất.
Xác định rõ nguyên nhân trễ deadline
Trước khi đưa ra biện pháp xử lý việc trễ deadline của nhân viên, bạn phải tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề này. Bởi trên thực tế, có nhiều lý do khiến họ không thể hoàn thành công việc theo đúng thời hạn đưa ra (như đã đề cập ở trên) và từng nguyên nhân sẽ có phương án giải quyết khác nhau.
Trao đổi với nhân viên về vấn đề trễ deadline
Khi đã biết rõ nguyên nhân chậm deadline, bạn hãy gặp trực tiếp nhân viên để trao đổi và chia sẻ vấn đề. Nếu nguyên nhân từ nhân viên, bạn hãy đưa ra giải pháp hỗ trợ để giúp họ thực hiện công việc hiệu quả hơn. Đồng thời, hãy đề cập về hậu quả, ảnh hưởng xấu của việc chậm trễ deadline đối với dự án, hoạt động chung của toàn doanh nghiệp và cả kỳ vọng của chính bạn đối với nhân viên trong tương lai.
Còn nếu vấn đề nằm ở chính sách thưởng phạt chưa thật sự thỏa đáng, doanh nghiệp chưa công nhận sự nỗ lực của nhân viên thì bạn phải xem xét lại để có cách điều chỉnh phù hợp.
Xem thêm: Chạy đua deadline và nghệ thuật làm việc hiệu quả nhất
Thống nhất công cụ trao đổi và quản lý công việc
Cách tiếp theo để hạn chế trễ deadline là gì? Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp vẫn đang ưu tiên dùng những công cụ Chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Telegram, Viber… để trao đổi, giao việc cho nhân viên. Thực tế, những công cụ này chỉ đáp ứng cơ bản chức năng trao đổi thông tin. Chưa kể đến nếu khi quy mô doanh nghiệp mở rộng thì khâu quản lý sẽ phức tạp, khó khăn hơn.
Và với cách lựa chọn này, quản lý không thể nắm bắt chính xác tiến độ công việc của nhân viên và việc phân bố nhiệm vụ không hợp lý. Trong khi đó, nhân viên lại bị quá tải công việc hay quên việc, chậm trễ deadline do chưa có công cụ trao đổi, quản lý công việc thích hợp. Tới cuối kỳ, bạn chỉ nhìn được vào kết quả mà không đánh giá chính xác toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên.
Vậy nên, sử dụng phần mềm giao tiếp và quản lý là giải pháp tối ưu cho nhà quản lý. Trên một nền tảng, tất cả thành viên có thể lên kế hoạch dễ dàng, nhà quản lý sẽ phân công nhiệm vụ và nắm bắt tiến độ công việc, nhận thông báo tự động khi đến gần trễ deadline.
Thay đổi cách đưa ra thời hạn deadline
Thời hạn deadline không hợp lý và chưa rõ ràng cũng là nguyên nhân khiến nhân viên không hiểu, không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Vì thế, là người đứng đầu, bạn phải đưa ra sự điều chỉnh phù hợp.
Chẳng hạn, thay vì chỉ bạn có quyền ấn định thời hạn deadline thì hãy cho nhân viên được tự đặt thời hạn cho chính công việc của họ. Hơn ai hết, nhân viên sẽ hiểu, nắm rõ khả năng, điều kiện, tiến độ công việc mà mình đang thực hiện. Tiếp đó, bạn hãy căn cứ vào thời hạn mà nhân viên đưa ra và trao đổi, thống nhất về thời gian thích hợp cho hai bên.
Cách hạn chế tình trạng trễ deadline là gì?
Đặt thứ tự ưu tiên công việc cho nhân viên
Một giải pháp hữu hiệu khác cho người quản lý là khi giao việc cho nhân viên, hãy nêu rõ thứ tự ưu tiên cho từng công việc. Điều đó giúp nhân viên biết đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện trước và nhiệm vụ nào có thể lùi lại. Việc đặt ra thời gian rõ ràng và thứ tự công việc giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, không vội vàng chạy đua deadline để tránh ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Theo dõi sát sao, hỗ trợ khi cần thiết
Giao việc không chỉ dừng lại ở bước phân chia nhiệm vụ, với tư cách là người đứng đầu, bạn cần theo dõi tiến độ thực hiện. Điều này giúp bạn nắm bắt được những vấn đề, sự cố phát sinh ngoài kế hoạch để có sự thay đổi hợp lý. Bạn hãy khuyến khích nhân viên tích cực trao đổi công việc hay dùng câu hỏi mở để họ chia sẻ những khó khăn đang gặp phải. Đây chính là bí quyết hợp tác công việc ăn ý giữa nhà quản lý và nhân viên.
Tuy nhiên, bạn cũng cần nhớ rằng mức độ hỗ trợ công việc cho nhân viên cũng cần có giới hạn. Bởi nếu can thiệp quá sâu, nhân viên sẽ cảm thấy cấp trên không tin tưởng năng lực làm việc của mình hay tạo nên thói quen ỷ lại. Bạn hãy căn cứ vào năng lực và kinh nghiệm làm việc của nhân viên để kiểm soát, hỗ trợ tương ứng.
Đánh giá, ghi nhận công tâm
Đây là giai đoạn quan trọng để quản lý và nhân viên cùng xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành của công việc. Dựa vào tiêu chí đã thống nhất từ khi giao việc để tiến hành đối chiếu và đưa ra kết luận chính xác.
Một nhà lãnh đạo khôn khéo sẽ luôn biết cách giữ thái độ khách quan, công tâm khi đánh giá nhân viên. Hãy mạnh tay khen thưởng cho nhân viên khi đạt thành tích tốt, nhưng cũng đừng chê bai, bình phẩm nếu nhân sự chưa đạt như kỳ vọng của bạn. và cũng đừng e ngại khi dành lời động viên, khích lệ tinh thần cho nhân viên bởi đó là động lực giúp họ nỗ lực phát huy tốt hơn.
Hy vọng những thông tin trên đây của Navigos Search đã giúp bạn được hiểu rõ tầm quan trọng của deadline là gì cũng như cách giảm thiểu vấn đề này hiệu quả.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam