Nếu kỹ năng lập kế hoạch còn mơ hồ, đừng nghĩ đến thành công

Bạn đang có quá nhiều việc phải làm trong một ngày? Có rất nhiều dự định tương lai khiến bạn khó lựa chọn, sắp xếp hợp lý? Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn giải quyết tốt những vấn đề đó. Vậy thế nào là lập kế hoạch? Bí quyết lập kế hoạch chuẩn nhất là gì? Cùng Navigos Search khám phá câu trả lời qua những thông tin dưới đây!

1. Có phải chỉ nhà quản lý mới cần đến kỹ năng lập kế hoạch?

Lập kế hoạch là việc căn cứ vào mục tiêu đã xác định trước để lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình thực hiện hóa mục tiêu đó trong thời gian nhất định. Kỹ năng này vạch ra lộ trình ngắn hạn hoặc dài hạn cụ thể trước khi triển khai.

Lập kế hoạch là kỹ năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. Thông qua bản kế hoạch đã được vạch sẵn, nhà quản lý nắm bắt toàn bộ công việc, thời gian hoàn thành và tận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề ra với kết quả cao nhất.

Tuy nhiên, liệu có phải chỉ mỗi nhà quản lý mới cần kỹ năng này? Với mỗi nhân sự, nếu biết cách lập kế hoạch rõ ràng, phân chia các đầu việc càng cụ thể thì khả năng thực hiện hóa mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự và khoa học sẽ giúp bạn hoàn thành tốt hơn cũng như không bỏ sót một nhiệm vụ nào cả.

2. Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch

Dưới đây là một số sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch mà bạn cần lưu ý:

•  Kế hoạch không phù hợp thực tế và vượt quá khả năng: Bản kế hoạch được đặt quá xa so với khả năng hiện có sẽ làm cho nhân viên và nhà quản lý gặp áp lực công việc, thậm chí là muốn từ bỏ. Do đó, hãy đưa ra mục tiêu cao nhưng mang tính thực tế, phù hợp với năng lực của chính bạn và mọi người. 
•  Mục tiêu công việc không rõ ràng, nhất quán: Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc phân bố nguồn lực. Nếu một người phải làm nhiều việc thuộc các chuyên môn khác nhau sẽ bị giảm độ tập trung. Vì vậy, kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể và nhất quán thì kết quả công việc đạt được càng cao.
•  Xem nhẹ việc lên kế hoạch chi tiết: Việc không đề ra được bản kế hoạch cụ thể sẽ khiến quá trình thực hiện khó khăn hơn. Mọi người và kể cả nhà quản lý sẽ dễ dàng rơi vào trạng thái “hoang mang” trong quá trình giải quyết vấn đề, công việc.
•  Chỉ chú trọng đến kết quả: Một bản kế hoạch đặt ra luôn hướng đến một mục đích nhất định. Nhưng để đạt đến đích cuối cùng thì phải có quá trình thực hiện bởi đây là yếu tố quyết định sự thành bại của kế hoạch.
•  Không có phương án dự phòng: Các bản kế hoạch dài hạn rất khó tránh khỏi những việc phát sinh, tác động bên ngoài và khó khăn trong quá trình triển khai. Bạn hãy luôn chuẩn bị phương án dự phòng để kịp thời thay thế và không làm trì hoãn, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

3. Lập kế hoạch siêu đỉnh với các bí quyết sau

Như đã nói, dù bạn là nhà quản lý hay là một nhân viên thì cũng cần đến kỹ năng lập kế hoạch. Hãy tham khảo các bí quyết sau đây để cho ra đời những bản kế hoạch “đỉnh” nhất có thể:

Lên kế hoạch công việc cụ thể

Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của một bản kế hoạch. Bạn cần lập kế hoạch công việc theo năm, quý, tuần, tháng để có cái nhìn tổng quan nhất cũng như kiểm soát được mọi đầu công việc. Bản kế hoạch công việc càng cụ thể thì bạn sẽ càng nắm bắt thứ tự thực hiện và không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào. Đồng thời, các đầu việc càng được ghi đầy đủ, rõ ràng thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng thuận tiện, dễ dàng hơn.

Đặt ra mục tiêu

Đặt ra mục tiêu giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu chính là thời gian, kết quả muốn đạt được từ bản kế hoạch đó. Nếu đặt ra mục tiêu quá cao thì chắc chắn việc thực hiện sẽ khó khăn nên bạn nên dựa vào năng lực của bản thân và mọi người để có được mục tiêu thích hợp. Hãy đảm bảo mục tiêu đó nằm trong phạm vi có thể thực hiện được, phù hợp với năng lực của người thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất.

Quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn đảm bảo công việc thực hiện luôn đúng tiến độ và tránh được sự vội vàng vào phút chót để chạy đua deadline và loại bỏ những căng thẳng tiềm ẩn trong quá trình làm việc. Cách tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ, phần mềm lên lịch, thông báo hàng ngày hay ghi chú ở nơi dễ nhìn để sử dụng hiệu quả quỹ thời gian làm việc của bản thân.

Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn những khung giờ khác. Có người tập trung tốt vào buổi sáng, có người lại tầm 3 giờ chiều và lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào buổi trưa trong văn phòng yên tĩnh. Bạn hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó, thực hiện những việc quan trọng nhất vào khung giờ vàng này để có tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất.

Phân chia nguồn lực

Một nhà quản lý chuyên nghiệp sẽ tận dụng tốt nguồn lực trong tổ chức. Hãy đảm bảo bạn luôn phân chia đúng việc cho đúng người và phù hợp với khả năng, điểm mạnh của mỗi cá nhân. Hiểu rõ năng lực của từng người và giao nhiệm vụ hợp lý vừa giúp tăng năng suất làm việc, vừa giúp nhân sự khai phá tối đa tiềm năng của chính mình.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bạn phải xác định nhiệm vụ quan trọng nhất tại mỗi thời điểm để tập trung thực hiện trước. Nếu trong trường hợp rất nhiều công việc có mức độ quan trọng như nhau thì bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower - phương pháp giúp giải mã các loại công việc được xếp loại khẩn cấp, ưu tiên giải quyết hơn bất cứ công việc nào khác. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các nguyên tắc này để tổ chức và sắp xếp công việc cho tốt hơn.

Ma trận Eisenhower phân chia nhiệm vụ thành 4 mức độ ưu tiên là: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp. Hãy dựa vào điều này, xem xét lại danh sách nhiệm vụ cần thực hiện và ưu tiên công việc một cách hợp lý

Bạn cần linh hoạt sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Linh hoạt thực hiện

Có thể bản kế hoạch trên giấy tờ sẽ có những điểm không trùng với lúc triển khai thực tế và cũng không thể biết trước được những đầu việc phát sinh. Vậy nên, bạn cần linh hoạt dành ra khoảng thời gian trống để xử lý các vấn đề phát sinh đó một cách hiệu quả để tránh tình trạng thụ động trong công việc.

Kiểm tra, kiểm soát tiến độ

Đừng chỉ biết lao đầu vào việc hoàn thành nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Trong quá trình làm việc, bạn phải xem xét lại mục tiêu và các bước thực hiện đã tối ưu chưa để có giải pháp điều chỉnh phù hợp. Đảm bảo dự án của bạn hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng như đã đặt ra.

Một kế hoạch công việc được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đánh giá chính xác chất lượng công việc theo từng giai đoạn và thực hiện tốt nhất có thể. Sở hữu kỹ năng lập kế hoạch, bạn vừa đỡ vất vả trong công việc, vừa đạt thành tích cao, ghi dấu ấn tốt với cấp trên và thăng tiến nhanh hơn. Navigos Search chúc bạn gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống và trên con đường phát triển sự nghiệp của mình.

Nếu bạn đang quan tâm các vị trí công việc cấp trung và cấp cao chất lượng, hãy truy cập danh mục việc làm tại Navigossearch.com để không bỏ sót bất kỳ tin tuyển dụng nào. Hay nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, đừng ngần ngại liên hệ đến chúng tôi để sở hữu ứng viên tiềm năng nhất. Với thế mạnh là đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc bài bản và mang đến giải pháp tuyển dụng tối ưu, Navigos Search tự tin là thương hiệu headhunter số 1 Việt Nam hiện nay.

Công ty tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam

Ngoài ra, không chỉ chia sẻ về kỹ năng lập kế hoạch, tại trang Linkedin và Facebook của Navigos Search còn cập nhật liên tục thông tin thị trường, các bài viết thú vị, hữu ích về nhân sự,... nên bạn đừng bỏ lỡ nhé. Cảm ơn quý độc giả đã luôn dành thời gian theo dõi Navigos Search!

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam