Việc làm Admin Assistant là vị trí mơ ước của rất nhiều bạn trẻ hiện nay. Tuy nhiên, bạn đã biết Admin Assistant là ai? Yêu cầu công việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp của vị trí này như thế nào? Hãy đồng hành cùng Navigos Search để được giải đáp ngay nhé!
1. Admin Assistant là ai?
Admin Assistant là trợ lý quản trị viên, có nhiệm vụ quản trị và điều phối hoạt động hành chính nhằm đảm bảo quá trình vận hành nội bộ doanh nghiệp diễn ra trôi chảy. Admin Assistant được xem là cánh tay trái đắc lực của quản trị nên đây là vị trí không thể bỏ trống trong doanh nghiệp.
Admin Assistant còn được gọi là trợ lý quản trị viên
Xem thêm >> Tháo gỡ những thắc mắc về việc làm Assistant Brand Manager
2. Nhiệm vụ của Admin Assistant
Nếu người quản trị viên sẽ bao quát và tổng hợp để xác định việc cần làm thì người trợ lý sẽ dựa vào đó để tiến hành thực hiện công việc. Cụ thể, Admin Assistant đảm nhiệm những nhiệm vụ dưới đây:
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cho quản trị viên
- Xử lý các công việc văn phòng như nộp hồ sơ, tạo báo cáo và thuyết trình, sắp xếp, thuyết trình cuộc họp, hội nghị
- Là người kết nối quản lý với nhân viên, phối hợp với phòng ban khác để thu thập thông tin tổng quát cho quản trị viên.
- Thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ để nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị nhằm có những điều hướng, phương pháp giải quyết kịp thời.
- Kiểm tra, đặt hàng vật dụng hàng hóa trong văn phòng.
- Sắp xếp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự, công việc.
- Duy trì phong thái giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp qua điện thoại, email và thư.
- Dự đoán nhu cầu của người khác để đảm bảo họ có trải nghiệm liền mạch và tích cực.
Có thể thấy được nhiệm vụ của Admin Assistant là rất nhiều nên người làm vị trí này cần năng lực tốt và sự chuyên nghiệp, nhanh nhạy để hỗ trợ quản lý công việc một cách tốt nhất.
3. Điều kiện cần có của Admin Assistant
Nền tảng Microsoft Office vững chắc
Microsoft Office là bộ phần mềm, ứng dụng văn phòng hỗ trợ những công việc như quản lý nhập dữ liệu, trình bày, thống kê dữ liệu,... Đây được xem như công cụ đắc lực giúp tăng năng suất làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc cho người đi làm trong thời hiện đại.
Có kiến thức vững chắc về chương trình Microsoft Office là điều kiện cần của một người làm công tác hành chính. Trong đó, Word, Excel, PowerPoint và Outlook là các yếu tố quan trọng nhất trong quy trình làm việc. Bạn có thể rèn luyện kỹ năng này thông qua các khóa học Microsoft Office hoặc tự lên mạng tìm tòi cách hướng dẫn sử dụng chúng để phục vụ tốt cho công việc Admin Assistant.
Giao tiếp hiệu quả
Có rất nhiều lý do khiến kỹ giao tiếp trở thành kỹ năng quan trọng đối với người làm Admin Assistant bởi vì bạn sẽ cần truyền thông tin nội bộ cho đồng nghiệp, đặt lịch hẹn, chuyển cuộc gọi, trao đổi với nhà cung cấp, khách hàng và bên liên quan khác,... Với tính chất công việc như thế, Admin Assistant được xem là gương mặt đại diện và tiếng nói của nhân viên khác, thậm chí là của doanh nghiệp. Do đó, nếu giao tiếp kém sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Admin Assistant rất cần kỹ năng giao tiếp tốt
Chủ động, tự ra quyết định, giải quyết vấn đề
Trong nhiều trường hợp, người trợ lý phải thay mặt người quản trị trực tiếp xử lý công việc và ra quyết định nhanh chóng. Do đó, nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm các ứng viên có tinh thần chủ động làm việc mà không cần sự giám sát quá khắt khe của người quản lý, nhanh nhạy xử lý công việc và luôn sẵn sàng học hỏi nâng cao kiến thức.
Bạn cần có kỹ năng phân tích, đánh giá kỹ tình hình theo nhiều khía cạnh, yếu tố khác nhau để đưa ra quyết định cuối cùng một cách hợp lý. Đối với những vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát, bạn cần xác định đúng vấn đề, tìm ra nguyên nhân, báo cáo tình hình cho quản trị để xin ý kiến và tiến hành giải quyết theo sự chỉ đạo.
Xem thêm >> Tích lũy kỹ năng giải quyết vấn đề khôn khéo cho bất kỳ ai
Kỹ năng tổ chức
Admin Assistant đảm nhiệm công việc liên quan đến giấy tờ, tài liệu, lưu giữ sổ sách, kế toán… Vì thế, bạn cần biết cách sắp xếp chúng một cách hợp lý để nhanh chóng tìm ra khi cần thiết và được yêu cầu.
Ngoài ra, gần như tất cả các nhiệm vụ thực hiện đều yêu cầu bạn phải có kỹ năng tổ chức. Bạn phải lên kế hoạch phù hợp và ưu tiên những công việc quan trọng, chủ động, linh hoạt trong từng trường hợp để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Chú ý đến từng chi tiết, chịu được áp lực
Công việc của vị trí hành chính yêu cầu bạn có kỹ năng nhập dữ liệu và xử lý chính xác. Việc mắc lỗi trên những báo cáo hay gửi thư sai địa chỉ có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì thế, kỹ năng chú ý đến từng chi tiết là yếu tố hết sức quan trọng.
Khi quyết định chọn trở thành một Admin, bạn cần vững vàng để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết những công việc không tên. Chịu được áp lực tốt sẽ giúp bạn đảm bảo mọi nhiệm vụ luôn thực hiện đúng hạn nhằm giúp hoạt động công ty luôn được diễn ra suôn sẻ.
Sự nhanh nhạy và thân thiện
Là một trợ lý hành chính chuyên nghiệp, bạn cần phải có khả năng thích ứng. Trong kinh doanh, mọi thứ luôn thay đổi và bạn cần có khả năng thích ứng nhanh chóng để hoàn thành công việc cũng như hỗ trợ đồng đội của mình.
Admin Assistant cần tiếp xúc với rất nhiều người, cụ thể là thành viên trong doanh nghiệp và khách hàng bên ngoài. Bạn sẽ trực tiếp, chào đón họ nên sự thân thiện trong giao tiếp sẽ giúp bạn ghi điểm, tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Khi đó, khách hàng mới cảm thấy mình được chào đón, tôn trọng và doanh nghiệp bạn sẽ có cơ hội phát triển tốt hơn.
Thân thiện với khách hàng giúp bạn ghi điểm và công việc thuận lợi hơn
4. Triển vọng việc làm Admin assistant
Nền kinh tế phát triển mạnh mẽ cùng sự hội nhập đã thúc đẩy, mở rộng mô hình kinh doanh, quy mô hoạt động của các công ty, doanh nghiệp. Chính điều đó đã khiến các doanh nghiệp cần bổ sung lượng lớn nhấn sự cho đơn vị, đặc biệt là vị trí trợ lý quản trị viên.
Tại vị trí Admin Assistant, mức lương trung bình nhận được từ 10 - 15 triệu đồng/ tháng. Tuy nhiên, con số này sẽ cao hơn nếu bạn năng lực cao và kinh nghiệm làm việc lâu năm. Bên cạnh những kỹ năng cần có ở phần trên, nhà tuyển dụng Admin Assistant còn yêu cầu ứng viên tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị viên. Đặc biệt, nếu có kiến thức về luật, thủ tục nhân sự, công việc văn phòng, hành chính liên quan sẽ giúp bạn nổi bật hơn so với ứng viên khác.
Triển vọng việc làm Admin Assistant luôn rộng mở, không chỉ tại các doanh nghiệp trong nước mà khi bạn có kiến thức sâu rộng cùng khả năng ngoại ngữ tốt, bạn hoàn toàn có thể tham gia ứng tuyển tại các công ty, tập đoàn có vốn đầu tư nước ngoài. Tại đó, bạn sẽ học hỏi được rất nhiều thứ và cơ hội phát triển sự nghiệp rất tốt. Nếu đủ năng lực và kinh nghiệm làm việc, bạn có thể thăng tiến lên vị trí quản trị viên, trưởng phòng hành chính,...
5. Mức lương của Admin Assistant hiện nay
Hiện nay, mức thu nhập của một Admin Assistant thường nằm trong khoảng từ 7.000.000 đến 10.000.000 VNĐ/tháng khi làm việc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp quy mô lớn, mức lương của Trợ lý hành chính thường cao hơn, một số nơi thậm chí trả mức lương lên đến 1000 USD/tháng. Tổng quan, vị trí Trợ lý hành chính đem lại mức thu nhập ổn định và chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
Trên đây là mức lương tham khảo cho vị trí Admin Assistant, thực tế, mức lương của vị trí này còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như năng lực, kinh nghiệm, công việc đảm nhận và quy mô của doanh nghiệp.
Xem thêm >>
6. Tìm việc làm Admin Assistant tại Navigos Search
Nhu cầu tuyển dụng Admin Assistant là rất lớn nên ứng viên sẽ không quá khó để tìm kiếm việc làm này. Tuy nhiên, để được tiếp cận với những tin tuyển dụng uy tín và được làm việc tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì bạn nhất định không được bỏ qua Navigos Search. Thành lập vào năm 2002, Navigos Search được đánh giá là công ty tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số hàng đầu Việt Nam hiện nay.
Navigos Search - Đơn vị tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam
Đội ngũ tư vấn của Navigos Search là những chuyên gia am hiểu sâu sắc giá trị nguồn nhân lực, am hiểu kinh tế ngành và thị trường lao động. Tất cả đều có trình độ Cử nhân trở lên, được đào tạo bài bản qua các khóa học kỹ năng chuyên sâu. Dựa trên quy trình tuyển dụng bài bản, chuyên viên tiến hành tìm kiếm và trao đổi về nhà tuyển dụng phù hợp nhất.
Quy trình tuyển dụng của chúng tôi là:
- Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên: Navigos Search tìm kiếm và sàng lọc ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Phỏng vấn trực tiếp: Navigos Search tiến hành phỏng vấn để đánh giá năng lực cũng như lắng nghe nhu cầu và kỳ vọng của ứng viên.
- Hỗ trợ khách hàng phỏng vấn: Navigos Search cung cấp danh sách ứng viên tiềm năng cho Quý công ty sau khi đánh giá kỹ lưỡng. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng công ty và ứng viên để hỗ trợ thêm trong suốt quá trình phỏng vấn.
- Kiểm tra tham chiếu: Kiểm tra tham chiếu chính thức và không chính thức sẽ được tiến hành.
Hỗ trợ đàm phán và mời nhận việc: Navigos Search đóng vai trò là cầu nối để đàm phán và tư vấn về lương và phúc lợi. Sau khi ứng viên nhận được thư mời và xác nhận tham gia, vị trí tuyển dụng sẽ được đóng lại.
- Theo sát sau tuyển dụng: Theo sát ứng viên để hướng đến sự thành công sau khi gia nhập công ty.
Chúng tôi tự hào đã cung cấp hàng triệu cơ hội việc làm tốt nhất tại cho ứng viên. Bên cạnh đó, với giải pháp tuyển dụng cho việc làm Admin Assistant tốt nhất, chúng tôi còn là đơn vị “săn nhân tài” và là sự lựa chọn số 1 của hầu hết các doanh nghiệp, tập đoàn khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cấp trung, cấp cao.
Xuyên suốt 20 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, tài sản quý báu nhất mà Navigos Search có được chính là cơ sở dữ liệu ứng viên lớn và toàn diện nhất. Để hướng tới sự phát triển bền vững cho Việt Nam, Navigos Search hiện đang tập trung vào tầm nhìn dài hạn “Hướng đến sự thành công sau khi gia nhập”. Không chỉ quan tâm đến thành công hiện tại, chúng tôi còn quan tâm đến thành công lâu bền của họ trong tương lai.
Tìm kiếm công việc mơ ước tại Navigos Search
Ngay bây giờ, nếu bạn đang có tìm kiếm việc làm Admin Assistant hay muốn được thông báo khi có tin tuyển dụng phù hợp, hãy gửi CV đến Navigos Search. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng bất kỳ một vị trí công việc cấp trung, cấp cao nào, hãy đến chúng tôi để có được ứng viên tiềm năng trong thời gian sớm nhất.
Chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để để "chắp cánh" cho các ứng viên và doanh nghiệp chạm đến ước mơ thông qua dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp số 1 Việt Nam!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam