Tuyển dụng nhân viên văn phòng: Bí kíp "chiêu mộ" ứng viên sáng giá dành cho nhà quản lý

Nội dung chính

 

Nhu cầu tìm kiếm công việc văn phòng hiện nay đang tăng cao bởi lợi thế công việc cố định vào giờ hành chính. Thế nhưng các nhà tuyển dụng nhân viên văn phòng vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những ứng viên sáng giá. Nếu bạn đang trong tình trạng như trên, hãy áp dụng những bí quyết sau đây để  tiết kiệm được thời gian và tuyển dụng “đúng người, đúng việc” nhé.

 

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng

Cho dù vị trí nhân viên văn phòng mới hoàn toàn hay đang bị bỏ trống thì bạn cũng cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng. Việc tuyển dụng nên bắt đầu bằng việc xác định vị trí còn trống, sau đó phân tích những đặc điểm công việc gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết.

Sau đây là các công việc cần làm trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng:

  • Kiểm tra lượng công việc hiện tại trong tất cả phòng ban.
  • Xác định hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
  • Lập danh sách các kỹ năng, kiến thức còn thiếu trong đội nhóm phụ trách tuyển dụng để bổ sung thêm nhân lực tương ứng.
  • Phân tích đặc điểm công việc nhân viên văn phòng để lên kế hoạch tuyển dụng.

Xác định yêu cầu tuyển dụng là bước cần làm đầu tiên
Xác định yêu cầu tuyển dụng là bước cần làm đầu tiên

Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng:

  • Quy mô doanh nghiệp.
  • Mức lương mà doanh nghiệp trả cho ứng viên.
  • Văn hóa và điều kiện làm việc trong doanh nghiệp.
  • Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.
  • Thực trạng việc làm văn phòng trong thị trường lao động.

Thiết lập nhóm tuyển dụng nhân sự chất lượng

Một đội ngũ tuyển dụng nhân sự chất lượng sẽ đảm bảo quá trình tuyển dụng nhân viên văn phòng diễn ra hiệu quả. Vai trò của nhóm trong quá trình tuyển dụng này rất quan trọng bởi vì chỉ cần một quyết định sai lầm sẽ ảnh hưởng tới năng suất của toàn bộ lực lượng lao động. Người phụ trách tuyển dụng có thể là: Chủ doanh nghiệp, trưởng phòng nhân sự, người quản lý trực tiếp,...

 

2. Chuẩn bị thông tin tuyển dụng rõ ràng, bản mô tả công việc chi tiết

Chuẩn bị một bản mô tả công việc rõ ràng, chi tiết sẽ giúp ứng viên có cái nhìn toàn diện về vị trí công việc đang ứng tuyển. Thông tin bắt buộc cần có trong một bản mô tả công việc là những yêu cầu của doanh nghiệp đối với vị trí tuyển dụng.

 

Tuy nhiên, để tăng thêm tính hiệu quả, bạn nên bổ sung thêm các chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp dành cho nhân viên ở vị trí tuyển dụng. Hãy cho ứng viên thấy rằng họ sẽ nhận được gì từ doanh nghiệp ở vị trí nhân viên văn phòng. Điều đó sẽ giúp bạn thu hút thêm nhiều ứng viên tiềm năng hơn cho việc làm này.

Thêm vào đó, hãy luôn nhớ rằng trong quá trình tuyển dụng nhân viên văn phòng, số lượng ứng viên không quan trọng bằng chất lượng ứng viên. Do đó, để thu hút được các ứng viên hàng đầu cho vị trí này, bạn phải biết cách soạn bài đăng tuyển hấp dẫn, thu hút sự chú ý. 

Thông tin tuyển dụng rõ ràng, bản mô tả công việc phải chi tiết
Thông tin tuyển dụng rõ ràng, bản mô tả công việc phải chi tiết

Trong quá trình soạn thảo bản mô tả công việc, có rất nhiều nhà tuyển dụng hiện nay đi copy nội dung từ tin tuyển dụng khác và chỉ việc thay tên doanh nghiệp, số lượng cần tuyển, thông tin liên hệ. Chắc chắn các tin tuyển dụng “đại trà” như thế này rất khó để thu hút nhiều ứng viên sáng giá tham gia ứng tuyển. Vì vậy, bạn cần lên kế hoạch, soạn thảo nội dung thông tin tuyển dụng thu hút, mô tả công việc thật đặc biệt, rõ ràng và chi tiết để dễ dàng tìm kiếm được nhân tố sáng giá nhất.

Để làm được điều đó, thông tin tuyển dụng của bạn cần chuẩn bị đầy đủ những thông tin sau:

  • Tên, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp: Đây là thông tin người lao động dựa vào để đánh giá doanh nghiệp. Ở phần này, bạn phải nêu ngắn gọn, rõ ràng tên doanh nghiệp, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động. Tốt nhất, chỉ nên ghi khoảng 2 – 3 dòng đầu trong bài đăng.
  • Vị trí công việc và số lượng cần tuyển: Thông tin này phải rõ ràng, chính xác để ứng viên nắm bắt. Hãy ghi ra con số cụ thể cần tuyển cho ứng vị trí công việc và in đậm để làm nổi bật, dễ dàng thu hút ứng viên.
  • Mô tả công việc đầy đủ: Đây là thông tin rất quan trọng trong tin tuyển dụng. Bạn cần nắm rõ phần này để truyền tải dễ hiểu. Đồng thời, phải dựa vào phần mô tả xác định xem ứng viên có đáp ứng đầy đủ điều kiện và thích hợp với công việc này không.
  • Mức lương, thời gian làm việc: Đây là thông tin được ứng viên quan tâm nhất. Để thu hút nhiều ứng viên tiềm năng hơn, hãy vẽ ra lộ trình thăng tiến của vị trí nhân viên văn phòng, mức lương thay đổi theo kinh nghiệm và hiệu quả trong công việc,... Tất nhiên, doanh nghiệp bạn không thể chạy đua về mức lương để thu hút ứng viên giỏi. Vì vậy, hãy cho ứng viên cơ hội chứng tỏ bản thân và thương lượng mức đãi ngộ mong muốn để đạt được sự đồng thuận từ cả hai phía.
  • Yêu cầu về trình độ, kỹ năng: Thông thường, với vị trí văn phòng, doanh nghiệp sẽ yêu cầu ứng viên tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên và có kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, sự tận tâm, nhạy bén trong công việc, tính chính xác,...
  • Quyền lợi nhận được của ứng viên: Ngoài các chế độ như tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép, thưởng, team building,... Bạn hãy bổ sung một số thông tin hấp dẫn khác để kích thích ứng viên nộp hồ sơ: Nếu làm tốt công việc được giao, hoàn thành đúng trách nhiệm sẽ được thưởng thêm,… 
  • Địa chỉ làm việc: Thông tin này cần chuẩn xác, rõ ràng để bạn không phải lo lắng về việc mất thời gian phỏng vấn, đào tạo,… rồi sau đó ứng viên lại nghỉ việc vì lý do khoảng cách.
  • Số điện thoại và email liên hệ: Đây là phương thức để ứng viên liên lạc với nhà tuyển dụng. Thông tin này thường được đưa vào phần cuối bài đăng. Việc này giúp ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến qua email hay nộp trực tiếp cho bạn.



Thông tin rõ ràng giúp đánh giá đúng khả năng của ứng viên

3. Tìm kiếm nguồn nhân lực tài năng

Xác định đúng tài năng, thu hút và thúc đẩy ứng viên nộp đơn là các khía cạnh quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng. Hiện nay, có hai nguồn tuyển dụng phổ biến được khai thác để tìm kiếm tài năng:

 

3.1. Tuyển dụng nội bộ

Sử dụng nguồn nội bộ để tuyển dụng giúp thúc đẩy các nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc của họ. Tìm ứng viên thông qua nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt chi phí và công sức tuyển dụng. Cụ thể:

  • Chuyển giao: Có thể lấp chỗ trống một vị trí khác mà không có bất kỳ thay đổi nào về vai trò, địa vị hay mức lương của nhân viên bằng cách chuyển một ứng viên thích hợp từ trong tổ chức.
  • Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng có thể được lấp đầy bằng cách đề nghị một nhân viên có hiệu suất làm việc cao đảm nhận vị trí cấp cao hơn trong đơn vị để giải quyết vấn đề tăng lương tại vị trí mới. Điều này giúp doanh nghiệp chắc chắn về năng lực của ứng viên và tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng.
  • Những ứng viên trước đây: Việc lưu giữ hồ sơ của các ứng viên tham gia ứng tuyển trước đó sẽ tạo ra cơ sở dữ liệu dồi dào. Bạn có thể liên hệ với họ khi vị trí phù hợp mở ra.
  • Nhân viên hiện tại: Các nhân viên trong doanh nghiệp bạn có thể truyền bá thông tin trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy vị trí tuyển dụng.

3.2. Tuyển dụng bên ngoài

Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp phạm vi rộng, giúp bạn có nhiều sự lựa chọn hơn từ số lượng lớn ứng viên đủ tiêu chuẩn. Quá trình này diễn ra nhanh hơn rất nhiều ngay cả với việc tuyển dụng số lượng lớn nhân sự.

Tận dụng các mối quan hệ

Một trong những nguồn ứng viên chất lượng nhất cho việc làm nhân viên văn phòng là thông qua các mối quan hệ sẵn có. Đây là một trong những bí quyết tìm ứng viên miễn phí được khá nhiều đơn vị lựa chọn. Bạn hãy tận dụng những mối quan hệ cá nhân và mối quan hệ trong công việc của mình để tuyển dụng. Hãy cho họ biết các thông tin chi tiết về vị trí cần tuyển dụng để nhận được những đề xuất, ứng cử viên thật sự phù hợp.

Tìm ứng viên thông qua các mối quan hệ

Tìm ứng viên thông qua các mối quan hệ

Tận dụng mạng xã hội

Thực tế hiện nay, phần lớn ứng viên tìm việc làm thông qua mạng internet. Vì thế, bạn nên đăng bài trên chính trang web, fanpage của đơn vị mình. Hay bạn cũng có thể đăng trên các website tuyển dụng và kênh mạng xã hội (Facebook, LinkedIn) để thu hút nhiều ứng viên hơn. 

Ứng viên thường có xu hướng tìm hiểu về doanh nghiệp qua mạng trước khi quyết định ứng tuyển. Do đó, hãy đảm bảo website và trang mạng xã hội của đơn vị bạn được cập nhật thường xuyên với những thông tin quan trọng, cần thiết.

Quảng cáo

Quảng cáo giúp nhà quản lý xây dựng một thương hiệu vững chắc để thu hút nhân sự tiềm năng hiệu quả. Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hay dùng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tuyển dụng tốt nhất. Tuy nhiên, hình thức này tốn kém rất nhiều thời gian lẫn chi phí.

Tuyển dụng qua công ty headhunter

Những bí quyết được chia sẻ phía trên có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhân sự thành công. Tuy nhiên, nhà quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian lẫn chi phí và thậm chí vẫn không tìm kiếm được ứng viên phù hợp nhất. Xu hướng hiện nay của hầu hết các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ là lựa chọn dịch vụ tuyển dụng thông qua công ty headhunter uy tín - Navigos Search.

Navigos Search là đơn vị “săn” nhân tài số 1 Việt Nam

Được thành lập vào năm 2002, Navigos Search thuộc Tập đoàn Navigos Group là đơn vị sở hữu trang web tuyển dụng và tìm kiếm việc làm lớn nhất Việt Nam - VietnamWorks. Với lượng data khổng lồ 375,000+ ứng viên tiềm năng và 5,000,000+ nhà tuyển dụng đăng ký tài khoản từ dữ liệu VietnamWorks đã trở thành nguồn tài nguyên màu mỡ cho các headhunter hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng ứng viên trong mọi lĩnh vực, ngành nghề.

Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia tư vấn tận tâm sẽ luôn sát cánh doanh nghiệp bạn từ lúc có nhu cầu tuyển dụng đến khi tiếp nhận ứng viên. Tất cả chuyên gia tư vấn của chúng tôi đều có kiến thức, kinh nghiệm sâu rộng cùng quy trình tuyển dụng bài bản, đảm bảo tìm kiếm, lựa chọn ứng viên sáng giá cho doanh nghiệp bạn trong thời gian sớm nhất.

Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực “săn” nhân tài cấp trung và cấp cao, Navigos Search tự hào đã hỗ trợ, mang đến giải pháp tuyển dụng thành công cho hàng trăm ngàn doanh nghiệp, tập đoàn đa quốc gia trên khắp Việt Nam.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp tại Navigos Search

Mỗi tháng, số lượng CV tiềm năng gửi đến cho chúng tôi là rất lớn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng hay bất kỳ một vị trí nhân sự cấp trung, cấp cao nào khác, hãy liên hệ đến Navigos Search để nhận được dịch vụ trên cả tuyệt vời!

Navigos Search - Công ty săn nhân tài

cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam

 
 
Mẫu đăng ký để nhận các lời khuyên mới nhất
 
backtotop