Công việc nhân viên văn phòng trong nhiều ngành nghề khác nhau đang thu hút sự quan tâm của nhiều người. Tùy vào từng ngành nghề khác nhau, vị trí nhân viên văn phòng có những đặc trưng và yêu cầu riêng biệt.
Nhân viên văn phòng là gì? Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người sẽ nghĩ đến công việc bàn giấy nhẹ nhàng và làm việc trong giờ hành chính. Tuy nhiên, công việc của họ còn nhiều hơn thế nữa trong nhiều ngành nghề khác nhau. Hãy cùng Navigos Search tìm hiểu rõ trong bài viết này.
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là những người làm việc tại văn phòng. Đồng thời, nhân viên văn phòng cũng là tên gọi của một vị trí công việc trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến hành chính nhân sự.
Khi đề cập đến vị trí nhân viên văn phòng, có rất nhiều người nghĩ ngay đến những người làm công việc đơn giản và an nhàn. Hiện tại, xu hướng tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng đang được nhiều bạn lựa chọn.
Tìm hiểu khái niệm nhân viên văn phòng
Vai trò quan trọng của nhân viên văn phòng
Tùy thuộc vào vị trí chuyên môn, nhân viên văn phòng sẽ có vai trò và chức năng riêng. Tuy vậy, nhìn chung thì nhân viên tại văn phòng sẽ có các chức năng sau:
- Đảm nhiệm chức năng chuyên môn, áp dụng nghiệp vụ để có thể giúp doanh nghiệp phát triển và đạt được mục tiêu kinh doanh.
- Tham mưu cho cấp trên để giúp doanh nghiệp đạt được chiến lược phát triển.
- Kết nối bộ phận chuyên môn, giữa phòng ban chuyên môn và phòng ban khác để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ riêng, mục tiêu chung.
- Lễ tân văn phòng, trả lời điện thoại của khách hàng, xử lý thông tin, hỗ trợ sắp xếp phòng họp và cuộc họp, tổ chức hội thảo.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý nhân sự, quản lý tài sản, trang thiết bị,...
Nhân viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp
Các việc làm nhân văn phòng hot nhất
Dưới đây là một số công việc nhân viên văn phòng nổi bật và có mức thu nhập hấp dẫn hiện nay:
Nhóm ngành hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là bộ phận luôn có mặt trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Họ đảm nhiệm nhiều vị trí và vai trò khác nhau với các nhiệm vụ:
- Lễ tân: Trả lời điện thoại, đón khách đến văn phòng, xử lý thông tin ban đầu, hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng liên quan để xử lý công việc.
- Thư ký: Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, chuẩn bị trang thiết bị cần thiết cho buổi họp, buổi phỏng vấn,…
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu của doanh nghiệp, soạn thảo văn bản theo yêu cầu cấp trên.
- Chấm công và giám sát quá trình thực hiện nội quy: Quản lý bảng chấm công, máy chấm công, giám sát nhân viên thực hiện quy định của doanh nghiệp.
- Quản lý hạ tầng, thiết bị: Mua sắm, quản lý trang thiết bị, máy móc để phục vụ nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất cho nhân viên.
- Duy trì môi trường làm việc: Thực hiện các biện pháp để đảm bảo môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ vấn đề liên quan đến pháp lý: Tư vấn vấn đề liên quan tới pháp lý, giấy tờ cho cấp trên.
Xem thêm >> Quản trị doanh nghiệp đã khó, nay lại càng khó hơn trong thời kỳ cạnh tranh
Nhóm ngành lập trình, IT
IT (Information Technology), lập trình viên thuộc nhóm ngành công nghệ thông tin. Họ làm việc tại văn phòng nên cũng thuộc công việc nhân viên văn phòng. Các lập trình viên, IT thường đảm nhận các công việc như:
- Kết hợp với bộ phận, nhân sự khác để phân tích và tìm hiểu nhu cầu của người dùng về phần mềm, ứng dụng lập trình.
- Thực hiện xây dựng, lập trình ứng dụng, phần mềm, trang web,… theo yêu cầu và nhu cầu của người sử dụng.
- Nâng cấp và duy trì sự hoạt động ổn định của ứng dụng do họ chịu trách nhiệm.
- Thay đổi, điều chỉnh bản thiết kế phần mềm để đảm bảo sự hoạt động ổn định của ứng dụng.
- Dùng công cụ, kiến thức chuyên môn để quản lý và đảm bảo ứng dụng, phần mềm đạt hiệu quả.
- Phối hợp với bộ phận, nhân sự khác nhằm đảm bảo công việc luôn hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.
Nhóm ngành Marketing, quảng cáo
Marketing là hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp trong thời đại số để giúp tăng doanh thu, lợi nhuận. Nhân viên văn phòng nhóm ngành Marketing và quảng cáo thường thực hiện nhiệm vụ sau:
Xây dựng, phát triển thương hiệu
- Xây dựng, phát triển thương hiệu doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhất quán và đồng bộ xuyên suốt quá trình vận hành.
- Quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp.
- Thiết kế chương trình liên quan đến chính sách bảo hành cho khách hàng.
- Đưa thương hiệu doanh nghiệp đến sự kiện, chương trình tài trợ để nâng cao độ uy tín cho thương hiệu.
Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường
- Xây dựng, thu thập thông tin, tổng hợp thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và thị trường, đối thủ cùng ngành.
- Phân tích, đánh giá thông tin liên liên quan để có được tư liệu, tài nguyên cho chiến dịch Marketing.
- Đề xuất, ý tưởng mới cho sản phẩm, dịch vụ và xây dựng chiến lược mở rộng thị trường.
Triển khai chiến dịch Marketing
- Đưa ra chiến lược Marketing tổng thể, theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
- Triển khai, giám sát hiệu chiến dịch Marketing và đánh giá, thay đổi khi cần thiết.
Một số công việc khác
- Tham mưu cho cấp trên về chiến lược Marketing đúng đắn liên quan đến khách hàng và sản phẩm, dịch vụ.
- Dùng nghiệp vụ chuyên môn để thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đơn vị truyền thông.
Xem thêm >> Trong kỷ nguyên số, Digital Marketing có là nghề hốt bạc?
Nhóm ngành nhân sự và kế toán
Nhân sự và kế toán là 2 nhóm ngành có công việc văn phòng cũng đang thu hút nhiều người theo đuổi. Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên văn phòng tại doanh nghiệp của 2 nhóm ngành như sau:
Công việc của bộ phận nhân sự
- Tuyển dụng nhân sự phù hợp với yêu cầu, vị trí công việc của doanh nghiệp.
- Đảm bảo đủ số lượng nhân lực để doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và mang lại hiệu quả công việc.
- Hướng dẫn và đào tạo nhân sự mới.
- Tổ chức khóa đào tạo để nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân sự trong doanh nghiệp.
- Xây dựng quy định để doanh nghiệp hoạt động tối ưu hơn.
- Nắm bắt quy định, thông tin nhân sự và truyền tải thông tin, quy định i cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
- Duy trì môi trường làm việc tích cực để thúc đẩy được năng suất làm việc của đội ngũ nhân sự.
Công việc của bộ phận kế toán
- Thực hiện nhiệm vụ có liên quan tới nghiệp vụ kế toán và tài chính.
- Giám sát, phản ánh nhanh chóng và đúng đắn về sự vận hành vốn, ngân sách của doanh nghiệp.
- Ghi chép, tính toán, theo dõi sự luân chuyển của tài sản, tiền vốn, vật tư của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh và kế hoạch liên quan đến dòng tiền, tài chính.
- Triển khai công việc khác liên quan tới vị trí công việc đảm nhận.
Xem thêm >> HR là gì? Các vị trí hot và yêu cầu cần có khi làm trong ngành HR
Nhóm ngành tài chính và ngân hàng
Tài chính, ngân hàng là một trong những công việc nhân viên văn phòng có mức thu nhập hấp dẫn. Nhóm ngành tài chính ngân hàng có nhiều vị trí khác nhau và mỗi vị trí có nhiệm vụ, công việc khác nhau. Một số vị trí phổ biến của nhóm ngành tài chính, ngân hàng là:
- Giao dịch viên ngân hàng.
- Chuyên viên phân tích tài chính.
- Chuyên viên tư vấn tài chính.
- Chuyên viên thu hồi nợ.
- Chuyên viên tín dụng ngân hàng.
- Chuyên viên kiểm toán, kiểm soát nội bộ.
Nhìn chung, các vị trí nhân viên văn phòng trong ngành tài chính ngân hàng sẽ thực hiện công việc liên quan đến tài chính, khách hàng, giấy tờ,...
Công việc nhân viên văn phòng trong nhiều lĩnh vực
Xem thêm >> Làm thế nào để tuyển dụng quản lý tài chính giỏi?
Những kỹ năng và tố chất cần có đối với nhân viên văn phòng
Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng
Trở thành nhân viên văn phòng tốt, chắc chắn bạn phải nắm rõ những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. Và với từng chuyên ngành cụ thể, bạn cần được đào tạo bài bản để đáp ứng kiến thức chuyên môn của ngành đó và thành thạo một số thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, phần mềm (Excel, Word, Powerpoint),...
Chẳng hạn với nhân viên văn phòng trong ngành tài chính ngân hàng, bạn phải được đào tạo bài bản về chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế,... và am hiểu, có kiến thức về lĩnh vực tài chính, biết xây dựng và phân tích báo cáo tài chính,...
Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Với nhân viên văn phòng, việc trang bị cho mình khả năng giao tiếp và ứng xử tốt chính là lợi thế cho bạn. Quá trình trao đổi công việc với nhân viên, truyền đạt thông tin đến khách hàng, báo cáo công việc lên cấp trên,... trôi chảy, đạt hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cần là người biết lắng nghe tích cực để tiếp thu tốt ý kiến từ đồng nghiệp, góp ý từ cấp trên và xây dựng niềm tin, sự tôn trọng cho người đối diện. Việc lắng nghe còn là cơ hội để bạn nhìn nhận, đánh giá, chọn lọc ý kiến và nâng cao thêm vốn hiểu biết cho bản thân.
Chủ động, nhanh nhẹn
Với vai trò là người chịu trách nhiệm “chăm lo” cơ sở vật chất, trang thiết bị tại văn phòng nên yêu cầu bạn phải luôn chủ động, nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp, xử lý vấn đề phát sinh ở văn phòng. Điều này giúp bạn ghi điểm trong mắt quản lý, đối tác và nhân sự khác trong doanh nghiệp
Cẩn thận, tỉ mỉ
Nếu vị trí của bạn phải lưu trữ chứng từ, in ấn, chuyển giao thì rất cần đến sự cẩn trọng. Bởi nếu để xảy ra sơ suất làm mất tài liệu, mất mát chứng từ, rò rỉ thông tin,... sẽ dẫn đến những hậu quả không lường được.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong môi trường công sở, văn phòng thường rất khó tránh khỏi những vấn đề, tình huống phát sinh giữa các nhân sự và trong công việc. Sở hữu khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo trong từng hoàn cảnh sẽ giúp giải quyết khoa học, hợp lý để hạn chế mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và yếu tố liên quan.
Những kỹ năng quan trọng trong nghề
Mức lương của nhân viên văn phòng
Mức thu nhập của nhân viên văn phòng sẽ có sự khác nhau tùy vào từng vị trí, nhóm ngành đảm nhận. Ở cấp bậc nhân viên, mức lương của nhân viên văn phòng dao động từ 6 - 9 triệu đồng/ tháng. Mức lương này dành cho nhân sự ở vị trí nhân viên lễ tân, nhân viên hành chính nhân sự.
Cấp bậc quản lý, mức lương của nhân viên văn phòng dao động từ 10 - 25 triệu đồng. Cấp bậc này yêu cầu bạn phải có năng lực chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng, kinh nghiệm vững vàng.
Tìm việc nhân viên văn phòng tại Navigos Search
Sau khi đã thực sự hiểu biết công việc của nhân viên văn phòng trong một số ngành thì bạn cần lựa chọn kiếm địa chỉ tìm việc hiệu quả. Tùy vào năng lực và kinh nghiệm của bản thân mà bạn có thể lựa chọn các vị trí hot trong ngành này như Ngân hàng, Tài chính/ Đầu tư, Quản trị nhân sự, Phần mềm CNTT,...
Ứng tuyển việc làm tại công ty headhunter được xem là phương thức tìm việc nhanh chóng, hiệu quả nhất hiện nay. Trong đó, Navigos Search được đánh giá là công ty headhunter uy tín số hàng đầu Việt Nam.
Bạn hãy gửi CV đến Navigos Search để có cơ hội trở thành ứng viên tiềm năng trong nguồn dữ liệu ứng viên của chúng tôi. Bạn có thể chọn các tùy chọn thích hợp, điền vào biểu mẫu và đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn. Đội ngũ tư vấn tại Navigos Search vô cùng chuyên nghiệp, am hiểu sâu sắc giá trị nguồn nhân lực và hiểu biết về thị trường lao động.
Navigos Search - Công ty headhunter uy tín hàng đầu Việt Nam
Chúng tôi gọi những chuyên gia của mình là “Người kiến tạo giấc mơ”. Khi có tin tuyển dụng phù hợp và dựa trên quy trình tuyển dụng bài bản, năng lực và kinh nghiệm của ứng viên để tiến hành tìm kiếm những vị trí việc làm phù hợp và chủ động liên hệ với ứng viên, tư vấn về yêu cầu tuyển dụng, đàm phán lương lưởng hấp dẫn. Sau khi ứng viên trúng tuyển, chuyên viên tiếp tục theo dõi và hỗ trợ sát sao trong suốt quá trình “Thành công sau khi gia nhập”.
Quy trình tuyển dụng của Navigos Search như sau:
Bước 1 → Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên: Chuyên viên tìm kiếm và sàng lọc ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bước 2 → Phỏng vấn trực tiếp: Headhunter tiến hành phỏng vấn để đánh giá năng lực cũng như lắng nghe nhu cầu và kỳ vọng của ứng viên.
Bước 3 → Hỗ trợ khách hàng phỏng vấn: Headhunter cung cấp danh sách ứng viên tiềm năng cho khách hàng sau khi đánh giá kỹ lưỡng. Chuyên viên của Navigos Search sẽ đồng hành cùng khách hàng và ứng viên để hỗ trợ thêm trong suốt quá trình phỏng vấn.
Bước 4 → Hỗ trợ đàm phán và mời nhận việc: Navigos Search đóng vai trò là cầu nối để đàm phán và tư vấn về lương và phúc lợi. Sau khi ứng viên nhận được thư mời và xác nhận tham gia, vị trí tuyển dụng sẽ được đóng lại.
Bước 5 → Theo sát sao tuyển dụng: Theo sát ứng viên để hướng đến sự thành công sau khi gia nhập công ty.
Bên cạnh đó, với nguồn data khổng lồ sẵn có gồm 375,000+ ứng viên cao cấp, 85,000+ ứng viên quản lý cấp cao cùng giải pháp tuyển dụng tối ưu, Navigos Search còn là nhà “săn nhân tài” số hàng đầu Việt Nam hiện nay. Chúng tôi lấy làm tự hào khi là sự lựa chọn hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp, tập đoàn trên khắp đất nước hình chữ S khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cấp trung, cấp cao.
Navigos Search - Địa chỉ tìm kiếm việc làm cấp trung và cấp cao uy tín nhất
Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng hay muốn được thông báo về các vị trí phù hợp với kỹ năng, tham vọng của bản thân, hãy gửi CV đến Navigos Search để được liên hệ ngay nếu có bất kỳ vị trí tuyển dụng thích hợp nào. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, hãy liên hệ đến Navigos Search để nhanh chóng sở hữu ứng viên tiềm năng nhất!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam