Doanh nghiệp muốn vận hành tổ chức tốt thì nhân viên hành chính đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì và tối ưu hoá hoạt động của công ty. Tuy nhiên, để tỏa sáng và thăng tiến trong sự nghiệp, không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực mà còn là việc nâng cao bản thân và phát triển những kỹ năng cần thiết. Với những bộ kỹ năng phù hợp, bạn có thể "nâng cấp" bản thân, trở thành nhân viên hành chính xuất sắc và tạo ra sự khác biệt trong môi trường làm việc. Hãy cùng khám phá những bộ kỹ năng quan trọng giúp bạn nâng cấp bản thân sau đây.
Nhân viên hành chính là ai?
Nhân viên hành chính là người chịu trách nhiệm hỗ trợ và thực hiện các công việc văn phòng như quản lý tài liệu, lịch trình, tiếp nhận cuộc gọi, phối hợp sự kiện và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. Họ đóng vai trò quan trọng trong duy trì hoạt động hàng ngày của công ty, đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả.
Mô tả công việc của nhân viên hành chính
Công việc của nhân viên hành chính thường rất đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức, công ty hoặc ngành nghề cụ thể. Dưới đây là mô tả tổng quan về các nhiệm vụ chính mà một nhân viên hành chính thường thực hiện:
Quản lý thông tin và tài liệu: Thu thập, lưu trữ, và quản lý thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của tổ chức, bao gồm hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng, văn bản, email, và các tài liệu khác.
Xử lý văn bản và tài liệu: Soạn thảo, gõ máy, và xử lý các văn bản và tài liệu, bao gồm thư, báo cáo, biên bản cuộc họp, hợp đồng, và các tài liệu hành chính khác.
Hỗ trợ cung cấp văn phòng phẩm: Quản lý và theo dõi các văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng, đảm bảo rằng các tài liệu cần thiết luôn sẵn sàng và phục vụ các bộ phận khác trong tổ chức.
Điều phối và sắp xếp lịch trình: Quản lý lịch trình công việc của các cấp quản lý và đảm bảo sự hòa đồng trong việc sắp xếp thời gian và cuộc họp.
Hỗ trợ hành chính cho các bộ phận khác: Hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức về các vấn đề hành chính, bao gồm kế toán, nhân sự, quản lý dự án, và bộ phận tiếp thị.
Theo dõi và báo cáo: Theo dõi các số liệu và dữ liệu liên quan đến hoạt động hành chính và tạo báo cáo thường xuyên để giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất.
.jpg)
Mô tả công việc của nhân viên hành chính
Một số yêu cầu cần có để trở thành nhân viên hành chính chuyên nghiệp
Để trở thành một nhân viên hành chính chuyên nghiệp, bạn cần có một số yêu cầu và kỹ năng quan trọng sau:
Kiến thức và kỹ năng quản trị văn phòng: Hiểu biết về các quy trình và phương pháp quản lý văn phòng, biết cách xử lý tài liệu, thư từ, và thông tin hành chính một cách hiệu quả.
Sử dụng công nghệ thông tin: Thành thạo việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), quản lý email và lịch trình, và các ứng dụng văn phòng khác.
Tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả, đặt ưu tiên và quản lý thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Tính chính xác và cẩn thận: Chú ý đến chi tiết, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin và tài liệu xử lý.
Cơ hội thăng tiến và mức lương của nhân viên hành chính
Hành chính là bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Do đó, nhu cầu việc làm ở vị trí này cũng rất đa dạng. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, kỹ năng, kinh nghiệm… sẽ có mức lương khác nhau. Theo báo tuổi trẻ, mức lương của nhân viên hành chính sẽ dao động từ 6 đến 10 triệu đồng, đối với vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự, mức lương thường cao hơn, từ 15 đến 20 triệu đồng và có thể lên đến 25 triệu đồng/tháng.
Xem thêm >>
Bộ 5 kỹ năng cần có của nhân viên hành chính
Bộ 5 kỹ năng quan trọng mà nhân viên hành chính cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp là:
Kỹ năng quản lý văn phòng: Hiểu biết về cách quản lý thông tin, hồ sơ, và tài liệu trong môi trường văn phòng. Kỹ năng này bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả để đảm bảo sự hiệu suất và hiệu quả trong công việc hàng ngày.
Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng, và đối tác. Kỹ năng giao tiếp bao gồm việc viết thư, trả lời email, và thuyết trình một cách chuyên nghiệp.
Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Thành thạo việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), quản lý email, lịch trình, và biết cách làm việc với các ứng dụng và phần mềm quản lý văn phòng khác.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả, đặt ưu tiên và quản lý thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và đảm bảo sự linh hoạt trong công việc.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Có khả năng xử lý và giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh trong quá trình làm việc một cách tỉnh táo và sáng tạo. Kỹ năng này giúp nhân viên hành chính đưa ra giải pháp hiệu quả để giải quyết các tình huống khó khăn và thúc đẩy hoạt động công việc suôn sẻ.
.jpg)
Bộ 5 kỹ năng cần có của nhân viên hành chính
Nhu cầu tuyển dụng của nhân viên hành chính hiện nay
Theo báo cáo thị trường lao động, mặc dù việc làm với vị trí hành chính nhân sự chưa bao giờ đạt đến mức cao như các ngành IT, Ngân hàng và một số ngành nghề khác, nhưng nó luôn duy trì sự ổn định. Nhu cầu với vị trí hành chính nhân sự không bao giờ giảm sút trên thị trường lao động.
Tìm việc làm của nhân viên hành chính tại Navigos Search
Navigos Search là một trong những nền tảng tìm việc làm hàng đầu tại Việt Nam, chuyên về cung cấp các dịch vụ tuyển dụng chất lượng cao cho các vị trí cấp trung và quản lý. Đối với nhân viên hành chính, Navigos Search mang đến đa dạng cơ hội việc làm hấp dẫn từ các công ty uy tín với nhiều chế độ phúc lợi tốt trên toàn quốc.
Bên cạnh giới thiệu việc làm, Navigos Search cung cấp các thông tin hữu ích về thị trường lao động, xu hướng tuyển dụng và các lĩnh vực ngành nghề liên quan đến nhân viên hành chính. Những thông tin này giúp nhân viên hành chính nắm bắt được xu hướng công việc và chuẩn bị tốt hơn cho các cơ hội tuyển dụng tiềm năng.
.png)
Nền tảng tìm việc làm của nhân viên hành chính tại Navigos Search
Navigos Search sẽ hỗ trợ kết nối với ứng viên phù hợp với các vị trí tuyển dụng phù hợp. Đồng thời, trong quá trình phỏng vấn, Navigos Search cũng sẽ tư vấn cho ứng viên về doanh nghiệp, yêu cầu tuyển dụng, cách thương lượng lương,...