Bạn đã quyết định chinh phục vị trí nhân viên hành chính? Nhưng bạn cảm thấy bối rối khi rất nhiều người có đầy đủ bằng cấp, kinh nghiệm và các kỹ năng liên quan mà vẫn trượt phỏng vấn? Vậy làm cách nào để bạn chinh phục nhà tuyển dụng trong lần gặp đầu tiên? Đừng quá lo lắng! Bởi ngay sau đây, Navigos Search chia sẻ những bí kíp giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhân viên hành chính dễ dàng!
1. Chuẩn bị chu toàn mọi thứ trước buổi phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính
Đầu tiên, để chinh phục và tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng nhân viên hành chính, bạn phải hiểu rõ về vị trí đang ứng tuyển và doanh nghiệp bạn đang nộp hồ sơ. Khi đã nắm rõ những thông tin về doanh nghiệp như: năm thành lập, trụ sở chính, hoạt động kinh doanh, đối thủ cạnh tranh lớn nhất, slogan, giám đốc doanh nghiệp,... Thông qua những điều này, bạn sẽ khẳng định được với nhà tuyển dụng sự quan tâm của bản thân dành cho vị trí công việc và đơn vị bạn đang ứng tuyển.
Hãy tìm hiểu mọi thứ trước vòng phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính
Bạn có thể tham khảo tại website và fanpage của doanh nghiệp đó để có được những thông tin chính xác nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng phải nắm chắc các thông tin mà nhà tuyển dụng đã gửi cho bạn thông qua thư mời phỏng vấn như: Thời gian, địa điểm, người phỏng vấn, tên doanh nghiệp,... để chắc chắn tham gia phỏng vấn đúng giờ và thể hiện sự tôn trọng với lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng.
2. Chuẩn bị và diễn tập trước câu hỏi phỏng vấn phổ biến
Ngoài trình độ, năng lực chuyên môn, rất nhiều nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên thông qua cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn. Do đó, để buổi phỏng vấn được diễn ra thành công tốt đẹp và trơn tru thì bạn phải xem trước bộ câu hỏi phỏng vấn thường gặp và diễn tập trả lời trước. Dưới đây là bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thường gặp mới nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo:
- Hãy giới thiệu đôi nét về bản thân?
- Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
- Công việc của một nhân viên hành chính bao gồm những gì?
- Bạn sẽ đóng góp gì cho doanh nghiệp chúng tôi nếu ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính?
- Bạn từng làm việc với những người có tính cách trái ngược với mình chưa? Làm thế nào để bạn hòa hợp và làm việc hiệu quả với họ?
- Cách bạn duy trì động lực khi làm các công việc lặp lại mỗi ngày của một nhân viên hành chính?
- Theo bạn, một nhân viên hành chính chuyên nghiệp cần có những kỹ năng gì?
- Vai trò của nhân viên hành chính sẽ thay đổi ra sao trong tương lai?
- Hãy nêu một số ý tưởng để gắn kết nhân viên trong đơn vị bạn làm việc?
- Hãy cho biết quy trình xử lý một văn bản đến, đi?
- Bạn có biết gì về doanh nghiệp chúng tôi không?
- Lý do bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính là gì? Tại sao chúng tôi nên chọn bạn?
Khi đã tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn trên, bạn nên diễn tập trước để có thể trả lời mượt với nhà tuyển dụng. Có nhiều câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng đôi khi vẫn khiến bạn bối rối. Còn với những câu hỏi khó, bạn có thể tập trung suy nghĩ để trả lời ngắn gọn, rành mạch nhất. Đồng thời, hãy chú ý đến các điểm yếu của bản thân trong CV để trả lời thật hợp lý và bù đắp bằng điểm mạnh.
Xem thêm >>
Luyện tập những câu hỏi phỏng vấn phổ biến
Bạn cũng nên tự chuẩn bị sẵn một số câu danh ngôn, trích dẫn và tập phát biểu sao cho thoải mái, linh hoạt nhất. Đây sẽ là cách giúp đỡ cho bạn đối với những câu hỏi cần thể hiện chính kiến và cũng thể hiện bạn là người có tư duy tốt cũng như tạo ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn.
Ngoài ra, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm phỏng vấn từ nhiều nguồn khác nhau từ Youtube, trên truyền hình,.... Chắc chắn bạn sẽ nhận thấy mặt tốt, mặt xấu và rút ra kinh nghiệm phỏng vấn hiệu quả để từ đó, trả lời sao cho ấn tượng nhất.
3. Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng nhân viên hành chính
Trong buổi phỏng vấn, bạn không nên chỉ thụ động trả lời những câu hỏi từ phía nhà tuyển dụng. Thay vào đó, hãy đặt các câu hỏi ngược lại. Đây cũng là một trong những kỹ năng trả lời phỏng vấn thông minh mà ứng viên không nên bỏ qua. Một buổi phỏng vấn sẽ trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu nhà tuyển dụng chỉ hỏi và ứng viên trả lời.
Bạn nên tạo danh sách các câu hỏi đưa ra cho phía nhà tuyển dụng. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi thêm về mức lương (nếu nhà tuyển dụng chưa đưa ra mức lương cụ thể), chế độ đãi ngộ, công việc chi tiết của vị trí bạn ứng tuyển,... Một lưu ý nhỏ là bạn hãy cẩn trọng trong việc đặt câu hỏi. Thay vì hỏi về sự thua lỗ của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua thì hãy hỏi về thách thức mà họ đang gặp phải.
Kỹ năng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng trong vòng phỏng vấn giúp bạn trở nên chủ động, tự tin và chứng tỏ bạn đang thật sự quan tâm tới công việc này. Các câu hỏi đan cài sẽ giúp buổi phỏng vấn bớt nặng nề và trở thành một cuộc trò chuyện cởi mở hơn. Từ đó, tâm lý bạn sẽ thoải mái, tích cực và trả lời tốt hơn.
Xem thêm >> Tổng hợp những câu hỏi nên hỏi nhà tuyển dụng để bạn ghi điểm
4. Ngôn ngữ, cử chỉ chuyên nghiệp
Một trong những bí quyết “lấy điểm” phỏng vấn quan trọng không thể bỏ qua là sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Một nghiên cứu khoa học được thực hiện bởi cựu giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA là Albert Mehrabian đã chỉ ra rằng 55% quá trình giao tiếp không liên quan đến việc sử dụng từ ngữ, mà liên quan tới ngôn ngữ cơ thể, 38% liên quan đến ngữ điệu và chỉ có 7% liên quan đến ngôn từ.
Đặc biệt, trong các cuộc phỏng vấn, bạn nên ngồi thẳng lưng và luôn tập trung ánh mắt vào nhà tuyển dụng. Ngoài ra, một nụ cười thật tươi chính là điểm nhấn giúp bạn tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng. Hãy dùng ngôn ngữ cơ thể “phản chiếu” để tạo ra hành động tương tự với nhà tuyển dụng.
Ứng viên có ngôn ngữ, cử chỉ chuyên nghiệp sẽ được đánh giá cao
Chẳng hạn, khi họ ngả người về sau, tay đan chéo thì bạn cũng nên làm như thế. Tuy nhiên, bạn cần biết cách sử dụng bí quyết thật khéo léo và tránh để họ thấy bạn đang bắt chước. Một số thói quen bạn cần hạn chế khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể như: Rung đùi, nhìn đồng hồ, ngồi xiêu vẹo, nháy mắt…. Những điều này sẽ khiến người phỏng vấn nghĩ rằng bạn đang chán nản, không muốn phỏng vấn nữa và không tôn trọng họ. Hãy nên nhớ, dù chỉ là hành động nhỏ nhưng nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá được bạn là người thế nào.
Để rèn luyện ngôn ngữ cơ thể hiệu quả, bạn có thể ghi hình lại khi diễn tập ở nhà. Hãy tự xem lại hình ảnh của chính mình và bạn sẽ nhận ra mặt tốt, không tốt về hành động cơ thể để phát huy hay khắc phục chúng. Hãy lưu ý đến ánh mắt, vị trí và dáng ngồi để luyện tập được tư thế tự tin, ánh mắt nhiệt huyết và phong thái lạc quan nhất.
5. Trả lời câu hỏi ngắn gọn, đúng trọng tâm
Một trong những sai lầm mà nhiều ứng viên thường mắc phải là trả lời câu hỏi không đúng trọng tâm. Khi bạn trình bày quá nhiều thông tin nhưng lại không đi thẳng vào vấn đề chính sẽ khiến người nghe cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung. Thậm chí tệ hơn, người đối diện sẽ nghĩ rằng bạn đang cố tình lảng tránh, không hiểu vấn đề hay khả năng lắng nghe, giao tiếp kém.
Vậy nên, khi nhận được câu hỏi, bạn phải nắm rõ ý chính của nhà tuyển dụng và trả lời vào đúng trọng tâm. Không quá dài dòng, bạn nên trình bày ngắn gọn, đầy đủ ý và giúp người đối diện hiểu rõ được ý câu trả lời của mình là đủ. Bởi vì càng nói dài dòng, bạn rất dễ vấp lỗi hay vô tình lộ ra khuyết điểm của mình. Đặc biệt là nếu kỹ năng giao tiếp của bạn không tốt, hãy tránh trình bày dài dòng nhé.
6. Luôn giữ mình ở thế chủ động
Đa số các ứng viên thường có thái độ rụt rè và lo sợ trước khi bước vào vòng phỏng vấn chính thức. Có nhiều người còn đối diện với áp lực tâm lý, khiến bản thân khó thể hiện hết khả năng trong buổi gặp mặt này. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả phỏng vấn của chính bạn bởi ngoài năng lực làm việc, không một doanh nghiệp nào thích nhân viên rụt rè và thiếu tự tin. Vì vậy, phong thái tự tin giao tiếp cũng là một bí quyết giúp bạn lấy điểm dễ dàng với nhà tuyển dụng.
Hãy tập và giữ cho mình tâm trạng thoải mái trên tinh thần trao đổi qua lại. Nếu giữ suy nghĩ mình là người đi “xin việc” thì bạn đã thấp hơn họ một bậc trong tư duy. Bởi ở đây, không có khái niệm “xin và cho” bởi tất cả chúng ta đang trao đổi giá cả từ chính sức lao động của mình. Chính vì vậy, hãy cố gắng không để bản thân rơi vào thế bị động và tâm lý lo sợ.
Hãy giữ bản thân ở thế chủ động
Hãy vận dụng các chia sẻ trong mục 3 phía trên để đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng và lật ngược tình thế. Chính sự nổi bật và tự tin này sẽ giúp bạn đánh bật các đối thủ khác dễ dàng trong buổi phỏng vấn.
7. Chuẩn bị trang phục chỉn chu, đến đúng hẹn
Trong môi trường làm việc hành chính, hình ảnh của bạn chính là yếu tố đầu tiên để lại ấn tượng người đối diện đầu tiên. Việc ăn mặc chỉn chu là cách tôn trọng chính mình và cả người đang giao tiếp. Vì vậy, hãy lựa chọn bộ trang phục kín đáo, thích hợp với môi trường hành chính, công sở. Trên thực tế, vẻ bề ngoài giúp người khác có những đánh giá sơ lược về bạn trong buổi gặp mặt đầu tiên, nên đừng quên tạo ấn tượng chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng bằng bộ trang phục lịch sự nhé.
Ngoài ra, bạn nên đến phỏng vấn đúng giờ và tốt nhất là đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 15 phút để có thời gian chuẩn bị. Việc này sẽ giúp bạn không lúng túng vì trễ hẹn. Thông qua đó, nhà tuyển dụng còn đánh giá bạn là người nghiêm túc và tôn trọng thời gian. Những hành động nhỏ này có thể góp phần vào thành công của buổi phỏng vấn.
8. Tìm việc nhân viên hành chính ở đâu?
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự. Tuy nhiên, các ứng viên rất khó để tiếp cận thông tin chính xác và tìm kiếm việc làm trong môi trường tốt, thu nhập cạnh tranh nếu không có được kênh tuyển dụng uy tín. Được thành lập từ năm 2002, Navigossearch.com là nền tảng uy tín bậc nhất hiện nay trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao. Tại trang web, việc làm được phân chia theo khu vực, thời gian đăng tuyển, thông tin đầy đủ cho ứng viên dễ dàng tìm kiếm.
Navigos Search sở hữu đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp
Hay bạn chỉ cần gửi CV đến Navigos Search, đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc giá trị nguồn nhân lực luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và trao đổi với ứng viên về nhà tuyển dụng phù hợp.
Đặc biệt, có được lượng data khủng 375,000+ và 5,000,000+ nhà tuyển dụng đăng ký tài khoản từ VietnamWorks chính là lợi thế lớn giúp các headhunter hỗ trợ ứng viên trong mọi lĩnh vực.
Với quy trình tuyển dụng hết sức bài bản:
- Bước 1: Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên
- Bước 2: Phỏng vấn trực tiếp
- Bước 3: Hỗ trợ khách hàng phỏng vấn
- Bước 4: Kiểm tra tham chiếu
- Bước 5: Hỗ trợ đàm phán và mời nhận việc
- Bước 6: Theo sát sau tuyển dụng
Bạn có thể truy cập tại đây để tham khảo chi tiết hơn về 6 bước trong quy trình tuyển dụng của chúng tôi.
Hơn thế nữa, sự gia nhập vào En World đã giúp chúng tôi có được nguồn dữ liệu toàn diện cùng quy trình làm việc tiên tiến, đảm bảo tỷ lệ tuyển dụng thành công 100%.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, Navigos Search tự hào mang đến hàng triệu cơ hội việc làm chất lượng cho người tìm việc trên khắp Việt Nam. Đồng thời, hỗ trợ và đồng hành cùng hàng trăm ngàn doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia có được nguồn nhân lực tốt nhất.
Ngay bây giờ, nếu bạn đang có tham vọng tìm kiếm công việc trong mơ phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của bản thân; hay đơn vị bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, đừng ngần ngại chia sẻ với Navigos Search. Chắc chắn bạn sẽ có ngay công việc mơ ước trong tầm tay, còn doanh nghiệp sẽ có được nhân tố xuất sắc nhất.
Tìm việc làm và tuyển dụng nhân viên hành chính tại Navigos Search
Được biết đến nhờ văn hóa dịch vụ chất lượng và luôn lấy con người làm trọng tâm, cùng sự nỗ lực không ngừng nghỉ, Navigos Search đã duy trì được vị thế là Nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam từ khi thành lập cho đến nay.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam