Trưởng bộ phận lễ tân là người chịu trách nhiệm điều hành, quản lý tất cả công việc của bộ phận lễ tân. Vị trí công việc này có tính đa dạng, mang đến nhiều màu sắc thú vị bởi tính năng động.
Vậy để trở thành Trưởng bộ phận lễ tân có khó không? Hãy đọc bài viết này của Navigos Search để tìm câu trả lời nhé!
1. Trưởng bộ phận lễ tân là gì?
Trưởng bộ phận lễ tân là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân trong khách sạn, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Trách nhiệm của họ bao gồm việc thiết lập quy trình, giao việc, đánh giá hiệu suất, đón tiếp khách VIP, khách hàng trung thành và đoàn khách. Ngoài ra, họ cũng phải giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng, hỗ trợ nhân sự thực hiện quá trình tuyển dụng khi cần.
2. Mô tả nhiệm vụ cần thực hiện của Trưởng bộ phận lễ tân
Trưởng bộ phận lễ tân có nhiệm vụ chính là điều phối công việc tại bộ phận lễ tân, đón khách VIP, khách đoàn, khách dài hạn, khách vãng lai và xử lý mọi yêu cầu từ phía khách hàng, tuyển dụng và đào tạo nhân sự cùng một số công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên. Và sau đây là mô tả chi tiết:
Công việc cụ thể của trưởng bộ phận lễ tân
- Lên kế hoạch, triển khai, giám sát và phân công công việc cho nhân viên thuộc bộ phận lễ tân.
- Kiểm tra lại thông tin giá phòng chính xác trên hệ thống, theo dõi chương trình khuyến mãi và các ưu đãi đang triển khai.
- Giám sát và kiểm tra trang phục của nhân viên lễ tân, đảm bảo thái độ làm việc, tác phong nhân viên đúng tiêu chuẩn. Đôn đốc nhân viên, tăng cường kiểm tra, giám sát cách làm việc và dịch vụ của bộ phận lễ tân.
Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách ở dài hạn
Lên kế hoạch đón tiếp khách đến khách sạn, đảm bảo mọi công đoạn diễn ra hoàn hảo và trực tiếp tiếp đón, tiếp khách ở khách sạn.
Các công việc của một Trưởng bộ phận lễ tân
Xử lý yêu cầu và phàn nàn của khách hàng
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân giải quyết những phàn nàn của khách hàng về dịch vụ phòng và các vấn đề khác tại khách sạn.
- Trực tiếp giải quyết thắc mắc và các khiếu nại về dịch vụ, hòa giải mâu thuẫn, khó chịu từ phía khách hàng.
Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
- Khi thiếu người, Trưởng bộ phận lễ tân sẽ đề xuất và hỗ trợ bộ phận nhân sự tìm kiếm ứng viên, đảm bảo bộ phận lễ tân có đầy đủ nhân viên để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Trực tiếp phỏng vấn ứng viên, kiểm tra trình độ, phân công, giám sát công việc, điều động nhân viên theo ca một cách chuyên nghiệp, cụ thể.
- Trực tiếp đào tạo bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên lễ tân mới. Tổ chức training để giúp cho mọi người làm việc hiệu quả hơn với công việc được giao.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
Công việc khác
- Kiểm tra nhật ký công việc hàng ngày để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đầy đủ.
- Lập biểu mẫu cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc của bộ phận lễ tân.
- Xử lý linh hoạt khi xảy ra tình huống đột ngột như báo cháy, nổ súng, mưa bão,…
- Hỗ trợ triển khai các chiến lược truyền thông - tiếp thị cho khách sạn.
- Khéo léo rút gọn khoảng cách giữa các bộ phận trong khách sạn, hướng đến xây dựng khối tập thể vững mạnh.
- Tham gia hội nghị, tọa đàm và cuộc họp của doanh nghiệp và đối tác để nâng cao chuyên môn và mở rộng mối quan hệ.
- Thay mặt giám đốc đại diện trong một số vấn đề quan trọng đòi hỏi nhân sự cấp cao.
3. Những kỹ năng cần có để trở thành Trưởng bộ phận lễ tân
Nếu có dự định tham gia vào công việc này thì bạn cần hội tụ đủ những yếu tố về kỹ năng dưới đây.
Trình độ học vấn và kinh nghiệm
Trưởng bộ phận lễ tân là vị trí ảnh hưởng nhiều đến ấn tượng của khách hàng dành cho dịch vụ của đơn vị. Vì vậy, muốn ứng tuyển vị trí này, bạn cần có chứng chỉ học tập nghiệp vụ “Tiền sảnh" và chứng chỉ quản trị “Tiền sảnh”.
Tùy theo quy mô của cơ sở và tính chất công việc, các đơn vị thường có yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí lễ tân từ 2 - 5 năm.
Trình độ ngoại ngữ
Là cá nhân đứng đầu bộ phận lễ tân, bạn sẽ phải giao tiếp với rất nhiều người trong một ngày và trong đó có cả khách hàng người nước ngoài. Do đó, một người làm việc chuyên nghiệp trong ngành nghề dịch vụ, nhà hàng, khách sạn phải thành thạo các kỹ năng Nghe - Nói - Đọc - Viết tiếng Anh để chủ động trong việc hỗ trợ khách ngoại quốc khi đến trải nghiệm dịch vụ tại đơn vị.
Ngày nay có rất nhiều trung tâm Anh ngữ, câu lạc bộ, trang web, hay phần mềm trực tuyến hướng dẫn tiếng Anh cho người đi làm. Hãy dành thời gian rảnh trong ngày để cải thiện kỹ năng ngoại ngữ bạn nhé, vì nó sẽ giúp ích bạn cực kỳ trong công việc của mình đấy.
Ngoại ngữ là kỹ năng quan trọng để trở thành Trưởng bộ phận lễ tân
Lãnh đạo và quản lý nhân viên
Trưởng bộ phận lễ tân là người chịu trách nhiệm vận hành chu trình quản lý bộ phận gồm rất nhiều nhân viên, đảm bảo công việc được hoàn thành tốt.
Để làm tốt công việc này, bạn cần có tố chất lãnh đạo và có khả năng quản lý vì hàng ngày, bạn sẽ điều phối, tổ chức công việc, giao việc cho nhân viên và giải quyết vấn đề phát sinh giữa nhân viên với khách hàng. Do đó, bạn phải luôn giữ tâm thế bình tĩnh, lắng nghe nhân viên của mình, áp dụng tính kỷ luật trong từng công việc mình đặt ra, và đồng thời, bạn cũng cần biết cách động viên tinh thần cho cả nhóm.
Một số kỹ năng khác
Trưởng bộ phận lễ tân cũng cần thành thạo những kỹ năng khác như: kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng máy fax, máy in, am hiểu về Microsoft Office, Word, Powerpoint.
Bạn cũng cần có kỹ năng chăm sóc khách hàng, giải quyết tình huống và xử lý những vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chịu được áp lực công việc, có sức khỏe tốt để chống chọi được môi trường làm việc bận rộn với nhiều sự lệch trái múi giờ sinh hoạt so với nhân viên lễ tân bình thường.
Ngoài ra, vì vị trí làm việc chủ yếu ở tiền sảnh, đón khách và được xem là “bộ mặt” của đơn vị nên các nhà tuyển dụng sẽ rất chú trọng tuyển dụng những ứng viên có ngoại hình khá. Hãy lựa chọn trang phục chỉn chu, lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc, bạn sẽ nhận ngay một điểm cộng từ nhà tuyển dụng đấy.
Xem thêm >>
4. Thu nhập của vị trí trưởng bộ phận lễ tân
Với mức trách nhiệm lớn cùng với những yêu cầu khắt khe về kỹ năng và chuyên môn như vậy thì mức lương của Trưởng bộ phận lễ tân hiện nay khá cao. Dựa trên các nghiên cứu, người giữ vị trí này có thể nhận mức thu nhập từ 10 đến 30 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu công việc của từng khách sạn.
Xem thêm >>
Tuy nhiên, mức thu nhập này có thể thay đổi tùy thuộc vào những yếu tố như quy mô doanh nghiệp, vị trí địa lý hay kinh nghiệm và kỹ năng của người đảm nhận vai trò này. Mức thu nhập này có thể biến động theo thời gian.
Hy vọng với những thông tin trên đây, bạn đã giải đáp được câu hỏi “Để trở thành trưởng bộ phận lễ tân khách sạn có khó không?” và đưa ra được sự lựa chọn đúng đắn cho bản thân. Navigos Search chúc bạn thành công!
Nếu bạn xét thấy bản thân đã hội tụ đầy đủ các yêu cầu và kỹ năng của vị trí trưởng bộ phận khách sạn, bạn có thể liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Navigos Search để tìm được nhà tuyển dụng ưng ý. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, chuyên môn cao, cùng mối quan hệ rộng, các chuyên gia tuyển dụng của Navigos sẽ giúp bạn tìm được môi trường làm việc tốt, đáp ứng các tiêu chí về lương thưởng và chế độ, phúc lợi xã hội.
Đối với các doanh nghiệp khách sạn, khi có nhu cầu tuyển dụng trưởng bộ phận lễ tân thì Navigos Search là đối tác đáng tin cậy. Với đội ngũ chuyên gia tuyển dụng dày dặn kinh nghiệm cùng lượng data ứng viên lớn 375.000+, Navigos Search sẽ giúp khách sạn nhanh chóng tìm được ứng viên chất lượng, phù hợp với vị trí trưởng bộ phận lễ tân.
Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp khách sạn trong việc phỏng vấn và thỏa thuận các chế độ lương thưởng, phúc lợi với ứng viên, Navigos Search còn bảo hành cho nhà tuyển dụng. Có nghĩa là Navigos Search sẽ tìm ứng viên thay thế nếu ứng viên hiện tại không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc nghỉ ngang mà không thu thêm bất kỳ khoản phí nào.
Vì thế, nếu ứng viên và doanh nghiệp có nhu cầu ứng tuyển hay tuyển dụng trưởng bộ phận lễ tân khách sạn, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Navigos theo thông tin dưới đây:
- Trụ sở TP Hồ Chí Minh: Tầng 20, E.town Central Tower, 11 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4
- Chi nhánh Hà Nội: Tòa nhà V. - 125 Bà Triệu, Quận Hai Bà Trưng
- Hotline: 1800 585 826
- Email: contact@navigossearch.com
- Website: navigossearch.com
- Fanpage: facebook.com/NavigosSearchVietnam
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam