Các bước xây dựng kịch bản phỏng vấn hoàn hảo để tuyển đúng người, đúng việc!

Để “săn” đúng nhân tài, việc xây dựng kịch bản phỏng vấn là rất quan trọng. Tuy nhiên, để xây dựng được kịch bản phỏng vấn chuẩn chỉnh liệu có dễ dàng? Đừng lo lắng, hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, Navigos Search sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.

1. Kịch bản phỏng vấn là gì?

Kịch bản phỏng vấn là tài liệu, bộ câu hỏi được chuẩn bị trước cho quá trình phỏng vấn tuyển dụng ứng viên. Kịch bản phỏng vấn sẽ định nghĩa những câu hỏi, chủ đề, sắp xếp logic chi tiết các giai đoạn phỏng vấn.

2. Một số nguyên tắc cần nắm khi xây dựng kịch bản phỏng vấn 

Để xây dựng kịch bản phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả, nhà tuyển dụng phải lưu ý một số điều sau đây:

Nên:

• Tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên bằng cách chia sẻ trước với họ những nội dung sẽ hỏi.
• Đặt câu hỏi tình huống và xử lý vấn đề.
• Thuyết phục ứng viên tiềm năng phù hợp gia nhập doanh nghiệp.

Không nên:

• Xây dựng quy trình phỏng vấn sơ sài.
• Không tìm hiểu đặc điểm ứng viên để đưa ra câu hỏi liên quan.
• Sắp xếp quá nhiều người phỏng vấn ứng viên.
• Chỉ tập trung sự phù hợp văn hóa doanh nghiệp mà quên đi yếu tố thích nghi của ứng viên.

Tìm hiểu khái niệm kịch bản phỏng vấn

Xem thêm >> 5 kỹ năng phỏng vấn sống còn của một HR chuyên nghiệp

3. Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên săn nhân tài thành công 

Để có thể xây dựng kịch bản phỏng vấn ứng viên phù hợp, bạn có thể tham khảo những bước hướng dẫn sau:

Nghiên cứu kỹ vị trí, yêu cầu công việc

Bước này giúp nhà tuyển dụng nắm bắt rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, những yếu tố cần thiết để cho vị trí đang cần tuyển dụng. Thông qua đó, bạn cũng tạo ra những câu hỏi phỏng vấn liên quan, đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc. 

Trước tiên, với vai trò là người tuyển dụng, bạn lập danh sách yêu cầu cần có cho vị trí tuyển dụng bao gồm trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất,.... Đồng thời, liệt kê nhiệm vụ, trách nhiệm chính của vị trí đó để biết rõ công việc sẽ yêu cầu ứng viên phải đáp ứng điều gì.

Tiếp theo, bạn tìm hiểu môi trường làm việc và ngành nghề liên quan bằng cách đọc thông tin, văn hóa, giá trị và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Hãy nghiên cứu xu hướng phát triển và thay đổi trong ngành nghề đó để có góc nhìn tổng quan nhất cho vị trí tuyển dụng. 

Để có thông tin đó, bạn có thể tìm hiểu thông tin qua website doanh nghiệp, tài liệu nghiên cứu, thảo luận với chuyên gia trong ngành để tổng hợp được thông tin đáng tin cậy.

Phân nhóm câu hỏi phỏng vấn 

Phân nhóm câu hỏi trong kịch bản phỏng vấn để đảm bảo tất cả khía cạnh quan trọng của vị trí tuyển dụng đều được đề cập và đánh giá toàn diện. Bằng cách phân nhóm câu hỏi, bạn còn có thể tạo ra những nhóm chủ đề chính tương ứng với khía cạnh của vị trí đang tuyển dụng.

Một số nhóm câu hỏi phỏng vấn phổ biến mà bạn có thể sử dụng để xây dựng kịch bản phỏng vấn hoàn hảo là:

• Câu hỏi quá trình đào tạo, kinh nghiệm làm việc.
• Câu hỏi về kỹ năng chuyên môn.
• Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm.
• Câu hỏi về kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc.
• Câu hỏi về mục tiêu cá nhân, định hướng nghề nghiệp.
• Câu hỏi về sự thích ứng, tinh thần học hỏi.

Xây dựng cấu trúc kịch bản phỏng vấn 

Khi xây dựng cấu trúc kịch bản phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải lưu ý một số điều sau:

Xác định các giai đoạn, thứ tự cuộc phỏng vấn

Điều này bao gồm việc xác định những giai đoạn cần thiết và xác định thứ tự xuất hiện của giai đoạn đó trong buổi phỏng vấn. Các giai đoạn có thể bao gồm:

• Nhà tuyển dụng giới thiệu: Giới thiệu bản thân, doanh nghiệp, môi trường làm việc.
• Kiểm tra kinh nghiệm, quá trình đào tạo: Đặt câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm làm việc và quá trình đào tạo của ứng viên.
• Kiểm tra năng lực chuyên môn: Đặt câu hỏi phỏng vấn về kiến thức chuyên môn, kỹ năng của ứng viên.
• Kiểm tra kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm: Đặt câu hỏi liên quan đến kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề.
• Kiểm tra sự thích ứng, tinh thần học hỏi: Đặt câu hỏi liên quan đến kỹ năng thích ứng với môi trường mới, kỹ năng học hỏi.
• Kiểm tra đóng góp và mục tiêu cá nhân: Đặt câu hỏi về mục tiêu, định hướng nghề nghiệp của ứng viên.

Sắp xếp câu hỏi logic, đầy đủ khía cạnh

Việc xác định thứ tự logic cho những câu hỏi trong từng giai đoạn phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng thu thập đầy đủ thông tin ứng viên và dễ dàng theo dõi, hiểu đúng câu trả lời của ứng viên.

Nhà tuyển dụng phải đảm bảo kịch bản phỏng vấn đánh giá đủ khía cạnh quan trọng của vị trí đang tuyển dụng và các câu hỏi sẽ khai thác đầy đủ, cụ thể nhất về yêu cầu công việc, yêu cầu cần có ở ứng viên.

Thiết kế dạng câu hỏi mở, câu hỏi đặc biệt 

Thiết kế câu hỏi câu hỏi phù hợp trong kịch bản phỏng vấn ứng viên là một phần quan trọng để thu thập thông tin chi tiết, đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và ý kiến của ứng viên. Bạn có thể tham khảo những dạng câu hỏi sau:

• Câu hỏi mở: Là câu hỏi không có câu trả lời đơn giản hoặc yêu cầu ứng viên trả lời dài hơn nhằm khám phá sâu về kinh nghiệm, suy nghĩ, ý kiến của ứng viên. Câu trả lời từ câu hỏi mở thường cung cấp thông tin cụ thể, cho phép ứng viên thể hiện năng lực của mình.
• Câu hỏi đóng: Là câu hỏi có câu trả lời ngắn gọn, đơn giản như là “có” hoặc “không”, hay yêu cầu ứng viên lựa chọn trong số tùy chọn được cung cấp sẵn. Câu hỏi đóng thường được dùng để thu thập thông tin cơ bản, xác nhận yếu tố nhất định.
• Câu hỏi sáng tạo: Là câu hỏi yêu cầu ứng viên suy nghĩ sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới để đánh giá khả năng sáng tạo, tư duy linh hoạt, khả năng giải quyết vấn đề của người ứng tuyển.

Xem thêm >> 11 tips kinh nghiệm phỏng vấn ‘lọt mắt xanh’ nhà tuyển dụng

Các bước tạo nên kịch bản phỏng vấn hiệu quả

4. Mẫu kịch bản phỏng vấn ứng viên cho từng giai đoạn

Dưới đây là 2 mẫu kịch bản phỏng vấn thường gặp cho bạn tham khảo:

Mẫu kịch bản phỏng vấn gọi điện

Giới thiệu: Tự giới thiệu, xác định mục đích cuộc gọi. “Xin chào, tôi là [Tên bạn] từ [Tên doanh nghiệp]. Chúng tôi nhận được hồ sơ của bạn cho vị trí [Tên vị trí] và đang quan tâm đến năng lực của bạn. Tôi có thể nói chuyện, trao đổi với bạn một chút để biết thêm thông tin?”.

Xác nhận các thông tin cá nhân cơ bản:

• Họ tên: “Xin bạn cho tôi biết họ tên đầy đủ của bạn?”
• Nơi ở: “Hiện tại bạn đang ở đâu?”

Xác nhận thông tin kinh nghiệm làm việc:

• Doanh nghiệp hiện tại, vị trí công việc: “Bạn đang làm việc tại doanh nghiệp nào, đảm nhận vị trí gì?”
• Kinh nghiệm làm việc liên quan: “Bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong công việc này trước đây không?”

Xác nhận thông tin học vấn: “Bạn tốt nghiệp trường Đại học nào, chuyên ngành gì?”

Xác nhận thông tin kỹ năng:

• Kỹ năng chính: “Bạn hãy cho tôi biết các kỹ năng chính mà bạn có?”
• Ngoại ngữ, công nghệ: “Bạn đã thành thạo ngôn ngữ, công nghệ cụ thể nào liên quan tới vị trí này?”

Xác nhận khả năng làm việc về thời gian, vị trí:

• Thời gian làm việc: “Bạn có thể làm việc toàn thời gian (Khoảng thời gian cụ thể) không?”
• Vị trí, địa điểm làm việc: “Bạn có thể làm việc trực tiếp tại văn phòng của doanh nghiệp chúng tôi không?”

Kết thúc cuộc gọi: “Rất cảm ơn bạn đã dành thời gian trả lời những câu hỏi của tôi. Chúng tôi sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của bạn, liên hệ lại trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn có một ngày tốt lành!”

Mẫu kịch bản phỏng vấn trực tiếp

Giới thiệu, làm quen: “Xin chào, tôi là [Họ tên bạn], đại diện từ [Tên doanh nghiệp]. Rất vui được gặp gỡ và nói chuyện với bạn. Như đã đề cập, buổi phỏng vấn hôm nay dành cho vị trí [công việc tuyển dụng] bạn đang ứng tuyển. Thời gian phỏng vấn dự kiến từ 30 – 45 phút.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì, hãy hỏi ngay để được chúng tôi giải đáp nhé. Đầu tiên, bạn hãy giới thiệu về bản thân mình và cho tôi biết vì sao bạn quan tâm tới vị trí này?”

Tìm hiểu kinh nghiệm làm việc, thành tựu: “Hãy cho tôi biết quá trình làm việc và kinh nghiệm liên quan tới vị trí tuyển dụng. Bạn đã có thành tựu nổi bật nào trong công việc trước đây?”

Đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng: “Tôi muốn biết về năng lực chuyên môn và kỹ năng của bạn. Hãy cung cấp ví dụ việc bạn đã áp dụng kỹ năng đó trong công việc như thế nào.”

Đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: “Doanh nghiệp chúng tôi có văn hóa, giá trị cốt lõi đặc biệt. Bạn nghĩ mình phù hợp với văn hóa doanh nghiệp như thế nào? Hãy chia sẻ về trường hợp bạn đã làm việc trong môi trường tương tự trước đó?”

Xác định sự phù hợp, khả năng tiếp tục: “Vì sao bạn muốn làm việc tại doanh nghiệp chúng tôi và vị trí tuyển dụng này? Bạn đã có kế hoạch phát triển hay cam kết dài hạn với doanh nghiệp không?”

Hỏi ứng viên có câu hỏi, thắc mắc gì không: “Bạn có câu hỏi hay thắc mắc nào dành cho chúng tôi không?”.

Kết thúc phỏng vấn: Cảm ơn vì đã bỏ thời gian tham gia phỏng vấn và cả những thông tin bạn chia sẻ. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ về hồ sơ của bạn và thông báo lại kết quả tiếp theo của quá trình tuyển dụng trong thời gian sớm nhất. Chúc bạn có một ngày tốt lành!”.

Xem thêm >> Điểm mạnh điểm yếu khi đi phỏng vấn: Trả lời thế nào để gây ấn tượng?

Mẫu kịch bản phỏng vấn thường gặp 

Dịch vụ tuyển dụng tại Navigos Search - Thương hiệu headhunter hàng đầu Việt Nam

Tại Navigos Search - Đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam hiện nay có hơn 375,000+ ứng viên cao cấp, 85,000+ ứng viên quản lý cấp cao, giúp nhanh chóng tuyển dụng được ứng viên chất lượng.

Đội ngũ tư vấn của chúng tôi là những chuyên gia tuyển dụng am hiểu sâu sắc giá trị nguồn nhân lực, am hiểu sâu sắc về từng ngành nghề cùng những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ nắm bắt chính xác yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn. Tất cả chuyên gia tuyển dụng tại đây đều được đào tạo bài bản và có thâm niên trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.

Dựa trên quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt và năng lực, kinh nghiệm của ứng viên cùng tình hình thị trường lao động, Navigos Search sẽ tiến hành tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất và cam kết tỷ lệ lấp đầy chỗ trống trong doanh nghiệp bạn là rất cao.

Quy trình tuyển dụng của chúng tôi như sau:

Bước 1 → Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên: Navigos Search tìm kiếm và sàng lọc ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Bước 2→ Phỏng vấn trực tiếp: Navigos Search tiến hành phỏng vấn để đánh giá năng lực cũng như lắng nghe nhu cầu và kỳ vọng của ứng viên.
Bước 3→ Hỗ trợ doanh nghiệp phỏng vấn: Navigos Search cung cấp danh sách ứng viên tiềm năng cho quý công ty sau khi đánh giá kỹ lưỡng. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng công ty và ứng viên để hỗ trợ thêm trong suốt quá trình phỏng vấn.
Bước 4→ Kiểm tra tham chiếu: Kiểm tra tham chiếu chính thức và không chính thức sẽ được tiến hành.
Bước 5 → Hỗ trợ đàm phán và mời nhận việc: Navigos Search đóng vai trò là cầu nối để đàm phán và tư vấn về lương và phúc lợi. Sau khi ứng viên nhận được thư mời và xác nhận tham gia, vị trí tuyển dụng sẽ được đóng lại.
Bước 6→ Theo sát sao tuyển dụng: Theo sát ứng viên để hướng đến sự thành công sau khi gia nhập công ty.

 Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam

Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, Navigos Search tự hào tự hào đã hỗ trợ, mang đến giải pháp tuyển dụng thành công cho rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn đa quốc gia trên khắp Việt Nam, giúp họ có được nguồn nhân lực chất lượng nhất.

Mỗi tháng, số lượng CV tiềm năng gửi đến chúng tôi là rất lớn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng bất kỳ một vị trí nhân sự cấp trung, cấp cao nào, hãy liên hệ đến Navigos Search để được nhận được dịch vụ chất lượng!

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam