Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự là văn bản hành chính, được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp. Vậy khi nào cần sử dụng mẫu này và cách viết như thế nào chưa? Hãy cùng theo dõi bài viết này của Navigos Search để giải đáp ngay nhé!
1. Thông tin chung về mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự
1.1. Khái niệm
Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự là văn bản hành chính được các doanh nghiệp sử dụng nội bộ để đề xuất bổ sung nhân sự mới cho đơn vị. Mẫu đề xuất này thường được lập bởi các quản lý phòng ban và gửi lên ban giám đốc hoặc những người có thẩm quyền để xét duyệt việc bổ sung nhân sự.
Mẫu đề xuất tuyển dụng được dùng trong doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, cụ thể là đề xuất bổ sung nhân sự mới khi có nhu cầu.
Xem thêm bài viết: Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự, nội dung và cách viết
Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự là văn bản hành chính
1.2. Sử dụng mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự khi nào?
Thời điểm phù hợp nhất
Phòng ban thiếu người: Thời điểm phù hợp nhất để dùng mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự là khi phòng ban đang thiếu người, nhân sự cũ rời đi và để lại các chỗ trống.
Các vị trí này có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả và tiến độ công việc của cả phòng nên cần có sự bổ sung nhân sự mới để thay thế và đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc.
Công việc của phòng ban bị quá tải: Nếu công việc thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải thì bạn hãy sử dụng mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự. Dù phòng ban không có ai nghỉ phép và tất cả mọi người luôn tập trung làm việc hết khả năng, nhưng việc đuổi theo tiến độ lẫn khối lượng công việc vẫn thật sự quá nặng. Điều đó gây sức ép lên công việc của họ, ảnh hưởng tiêu cực tới hiệu quả công việc chung. Do đó, tuyển thêm nhân sự mới là việc làm cần thiết.
Doanh nghiệp liên tục sử dụng lao động bên ngoài: Một doanh nghiệp liên tục sử dụng lao động bên ngoài thì cũng nên cân nhắc sử dụng mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự. Tình trạng này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng đến nguồn tài chính của doanh nghiệp.
Thậm chí, nếu thuê những người lao động ở công ty khác hay lao động tự do bên ngoài để làm việc sẽ dẫn đến nhiều rủi ro, đặc biệt là thông tin nội bộ dễ bị lộ ra ngoài. Như vậy, cần tính toán kỹ càng tình hình lao động trong doanh nghiệp để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Doanh nghiệp mở rộng quy mô: Trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành mở rộng quy mô phát triển thì việc có thêm nhân sự mới là điều tất yếu. Bởi thế mà phiếu đề xuất tuyển dụng sẽ được sử dụng để các phòng ban, bộ phận bày tỏ mong muốn bổ sung nhân sự kịp thời giúp giải quyết khối lượng công việc đang bị tồn đọng cũng như đáp ứng yêu cầu mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
Cần lưu ý cân nhắc khi đề xuất tuyển dụng
Thời điểm không nên sử dụng
Trên thực tế, việc đề xuất thay thế hay bổ sung nhân sự không phải lúc nào cũng cần thiết và diễn ra hiệu quả. Bên cạnh các trường hợp nên đề xuất đã nêu trên, vẫn có những lúc bạn không nên sử dụng mẫu này. Cụ thể như:
Lượng công việc có sự gia tăng nhất định: Không phải lúc nào phòng ban cũng có khối công việc lớn, nên việc bổ sung thêm nhân sự sẽ không cần thiết. Để giải quyết hiệu quả vào những thời điểm lượng công việc quá nhiều, doanh nghiệp có thể sử dụng nhân lực thời vụ để hỗ trợ và tiết kiệm chi phí.
Nhân sự xin nghỉ phép: Trong trường hợp nhân sự trong phòng xin nghỉ phép thì không nên tìm người mới để thay thế lập tức. Hãy phân bổ công việc của người đó cho các thành viên còn lại, nếu deadline không quá gấp thì có thể để nhân viên đó giải quyết khi đi làm lại.
Nhân viên chưa phát huy hết năng lực: Nhân viên trong phòng ban suốt ngày kêu ca, than phiền bởi vì công việc quá nhiều nhưng họ lại chưa nỗ lực phát huy năng lực làm việc. Việc bổ sung thêm nhân sự mới sẽ khiến thành viên khác ỷ lại và làm việc không có hiệu quả. Cho nên, bạn cần khích lệ và tạo động lực để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên hiện tại.
2. Mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự có vai trò gì?
Dù chỉ là một văn bản hành chính nội bộ nhưng mẫu đề xuất này mang lại khá nhiều lợi ích. Cụ thể:
- Thể hiện số lượng vị trí tuyển dụng: Dùng mẫu đề xuất tuyển dụng, phòng ban sẽ biết rõ được số lượng nhân sự cần có, vị trí cần bổ sung,... giúp nhà lãnh đạo và bộ phận nhân sự nắm bắt kịp thời về số lượng nhân viên cần tuyển dụng thêm.
- Hỗ trợ xây dựng thông tin tuyển dụng: Với mẫu đề xuất tuyển dụng chi tiết, bộ phận tuyển dụng sẽ biết rõ các yêu cầu cần có ở ứng viên và thông tin đãi ngộ, mức lương cho từng vị trí. Những thông tin này giúp việc xây dựng tin tuyển dụng chuẩn dễ dàng hơn.
- Quản lý hiệu quả quy trình tuyển dụng: Mẫu đề xuất tuyển dụng được xem là căn cứ để đánh giá quá trình tuyển dụng và khả năng lãnh đạo của nhà quản lý trong doanh nghiệp.
Nếu phòng ban thường xuyên có nhu cầu bổ sung nhân sự mới, nhà lãnh đạo phải xem xét lại kỹ năng quản trị và bộ phận nhân sự cần đánh giá chất lượng nhân sự tuyển dụng được. Đó sẽ trở thành yếu tố quan trọng để đưa ra nhận định về sự hiệu quả công việc đạt được của từng phòng.
Quy trình tuyển dụng diễn ra tốt hơn
3. Nội dung và cách viết mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất
Vì phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự là văn bản hành chính nên bắt buộc phải đảm bảo cấu trúc của một văn bản hành chính, cụ thể:
3.1. Phần mở đầu
- Quốc hiệu, tiêu ngữ;
- Tên doanh nghiệp;
- Thời gian, địa điểm và số hiệu của mẫu phiếu;
- Tên văn bản: PHIẾU ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ;
- Bộ phận/người được gửi đến.
3.2. Phần nội dung
- Ghi rõ tên phòng, ban, bộ phận nào trong doanh nghiệp muốn đề xuất bổ sung thêm nhân sự;
- Ghi rõ chức danh đang trống, muốn tìm người đảm nhiệm;
- Ghi rõ số lượng nhân sự cần tuyển dụng ứng với mỗi vị trí;
- Ghi rõ thời gian dự kiến cho nhân sự mới vào thử việc. Theo khoản 2 Điều 25 Bộ luật lao động năm 2019, thời gian thử việc tại doanh nghiệp là 2 tháng, tuy nhiên thời gian thử việc có thể tăng, giảm tùy thuộc vào nhu cầu và quy định của từng đơn vị;
- Ghi rõ mức lương thử việc dành cho nhân sự mới. Điều 26 Bộ luật lao động năm 2019 quy định lương thử việc bằng 85% so với mức lương cơ bản của vị trí chính thức;
- Ghi rõ mức lương chính thức là bao nhiêu và cộng thêm phụ cấp (nếu có);
- Tiêu chuẩn tuyển dụng: Liệt kê rõ ràng các tiêu chuẩn tuyển dụng chung với vị trí đang cần tuyển dụng để đảm bảo nhân viên mới đáp ứng tốt yêu cầu của công việc này (trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kỹ năng...)
- Tóm tắt công việc của vị trí cần tuyển: Ghi tóm tắt thông tin về công việc mà nhân sự mới phải làm. Đây chính là cơ sở để lập bảng mô tả công việc sau này.
3.3. Phần kết
Người làm phiếu cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự. Trình Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự hay những người có thẩm quyền để được phê duyệt, ký và đóng dấu
Xem thêm >> Phương pháp đánh giá nhân sự chính xác cho nhà quản lý
Cách viết chuẩn nhất hiện nay
Việc đề xuất nhân sự rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của phòng ban và cả doanh nghiệp. Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về nội dung và cách viết mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự. Qua đây, Navigos Search hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về loại mẫu này đối với sự tăng trưởng của toàn doanh nghiệp.
Nếu bạn vẫn chưa thể tạo nên một mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự hoàn hảo, hãy liên hệ đến chuyên gia tư vấn của Navigos Search để được hỗ trợ. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, chuyên viên sẽ hỗ trợ hết mình, viết nên mẫu đề xuất tuyển dụng nhân sự chi tiết, chuẩn nhất. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng và tạo tin tuyển dụng nhân sự thành công.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tìm kiếm nhân sự, hãy liên hệ đến Navigos Search để nhanh chóng có được ứng viên tiềm năng nhanh chóng cho đơn vị:
- Trụ sở TP Hồ Chí Minh: Tầng 20, E.town Central Tower, 11 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4
- Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà V. - 125 Bà Triệu, Quận Hai Bà Trưng
- Hotline: 1800 585 826
- Email: contact@navigossearch.com
- Website: navigossearch.com
- Fanpage: facebook.com/NavigosSearchVietnam
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam