Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự là loại báo cáo phản ánh mức độ hiệu quả của công tác quản lý đội ngũ nhân viên trong một doanh nghiệp. Dựa vào bản báo cáo này, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình nhân lực và khắc phục các lỗ hổng trong việc điều hành nhân viên. Từ đó, cải thiện hiệu quả việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Mẫu báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự thường được tổng hợp vào cuối tháng, cuối quý hay cuối năm. Việc thực hiện bản báo cáo nhân sự giúp lãnh đạo nắm bắt quy mô nhân sự ở doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra các phương án hoạch định và bố trí thích hợp.
Báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự không chỉ giúp
HR thống kê những hoạt động công việc của mình, mà thông qua đó họ còn biết được hiệu quả làm việc để nâng cao kỹ năng hơn. Một bản báo cáo thường được trình bày khá ngắn gọn và bao gồm những nội dung như:
Thống kê tuyển dụng nhân sự giúp lãnh đạo nắm bắt quy mô nhân sự
2. Phân loại báo cáo tuyển dụng nhân sự
Thông thường, bản thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự được chia theo thời gian và công việc.
2.1. Theo thời gian
HR thường làm thống kê kết quả theo từng tuần, từng tháng. Sau đó, các số liệu được tổng hợp thành báo cáo năm.
Bản thống kê tình hình tuyển dụng theo thời gian phải xác định được các chỉ số:
- Hiệu quả tuyển dụng phân chia theo thời gian.
- Kênh tuyển dụng hiệu quả nhất với doanh nghiệp.
- Bao nhiêu ứng viên tuyển thành công trong thời gian đó.
- Tình hình tuyển dụng nhân sự ở hiện tại.
Từ các con số này, HR phải phân tích và đưa ra định hướng mới cho công việc sắp tới. Chẳng hạn, dựa vào hiệu quả tuyển dụng theo thời gian, HR sẽ biết được mùa tuyển dụng để chọn thời gian phù hợp. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tăng chất lượng của ứng viên.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
Báo cáo theo thời gian
2.2. Theo công việc
Việc thống kê, báo cáo số liệu theo từng công việc sẽ giúp HR biết được quy mô phát triển của mỗi phòng ban. Những chỉ số trong loại báo cáo này tương tự như báo cáo theo thời gian. Tuy nhiên, HR có thể phân tích kỹ hơn về mỗi bộ phận, từng loại công việc.
Chẳng hạn, dựa vào kênh tuyển dụng hiệu quả, HR phân bố hợp lý quảng cáo tuyển dụng với từng đối tượng lao động. Điều này cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và tăng số lượng ứng viên.
Báo cáo theo công việc
3. Cách viết báo cáo tuyển dụng
Một bản thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự cần ngắn gọn và súc tích. HR không chỉ đưa ra các con số mà phải giải thích về tình hình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, HR cũng phải thể hiện được mong muốn việc tuyển thêm người của các phòng ban. Từ đó, đưa ra phương án giải quyết thích hợp với tình hình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Một mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự có cấu trúc như sau:
3.1. Khái quát tình hình tuyển dụng
Ở phần này, HR phải đưa ra các con số cụ thể để thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Các con số đó là: Số lượng nhân sự đã tuyển dụng, chi phí,… Bên cạnh đó, HR còn cần so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch đã đề ra trước đó để đánh giá tổng quan hiệu quả hoạt động tuyển dụng.
3.2. Xác định hiệu quả các kênh tuyển dụng
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tuyển dụng khác nhau. Trong phần này, HR phải đưa ra các kênh tuyển dụng mang lại nguồn ứng viên lớn nhất.
Số liệu trọng tâm phải đề cập trong bản báo cáo là chỉ số hiệu quả. Chỉ số hiệu quả kênh tuyển dụng được tính bằng công thức:
Chỉ số hiệu quả = (Tổng chi phí tuyển dụng) / (Tổng số CV nhận được)
Thông qua chỉ số này, HR sẽ biết được phải mất bao nhiêu chi phí để có được một hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, HR cũng có thể thay “tổng chi phí tuyển dụng” bằng chi phí cho mỗi kênh tuyển dụng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng của mỗi kênh.
HR nên đánh giá về sự tăng trưởng của việc tuyển dụng trong doanh nghiệp, xem xét các website hay hội nhóm nhận xét về công ty để tổng hợp cảm nhận của các ứng viên về việc tuyển dụng của doanh nghiệp mình.
3.3. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Thông thường, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu sẽ được tính bằng công thức:
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = (Số lượng ứng viên trúng tuyển) / (Tổng số lượng ứng viên)
Tỷ lệ càng cao thì hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp càng tốt và theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, HR phải đánh giá khách quan, phân tích rõ ràng và đưa ra phương án xử lý nếu như tỷ lệ này cao bất thường so với trung bình của những tháng trước đó.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp sẽ do một vài nguyên nhân:
- Yêu cầu công việc quá cao, không thích hợp với vị trí.
- Kênh tuyển dụng chưa thích hợp với đối tượng ứng viên.
- Quy trình tuyển dụng chưa hợp lý.
3.4. Thời gian tuyển dụng
Trong bản thống kê báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự, HR cần nêu rõ ràng thời gian tuyển dụng. Chỉ số này sẽ biểu thị thời gian trung bình mà HR cần để tuyển dụng một nhân sự theo vị trí công việc yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp HR có cái nhìn rõ hơn về tiến độ tuyển dụng. Từ đó, theo sát kế hoạch đề ra và có giải pháp cải thiện.
Thời gian tuyển dụng kéo dài do một số nguyên nhân như:
- Yếu tố khách quan: Thời gian tuyển dụng không thuộc “mùa tuyển dụng”.
- Yếu tố chủ quan: Quy trình tuyển dụng quá phức tạp, yêu cầu tuyển dụng quá cao hay triển khai quảng cáo các kênh chưa đạt hiệu quả,…
Cách viết bản báo cáo tuyển dụng nhân sự
Xem thêm >> Các kỹ năng cần có để trở thành giám đốc nhân sự chuyên nghiệp
4. Làm thế nào để viết được mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chính xác?
Để hoàn thành được một báo cáo tuyển dụng nhân sự đầy đủ và chi tiết cụ thể, HR cần update số liệu liên tục. Vì thế, tài liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Thông thường, HR sẽ dùng Microsoft Excel để update số liệu. Đây là công cụ thông dụng được bộ phận HR sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp.
Với những doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn hơn, bộ phận HR thường sử dụng Google Drive, để những thành viên HR khác thuận tiện update số liệu báo cáo hơn.
Các mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự thường có số liệu tương quan đến nhau nên HR cần nghiên cứu và xem xét kỹ trước khi sử dụng, tránh tình trạng sai sót số liệu thi tổng hợp thông tin.
Bài viết này của Navigos Search đã chia sẻ về nội dung và cách viết mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự. Hy vọng qua đây, HR sẽ xây dựng được các bản báo cáo hiệu quả và dựa vào dữ liệu đó để đánh giá tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Từ đó, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và tìm ra được giải pháp thích hợp với những vấn đề đang tồn đọng.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam