Việc làm quản lý vận hành là một trong những vị trí được nhiều ứng viên theo đuổi hiện nay bởi mức lương cao cùng cơ hội thăng tiến lớn. Vậy, quản lý vận hành là gì? Họ có vai trò như thế nào trong sự phát triển của doanh nghiệp? Điều kiện ứng tuyển có khó không? Quý độc giả hãy cùng Navigos Search tìm hiểu sâu những vấn đề này qua bài viết dưới đây!
1. Quản lý vận hành là gì?
Quản lý vận hành là người điều phối và kiểm soát hoạt động của từng phòng ban trong doanh nghiệp. Họ đảm bảo mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp phải đi đúng hướng, đúng luật pháp và đạt hiệu quả.
Quản lý vận hành là người điều phối và kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp
2. Công việc thực hiện
Tại mỗi đơn vị làm việc, quản lý vận hành sẽ có công việc cụ thể khác nhau nhưng nhìn chung, họ có các nhiệm vụ cơ bản dưới đây:
+ Quản lý và điều phối mọi hoạt động trong doanh nghiệp
+ Tuyển dụng, điều hành và đào tạo nhân sự
+ Giám sát, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
+ Đảm bảo môi trường làm việc trong doanh nghiệp luôn an toàn, lành mạnh và tuân thủ đúng quy định
+ Đánh giá chiến lược, kế hoạch sản xuất, dịch vụ của doanh nghiệp
+ Chỉ đạo mọi hoạt động nhằm nâng cao năng suất, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
+ Đôn đốc hoạt động công việc của các phòng ban
+ Xây dựng và phát triển mối quan hệ trong, ngoài doanh nghiệp
+ Giải quyết vấn đề liên quan đến dịch vụ, chăm sóc khách hàng
+ Tham mưu chiến lược phát triển kinh doanh, sản xuất
+ Tổng hợp, báo cáo công việc lên Giám đốc vận hành (CCO)
3. Điều kiện ứng tuyển việc quản lý vận hành
Để tìm việc làm quản lý vận hành thành công cũng như phát triển tốt hơn trong nghề, ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:
3.1 Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm
Để đạt được vị trí này, đầu tiên bạn phải có trình độ chuyên môn vững vàng. Hầu hết các nhà tuyển dụng quản lý vận hành đều yêu cầu ứng viên có bằng Đại học trở lên thuộc chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp hay ngành đào tạo liên quan khác.
Chỉ khi có chuyên môn và kiến thức kinh doanh vững chắc, bạn mới xây dựng được chiến lược quản lý và điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Đồng thời, vị trí này cũng yêu cầu bạn phải có 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương để đáp ứng tốt yêu cầu công việc được giao.
Ứng viên cần đáp ứng điều kiện về trình độ, kinh nghiệm
3.2 Khả năng ngoại ngữ, tin học
Tính chất công việc yêu cầu người làm phải đọc hiểu bản vẽ, quy trình kỹ thuật, làm việc với đối tác nước ngoài hay cần cập nhật thông tin vận hành quốc tế,... Tất cả những nhiệm vụ này đều yêu cầu ứng viên cần thành thạo 4 kỹ năng tiếng Anh nghe - nói - đọc - viết và am hiểu về tin học.
Với các doanh nghiệp của Hàn, Nhật, Trung,... hoạt động ở Việt Nam còn ưu tiên ứng viên biết thêm ngoại ngữ tương ứng. Bạn hãy chú trọng nâng cao khả năng ngoại ngữ của mình để nâng cao lợi thế cạnh tranh hơn so với ứng viên khác.
3.3 Các yếu tố khác
Kỹ năng lãnh đạo
Để ứng tuyển thành công, bạn phải có tố chất của một nhà lãnh đạo tài ba. Một người quản lý vận hành giỏi sẽ lãnh đạo chuyên nghiệp cả đội ngũ nhân sự, xử lý xung đột xảy ra một cách thông minh và đảm bảo được quá trình vận hành diễn ra trơn tru. Có như thế, bộ máy doanh nghiệp mới hoạt động hiệu quả và đạt được kết quả công việc cao nhất.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình doanh nghiệp hoạt động sẽ không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh và người đứng đầu phải trực tiếp đứng ra xử lý. Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp người làm vị trí này nhanh nhạy phát hiện nguyên nhân để xử lý hiệu quả nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra. Bạn cần có một cái đầu lạnh, bản lĩnh và tư duy logic để giải quyết mọi vấn đề một cách tỉnh táo, hiệu quả nhất.
Kỹ năng giao tiếp, tạo động lực
Đây là kỹ năng quan trọng và tạo lợi thế giúp bạn duy trì, phát triển bền vững những mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, khách hàng cùng các bên liên quan. Để có được kỹ năng này, ứng viên cần lắng nghe tích cực để giao tiếp tốt hơn.
Ở vị trí quản lý, bạn cần đưa ra những góp ý, phê bình mang tính xây dựng. Hãy làm sao để đối phương cùng hiểu đúng và đủ những gì bạn đang diễn đạt để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất làm việc tốt nhất có thể.
Có trách nhiệm
Trách nhiệm cao là yêu cầu cần có khi ứng tuyển công việc này. Khối lượng công việc vị trí này rất lớn và họ luôn phải chịu trách nhiệm cho các quyết định quan trọng. Tinh thần trách nhiệm cao sẽ thúc đẩy bản thân họ nỗ lực không ngừng để đảm bảo chất lượng công việc của bản thân và cả sự phát triển chung của doanh nghiệp.
4. Triển vọng nghề nghiệp hấp dẫn
Có thể thấy, các đầu việc cần đảm nhiệm là rất đa dạng và phức tạp, đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp luôn diễn ra suôn sẻ. Cũng vì thế mà mức thu nhập của quản lý vận hành khá cao, dao động từ 15 - 25 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Khi đã quyết định theo nghề, bạn nên nâng cao năng lực bằng cách tiếp học lên để lấy bằng Thạc sĩ. Sở hữu trình độ cao sẽ giúp nâng cao lợi thế ứng tuyển so với ứng viên khác và cơ hội nghề nghiệp cũng rộng mở hơn.
Sau 3 - 5 năm ở cương vị quản lý vận hành, chắc chắn bạn sẽ đủ năng lực và hoàn toàn tự tin để thăng tiến lên vị trí cấp cao giám đốc vận hành, giám đốc điều hành (CEO),... hay tìm kiếm cơ hội làm việc mới tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Triển vọng việc làm luôn rộng mở và chào đón bạn, điều quan trọng nhất vẫn là sự cố gắng, nỗ lực không ngừng nghỉ ở mỗi người.
Mức lương và cơ hội phát triển nghề nghiệp là rất lớn
5. 5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ
Để xây dựng được quy trình vận hành hiệu quả, nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo 5 bước sau đây:
Bước 1: DESIGN - Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích công việc
Trước hết, nhà lãnh đạo cần xác định quy trình vận hành doanh nghiệp để đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng và đạt hiệu quả như mong đợi:
-
Để làm gì?
-
Áp dụng cho ai, bộ phận nào?
-
Sử dụng trong công việc, dự án nào?
-
Mục tiêu, kết quả là gì?
Chuẩn hóa quy trình theo văn bản mô tả
Quy trình phải được trình bày rõ ràng, cụ thể thành những bản mô tả chi tiết và chia sẻ đến nhân sự liên quan. Điều này giúp tiết kiệm thời gian hướng dẫn và giúp nhân sự ứng dụng dễ dàng hơn. Hầu hết các bản mô tả quy trình vận hành hiện nay đều áp dụng theo công thức 5W-1H-5M. Trong đó:
Mô hình 5W-1H giúp xác định những đầu việc:
-
Why: Lý do tại sao xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
-
What: Nội dung công việc, quy trình thực hiện.
-
Where: Triển khai ở đâu.
-
When: Triển khai lúc nào, những mốc quan trọng, kết thúc lúc nào…
-
Who: Ai sẽ phụ trách chính, ai hỗ trợ, ai sẽ kiểm duyệt cuối cùng…
-
How: Cách thức làm việc, tài liệu…
Mô hình 5M giúp xác định nguồn lực:
-
Man: Nhân sự cần chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào.
-
Money: Ngân sách thực hiện.
-
Material: Nguyên vật liệu thế nào, nhà cung ứng là ai.
Kiểm soát quy trình
Trong quá trình thực hiện, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần giám sát và kiểm tra liên tục, đánh giá hiệu quả để giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề nhằm điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp phù hợp nhất. Người lãnh đạo cần xác định:
-
Người kiểm tra là ai?
-
Kiểm soát đầu việc nào, tiêu chuẩn đánh giá là gì,…
-
Tần suất kiểm tra.
-
Phương pháp kiểm tra (công cụ, đơn vị đo lường…)
Hoàn thiện thành văn bản
Sau khi có đầy đủ danh sách công việc, cách thức triển khai, phương pháp kiểm soát, nguồn lực,... thì người phụ trách sẽ tổng hợp lại và trình bày thành văn bản hoàn thiện. Văn bản chính là tài liệu hướng dẫn cho nhân sự và đảm bảo họ tuân thủ một cách hiệu quả.
Bước 2: MODELLING - Mô hình hóa quy trình
Để tất cả nhân sự theo dõi dễ dàng và nắm rõ quy trình, bước mô hình hóa là rất cần thiết. Bước này giúp biến lý thuyết trở nên dễ nhìn và dễ thuộc hơn. Nhà lãnh đạo có thể tham khảo mô hình quy trình vận hành doanh nghiệp phổ biến như là Flowchart. Flowchart có nghĩa là sơ đồ/lưu đồ, giúp doanh nghiệp thể hiện một cách trực quan các bước, làm rõ những giai đoạn trọng yếu và nhấn mạnh điều kiện thay đổi rất rõ ràng.
Bước 3: EXECUTION - Triển khai quy trình vận hành doanh nghiệp
Đến bước này, doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng quy trình vào công việc. Các nhân sự nên lưu trữ toàn bộ tài liệu, đầu mục và hoạt động triển khai theo thời gian để lãnh đạo theo dõi tiến độ, đánh giá và kịp thời điều chỉnh, tối ưu vận hành.
Trong thời đại công nghệ được ứng dụng nhiều như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến những nền tảng quản trị nhằm quản lý vận hành hiệu quả. Các nền tảng được áp dụng phổ biến như Base, Chatwork, Airtable,… sẽ giúp nhà lãnh đạo theo dõi công việc trực quan, rõ ràng. Dựa vào đó, nhà lãnh đạo từng bước theo dõi, đánh giá, điều chỉnh ở bước tiếp theo.
Bước 4: MONITORING - Giám sát, đánh giá hiệu quả của quy trình
Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá từng bước và cả hệ thống quy trình vận hành, bao gồm:
-
Thời gian xử lý
-
Ngân sách sử dụng (chi – thu, lợi nhuận, chi phí làm lại do bị sai sót…)
-
Chất lượng đầu ra của sản phẩm hoặc dịch vụ
Thông qua đó, nhà lãnh đạo sẽ biết quy trình đang triển khai có hiệu quả không, đang có đang gặp vấn đề gì, cần điều chỉnh yếu tố nào,… để làm cơ sở cho việc tối ưu vận hành.
Bước 5: OPTIMIZATION - Điều chỉnh, tối ưu hóa quy trình)
Dựa trên kết quả đã đánh giá tại bước 4, nhà quản lý vận hành sẽ điều chỉnh hay loại bỏ bước không cần thiết hoặc thêm bước khác để hoàn thiện quy trình. Sự thay đổi này sẽ dựa vào từng dự án, nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp. Lãnh đạo phải phân tích từ nhiều khía cạnh một cách khách quan để xác định chính xác điểm không hợp lý, dự đoán thuận lợi nguy cơ, tìm cơ hội cải thiện quy trình hiệu quả hơn.
6. Địa chỉ tìm việc quản lý vận hành tốt nhất
Việc làm quản lý vận hành thu hút nhiều ứng viên theo đuổi bởi mức lương hấp dẫn và cơ hội phát triển nghề nghiệp cao. Nếu bạn đang muốn “đầu quân” vào vị trí này, hãy gửi CV đến Navigos Search để nhanh chóng có được việc làm mơ ước trong tầm tay.
Được thành lập vào năm 2002, Navigos Search thuộc Tập đoàn Navigos Group,là đơn vị sở hữu trang web tuyển dụng có lượng truy cập cao nhất Việt Nam - VietnamWorks. Sở hữu lượng data khủng 375,000+ ứng viên cao cấp, 85,000+ ứng viên quản lý cấp cao và 5,000,000+ nhà tuyển dụng đăng ký tài khoản từ VietnamWorks chính là lợi thế lớn nhất giúp đội ngũ headhunter của Navigos Search tìm kiếm việc làm chất lượng trong thời gian ngắn nhất cho ứng viên.
Bên cạnh đó, với đội ngũ tư vấn là những chuyên gia tuyển dụng chuyên nghiệp, họ đều am hiểu sâu sắc giá trị lao động và am hiểu sâu sắc về từng ngành nghề. Chúng tôi gọi chuyên gia tuyển dụng là “Người kiến tạo giấc mơ”, dựa trên quy trình tuyển dụng bài bản, họ sẽ tiến hành tìm kiếm nhà tuyển dụng phù hợp cho ứng viên.
Với quy trình làm việc hết sức bài bản và căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của ứng viên cùng tình hình phát triển thị trường lao động, chuyên viên Navigos Search sẽ tư vấn cho ứng viên môi trường làm việc và vị trí công việc thích hợp nhất.
Mỗi ngày tại Navigossearch.com, rất nhiều việc làm quản lý vận hành nhà hàng, quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, quản lý vận hành hệ thống cấp nước, quản lý vận hành khách sạn,... cùng nhiều vị trí cấp trung và cấp cao khác của các doanh nghiệp lớn được đăng tải với mức lương cực kỳ hấp dẫn nên bạn đừng bỏ lỡ cơ hội cho mình nhé.
Song song với điều đó, mang đến giải pháp tuyển dụng tối ưu, Navigos Search tự hào là nhà “săn nhân tài” số 1 Việt Nam hiện nay. Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng quản lý nhân sự hay bất kỳ vị trí nhân sự cấp cao, cấp trung nào khác, hãy liên hệ cho chúng tôi để có được ứng viên tiềm năng nhất.
Navigos Search - Địa chỉ tìm kiếm việc làm cấp trung, cấp cao tốt nhất
Hơn 20 năm trong lĩnh vực “săn” nhân tài và tuyển dụng nhân sự, Navigos Search tự hào mang đến hàng triệu công việc chất lượng cho ứng viên, giúp hàng trăm ngàn doanh nghiệp, tập đoàn sở hữu những nhân lực giỏi nhất. Với tất cả ưu điểm nổi bật trên, Navigos Search tự hào là cầu nối hoàn hảo nhất giữa ứng viên và nhà tuyển dụng.
Đừng ngần ngại liên hệ đến Navigos Search nếu bạn đang tìm kiếm việc làm quản lý vận hành hay doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tìm kiếm ứng viên giỏi. Chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để “chắp cánh” cho ứng viên và doanh nghiệp chạm đến ước mơ thông qua dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp số 1 Việt Nam!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam