Trưởng bộ phận
hành chính là người đứng đầu bộ phận hành chính, đóng vai trò rất quan trọng trong
doanh nghiệp và sở hữu mức lương cao. Nếu bạn đang theo đuổi vị trí này nhưng
chưa biết rõ yêu cầu công việc, cách tìm việc hiệu quả nhất thì đừng bỏ qua bài
viết này. Navigos Search tin rằng, bạn sẽ có được những bí kíp cực hay ho để ứng
tuyển thành công!
1. Nghiên cứu bản mô tả công việc của trưởng bộ phận
hành chính
Để tìm việc làm
trưởng bộ phận hành chính thành công, trước hết bạn cần hiểu rõ công việc của vị
trí này. Về cơ bản, họ thực hiện các công việc dưới đây:
+
Chỉ đạo, tổ chức các hoạt động, sự kiện và công việc
hành chính
+
Đề xuất, tham mưu cho cấp trên về nội quy của doanh
nghiệp
+
Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên,
tuân thủ quy định
+ Tuyển dụng nhân viên hành chính đào tạo, hướng dẫn họ làm việc
+
Đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn chấp hành quy định của
doanh nghiệp và đề xuất khen thưởng, kỷ luật
+
Soạn thảo và quản lý công văn, tài liệu, con dấu,...
+
Kiểm soát việc bảo trì, sửa chữa thiết bị văn phòng
+
Hỗ trợ đặt lịch họp cho cấp trên
+
Quản lý chi phí hành chính
+
Phối hợp với phòng ban khác để xây dựng thương hiệu
hình ảnh doanh nghiệp
+
Thực hiện báo cáo và làm công việc khác theo sự chỉ đạo
của cấp trên
Trưởng bộ phận hành chính thực hiện rất nhiều công việc
2. Biết rõ mức lương nhận được
Mức lương của trưởng bộ phận hành chính hiện nay là 10
- 30 triệu đồng/tháng. Bạn hoàn toàn có thể kỳ vọng một mức lương cao hơn nếu tự
tin bản thân có thể làm tốt hơn những gì
doanh nghiệp cần. Hiện nay, tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, mức lương dành vị
trí này sẽ phụ thuộc nhiều vào thành tích làm việc và trình độ chuyên môn của mỗi
người.
Xem thêm >>
3. Trang bị đầy đủ yêu cầu công việc
Ứng tuyển bất kỳ
công việc nào cũng yêu cầu ứng viên phải đáp ứng những tiêu chí tuyển dụng cụ
thể. Tại vị trí trưởng bộ phận hành chính, ứng viên phải trang bị cho mình những
yếu tố sau đây:
Trình độ và kinh nghiệm làm việc
Ứng viên cần có bằng Cử nhân trở lên các chuyên ngành
Quản trị Hành chính Văn phòng, Kỹ thuật, Quản trị nhân sự, Quản trị Kinh
Doanh,... và có 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương để đảm bảo
thực hiện tốt được công việc được giao.
Ứng viên cũng cần hiểu biết về pháp luật, đặc biệt là
luật lao động, chế độ, chính sách dành cho người lao động theo quy định và sử dụng
thành thạo tin học để phục vụ tốt cho công việc.
Ứng viên cần đáp ứng yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
Kỹ năng liên quan
Giao tiếp tốt
Để công việc hành chính diễn ra trôi chảy thì không thể
thiếu kỹ năng giao tiếp. Vị trí này không chỉ là mối liên hệ đầu tiên giữa cấp
trên và các bộ phận, giữa doanh nghiệp và khách hàng, mà còn phụ trách nhiệm vụ
văn thư liên quan, tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự,... Do đó, bạn phải thật
khéo léo trong cách ứng xử, giao tiếp tốt bằng văn bản và cả lời nói ở cấp độ
cao.
Kỹ năng quản lý
Đây là kỹ năng quan trọng với vị trí quản lý như trưởng
bộ phận hành chính. Kỹ năng này sẽ giúp bạn tạo dựng lòng tin với cấp trên, đội
ngũ nhân sự cũng như đưa ra các quyết định công bằng, tính thuyết phục cao.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
Giải quyết, mâu thuẫn xung đột hiệu quả
Phòng hành chính là nơi xảy ra xung đột liên quan đến
lương thưởng, phúc lợi của nhân viên nên người đứng đầu phòng phải thường xuyên
xử lý nhiều vấn đề khác nhau. Kỹ năng giải quyết xung đột rất cần thiết đối với
người làm vị trí này để đảm bảo một môi trường lành mạnh, phát triển tốt cho
nhân sự.
Bạn cần giữ một cái đầu lạnh, tư duy phân tích kỹ lưỡng
vấn đề và quan sát, học hỏi từ người khác để có được hướng tư duy, những cách
giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Tổ chức hợp lý
Một phần nhiệm vụ của người đứng đầu phòng hành chính
liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý công văn giấy tờ, hợp
đồng, hồ sơ người lao động,... Thêm vào đó, các điều khoản, quy định và luật
lao động cũng liên tục thay đổi. Lượng công việc đảm nhận là rất lớn, yêu cầu bạn
phải có kỹ năng tổ chức hợp lý để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất làm việc
đạt kết quả cao.
Rất nhiều kỹ năng quan trọng ở vị trí này
Trách nhiệm cao
Là người được cấp trên tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ
những thông tin bí mật của doanh nghiệp cũng như các thông tin về mức lương từng
nhân viên. Tinh thần trách nhiệm và đạo đức của vị trí này không cho phép họ
chia sẻ hay tiết lộ thông tin ra ngoài để tránh gây những bất lợi, ảnh hưởng xấu
đến đơn vị.
4. Tùy chỉnh CV
Để lọt vào con mắt xanh của nhà tuyển dụng, bạn phải
làm nổi bật những thành tựu liên quan đến công việc hành chính. Thành tích chính
là lợi thế của người có kinh nghiệm so với những người mới vào nghề. Nếu bạn đã
trải qua khoảng thời gian đủ dài và có những dấu mốc đáng kể trong sự nghiệp
thì hãy lưu ý đưa vào CV các thành tích nổi bật nhất để tránh CV dài dòng, nội
dung thiếu trọng tâm.
Bên cạnh đó, một CV tìm việc trưởng phòng hành chính
cũng cần biết cách nhấn mạnh vào mục tiêu nghề nghiệp. Với người đã có kinh
nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp đặt ra trong CV nên là mục tiêu dài hạn và mang
tính chiến lược trên con đường sự nghiệp thay vì mục tiêu ngắn hạn.
CV chính là nơi “khoe” ra những điểm tốt đẹp của bạn để
thuyết phục nhà tuyển dụng nhưng chắc chắn rằng không một nhà quản lý nào ưa
thích một người khoe mẽ, hay khoa trương. Vì vậy, bạn hãy “khoe” thật khéo léo
và khiêm tốn trong các câu từ, tránh dùng từ nói quá như “Tối rất/vô cùng tự
tin vào năng lực của bản thân”...
Bạn cần thể hiện tất cả nội dung thông tin về kinh
nghiệm, kỹ năng, thành tích nổi bật,... đều liên quan đến vị trí trưởng bộ phận
hành chính. Đồng thời, các thông tin đó cần có đầy đủ dẫn chứng và người tham
chiếu để dễ dàng thuyết phục nhà tuyển dụng hơn.
Chuẩn bị CV hoàn hảo để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
5. Chuẩn bị bộ phỏng vấn
Khi đã có về
chuyên môn công việc tốt và tạo CV ấn tượng, bước tiếp theo bạn cần làm là chuẩn
bị trước bộ câu hỏi phỏng vấn trưởng bộ phận hành chính để nâng cao cơ hội
trúng tuyển. Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung
và cấp cao, Navigos Search khuyên bạn nên tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn
nhất dưới đây:
+
Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?
+
Hãy cho biết thành tích đạt được trong công việc của bạn?
+
Nêu hiểu biết của bạn về Bộ luật lao động, luật thuế
TNCN, công đoàn, Bảo hiểm không?
+
Một ngày làm việc của trưởng bộ phận hành chính diễn
ra như thế nào?
+
Bạn sử dụng công cụ nào để hỗ trợ cho công việc?
+
Những kỹ năng quan trọng nhất của vị trí này là gì?
+
Làm thế nào để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả?
+
Bạn xử lý xung đột giữa các nhân viên, giải quyết vấn
đề trong công việc như thế nào?
+
Khi tổ chức cuộc họp, bạn cần làm những công việc gì?
+
Khi nhận được một công văn khẩn từ đối tác, bạn xử lý
như thế nào?
+
Theo bạn, văn hoá doanh nghiệp có ý nghĩa gì và bạn sẽ
thúc đẩy nó phát triển như thế nào?
+
Bạn đã bao giờ tính toán và đề xuất thay đổi mức lương
của nhân sự chưa?
+
Bạn làm cách nào để nâng cao hiệu quả công việc?
+
Bạn sẽ đóng góp gì cho doanh nghiệp chúng tôi nếu trở
thành trưởng bộ phận hành chính?
+
Vì sao bạn ứng tuyển vị trí trưởng bộ phận nhân sự?
+
Bạn có câu hỏi nào dành cho chúng tôi không?
6. Ứng tuyển trưởng bộ phận nhanh chóng tại Navigos
Search
Khi đã hội tụ đầy
đủ về chuyên môn, kinh nghiệm và những kỹ năng nghề nghiệp thì bạn sẽ trở thành
ứng viên sáng giá cho vị trí trưởng bộ phận hành chính. Lúc này, chắc hẳn đang
có nhiều sự lựa chọn về nơi làm việc chờ bạn ứng tuyển. Tuy nhiên, để có được
môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng mức lương hấp dẫn, bạn không thể bỏ qua
Navigos Search - Đơn vị tuyển dụng cấp trung và cấp cao uy tín số 1 Việt Nam hiện
nay.
Bạn chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng CV và chuyên viên của
Navigos Search sẽ chọn lọc, thông báo cho bạn ngay sau khi có thông tin tuyển dụng
trưởng bộ phận hành chính phù hợp. Trong trường hợp không đủ điều kiện trúng
tuyển, bạn vẫn được thông báo để tránh quãng thời gian chờ đợi căng thẳng và mệt
mỏi.
Đội ngũ
tư vấn của Navigos Search đều là những chuyên
gia tuyển dụng vô cùng chuyên nghiệp, am hiểu sâu sắc giá trị nguồn nhân lực,
trình độ Cử nhân trở lên, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc và đều được đào
tạo kỹ lưỡng qua các khóa học kỹ năng chuyên sâu, cùng quy
trình tuyển dụng bài bản, khoa học, chuyên viên Navigos Search sẽ
tiến hành tìm kiếm và trao đổi về môi trường làm việc phù hợp nhất với ứng
viên.
Công ty tuyển dụng
nhân sự cấp trung và cấp cao uy tín hàng đầu Việt Nam
Navigos Search đóng vai trò là cầu nối để đàm phán, tư
vấn về lương và phúc lợi cho ứng viên. Sau khi ứng viên trúng tuyển, các chuyên
gia sẽ tiếp tục theo sát để hướng đến sự thành công sau khi gia nhập công ty.
Bên cạnh đó, với 375,000+ ứng viên cao cấp, 85,000+ ứng
viên quản lý cấp cao có sẵn cùng giải
pháp tuyển dụng tốt nhất, Navigos Search còn là nhà ”săn nhân
tài” số 1 Việt Nam hiện nay. Chúng tôi lấy làm tự hào khi đã hỗ trợ hàng trăm
ngàn doanh nghiệp, tập đoàn trên khắp Việt Nam có được nguồn nhân lực tốt nhất
và đồng cùng hàng triệu ứng viên, giúp họ có được việc làm
chất lượng hàng đầu.
Bằng cách tuân thủ 5 giá trị cốt lõi “Dịch vụ vượt
mong đợi - Luôn cải tiến - Chịu trách nhiệm và sở hữu công việc mình làm - Luôn
trao đổi thẳng thắn - Liêm chính”, Navigos Search đã liên tục cung cấp dịch vụ
chất lượng cao cho ứng viên và doanh nghiệp tuyển dụng từ khi thành lập vào năm
2002.
Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng tìm kiếm
nhân tài, hãy liên hệ
nhanh chóng đến Navigos Search để sở hữu ứng viên giỏi nhất. Hoặc nếu bạn đang
tìm kiếm việc làm trưởng bộ phận hành chính hay bất kỳ một vị trí nào khác, hãy
gửi CV đến chúng tôi để nhanh chóng được thông báo khi có tin tuyển dụng phù hợp.
Navigos Search luôn nỗ lực không ngừng để chắp cánh
cho ứng viên và doanh nghiệp chạm đến ước mơ thông qua dịch vụ tuyển dụng
chuyên nghiệp số 1 Việt Nam!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam