Bộ phận nhân sự luôn phải đau đầu trong việc tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu chất lượng cho doanh nghiệp. Họ phải bỏ ra khoảng lớn thời gian và chi phí nhưng vẫn không tìm được ứng viên đáp ứng với tiêu chí đề ra. Để giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả, Navigos Search xin chia sẻ một số giải pháp sau đây.
1. Có kế hoạch tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu rõ ràng
Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu để gửi Giám đốc điều hành (CEO) phê duyệt.
Một kế hoạch tuyển dụng tốt bao gồm những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về:
- Số nhân viên cần tuyển dụng
- Kỹ năng và yêu cầu công việc
- Thời gian nhận hồ sơ và phỏng vấn
- Ước tính ngân sách cho vị trí đó
Một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và chiêu mộ nhân lực có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị trí cần tuyển dụng và môi trường văn hóa của đơn vị.
Kế hoạch tuyển dụng cần phải rõ ràng và chi tiết
2. Mô tả công việc cụ thể
Bản mô tả công việc là nội dung quan trọng nhất trong một bài đăng tin tuyển dụng. Nội dung trong bản mô tả phải làm rõ nhiệm vụ và kỹ năng chuyên môn cần có của ứng viên.
Việc đưa ra một bản mô tả công việc chung chung không chỉ làm ứng viên không nắm rõ vị trí công việc đang tuyển dụng mà còn khiến nhà tuyển dụng mất thời gian giải thích lại công việc lần nữa trong buổi phỏng vấn, hoặc sau khi ứng viên đã trúng tuyển. Bản mô tả công việc càng chi tiết thì việc sàng lọc hồ sơ càng hiệu quả, giúp loại bỏ các ứng viên không phù hợp, không đủ tiêu chuẩn.
Bản mô tả công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu thường bao gồm các ý sau:
- Lên kế hoạch tìm kiếm và đề xuất với ban giám đốc về thông tin hàng hóa, nhập hàng, tìm kiếm nhà cung cấp.
- Soạn thảo và ký kết hợp đồng, giao dịch.
- Trực tiếp đàm phán với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
- Theo dõi và quản lý hành trình, tiến độ hàng hóa, sản phẩm.
- Kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa.
- Giải quyết mâu thuẫn và vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa, sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
- Tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ liên quan tới hàng hóa và nhận kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp.
- Xác định mã HS code của toàn bộ mặt hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.
- Xử lý thủ tục liên quan đến hải quan như khai báo, giấy xuất hàng,...
- Quản lý, lưu trữ các loại chứng từ và chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
3. Lên nội dung tuyển dụng thu hút
Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, hình thức đăng tin tuyển dụng cũng phong phú hơn. Điều này tạo cơ hội để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được ứng viên hơn, nhưng cũng gây khó khăn với các doanh nghiệp khi tin tuyển dụng của mình bị trôi, khó gây ấn tượng giữa hàng trăm tin tuyển dụng khác. Vì thế, ngoài việc đưa ra mức lương và đãi ngộ hấp dẫn, doanh nghiệp cần có nội dung tuyển dụng bài bản và thu hút.
Vậy, làm cách nào để tin tuyển dụng của bạn ấn tượng và thu hút ứng viên? Hãy tham khảo những gợi ý sau của các chuyên gia Navigos Search:
- Tiêu đề thu hút: Tiêu đề hấp dẫn sẽ giúp tin tuyển dụng của đơn vị bạn nổi bật và được nhiều ứng viên quan tâm hơn.
- Chú trọng vào phần lợi ích ứng viên nhận được: Yêu cầu công việc và kỹ năng rất quan trọng, những điều ứng viên quan tâm nhất là quyền lợi nhận được. Vì thế, chỉ cần đánh đúng tâm lý người tìm việc bằng bản mô tả công việc chi tiết, chế độ đãi ngộ hấp dẫn cùng cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được ứng viên tiềm năng tốt hơn. Nếu bạn không thể đăng tin tuyển dụng vì một lý do nào đó thì bạn cũng cần soạn thảo một bảng mô tả cụ thể, các headhunter của Navigos Search sẽ dựa vào đó để giúp nhà tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp nhất với các tiêu chí đặt ra.
- Thông tin tuyển dụng sáng tạo, mới mẻ: Đừng để tin tuyển dụng nhàm chán và không có ấn tượng giữa hàng trăm tin khác, hãy tạo nên sự khác biệt bằng cách dùng từ ngữ vui vẻ nhưng không quá trẻ con đối với các vị trí dưới quản lý.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, ngắn gọn và chuyên nghiệp: Dù nội dung tin tuyển dụng được khuyến khích theo hướng mới mẻ và sáng tạo, nhưng theo nguyên tắc căn bản vẫn phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để ứng viên có thể hình dung cụ thể công việc mà mình đảm trách.
Tin tuyển dụng hấp dẫn sẽ thu hút được nhiều ứng viên
4. Chọn kênh đăng tin tuyển dụng phù hợp
Đăng tin trên website tuyển dụng
Đây là phương pháp tuyển dụng nhân sự khá hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng ngày nay. Họ sẽ đăng bài trên website tìm việc làm, với số lượng đông đảo ứng viên truy cập tìm việc mỗi ngày doanh nghiệp sẽ tiếp cận được các ứng viên nhanh chóng.
Nhà tuyển dụng nên vào những trang web lớn, uy tín như VietnamWorks, TopCV,... Các website này rất hữu dụng với những doanh nghiệp chưa có thương hiệu hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn quảng cáo thương hiệu.
Sử dụng mạng xã hội
Mạng xã hội Facebook có lượng truy cập mỗi ngày rất lớn, đặc biệt là các hội nhóm tuyển dụng luôn thu hút đông đảo ứng viên tham gia, truy cập để tìm kiếm cơ hội việc làm.
Theo thống kê từ Statista, Việt Nam nằm trong danh sách các quốc gia có tỷ lệ người dùng mạng xã hội cao nhất thế giới. Vì vậy, đây chính là một trong những kênh quảng bá tin tuyển dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp ngày nay.
Ngoài việc đăng tin tuyển dụng trên website tìm việc, bạn có thể tận dụng những kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Tiktok để chạy quảng cáo và tìm ứng viên xuất nhập khẩu phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Bạn nên đăng tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội vào các khung giờ “vàng” để giúp tin tuyển dụng của công ty tiếp cận được nhiều người nhất, thu hút và tương tác với nhiều người. Sau đây là 3 khung giờ “vàng” Navigos Search gợi ý bạn để có nhiều người hoạt động nhất:
Buổi sáng : 10h - 11h
Buổi chiều : 16h - 17h
Buổi tối : 20h30 - 23h
Đăng tin lên các trang chuyên tuyển dụng xuất nhập khẩu
Sử dụng video tuyển dụng
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, hình thức tuyển dụng nhân sự đã sáng tạo hơn. Một số doanh nghiệp đã tận dụng nền tảng như Tiktok - mạng xã hội đang có xu hướng được nhiều người dùng để quay video tuyển dụng nhân sự.
Cách tuyển dụng này khá thú vị, người xem sẽ nắm bắt được thông tin chính của công việc, còn doanh nghiệp sẽ quảng bá được thương hiệu của mình với mức chi phí bỏ ra không quá lớn.
Sử dụng dịch vụ tuyển dụng headhunter Navigos Search
Nếu đã áp dụng các hình thức tuyển dụng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa tìm được ứng viên ưng ý thì giải pháp tối ưu nhất là lựa chọn dịch vụ headhunter (săn đầu người). Tuyển dụng thông qua công ty headhunter, doanh nghiệp sẽ tìm được ứng viên tiềm năng nhất và phù hợp với yêu cầu đưa ra.
Hiện tại, Navigos Search được đánh giá là đơn vị “săn” nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam. Được thành lập từ năm 2002, Navigos Search thuộc Tập đoàn Navigos Group là đơn vị sở hữu trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam - VietnamWorks. Với lượng data khổng lồ 375,000+ ứng viên cao cấp, hơn 5,000,000+ tài khoản từ dữ liệu VietnamWorks chính là lợi thế và là nguồn tài nguyên màu mỡ cho các headhunter hỗ trợ khách hàng trong mọi ngành nghề.
Đặc biệt, Navigos Search còn sở hữu đội ngũ chuyên gia tư vấn am hiểu thị trường lao động, am hiểu kinh tế ngành cùng những kỹ năng chuyên nghiệp sẽ nắm bắt chính xác yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn. Họ sẽ tiến hành tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn và đề xuất chính xác ứng viên tiềm năng, phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, với quy trình làm việc hết sức chặt chẽ và khoa học sẽ giúp Navigos Search đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhân tài nhanh chóng, chính xác nhất cho doanh nghiệp.
Navigos Search - Công ty headhunter hàng đầu Việt Nam
Với tất cả những ưu thế nổi bật trên, Navigos Search cam kết tỷ lệ lấp đầy chỗ trống của doanh nghiệp là 100% trong thời gian sớm nhất. Hãy liên hệ đến Navigos Search nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu hay bất kỳ vị trí việc làm cấp trung, cấp cao khác hoặc gửi CV để nhanh chóng có được công việc mơ ước!
5. Phỏng vấn ứng viên
Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Đứng ở vị trí là nhà tuyển dụng, bạn phải nắm rõ yêu cầu và đặc thù của vị trí công việc đang cần tuyển dụng. Bạn nên chuẩn bị sẵn những câu hỏi phỏng vấn và xác định những điều mong muốn ở ứng viên.
Bạn có thể đưa ra những câu hỏi chung, câu hỏi hành vi, câu hỏi giả thuyết tình huống, câu hỏi tự đánh giá, câu hỏi mang tính chất thăm dò,… Hãy kết hợp nhuần nhuyễn giữa các dạng câu hỏi để có bài test hiệu quả. Qua đó, bạn sẽ hiểu rõ về ứng viên và quyết định xem ứng viên có thật sự thích hợp với vị trí đang tuyển dụng không.
Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu hay nhất mà Navigos Search khuyến khích dùng dưới đây để có thể đánh giá chính xác năng lực ứng viên:
- Hãy giới thiệu đôi nét về bản thân mình?
- Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì?
- Công việc hàng ngày của một nhân viên xuất nhập khẩu gồm những gì?
- Bạn sẽ làm thế nào khi đơn hàng gửi đi có sản phẩm bị lỗi?
- Khi giám sát quá trình vận chuyển, nếu có vấn đề bất ngờ xảy ra thì bạn giải quyết ra sao?
- Với nhân viên xuất nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ có quan trọng không?
- Khó khăn bạn từng gặp trong công việc xuất nhập khẩu là gì?
- Nếu xảy ra bất đồng quan điểm với đối tác về địa điểm giao hàng, bạn sẽ giải quyết ra sao?
- Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong việc áp dụng công nghệ vào công việc xuất nhập khẩu? Nó giúp đơn vị bạn phát triển ra sao?
- Một nhân viên xuất nhập khẩu cần các kỹ năng nào?
- Nhân viên xuất nhập khẩu thường phải làm việc ngoài giờ? Bạn có sẵn sàng?
- Bạn biết đến doanh nghiệp chúng tôi qua kênh nào?
- Vì sao bạn ứng tuyển vị trí này tại doanh nghiệp chúng tôi?
- Tại sao chúng tôi nên chọn bạn?
- Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?....
Quá trình phỏng vấn sẽ trở thành “thảm họa” nếu nhà tuyển dụng không có sự chuẩn bị chu đáo. Bởi hiện nay, các buổi phỏng vấn thường mang tính chất hai chiều, đặc biệt là phỏng vấn nhân sự cấp cao, tức là nhà tuyển dụng tìm hiểu và thử thách ứng viên, song song đó, ứng viên cũng có cơ hội hỏi ngược lại nhà tuyển dụng.
Một số lưu ý khi phỏng vấn ứng viên
Vì thế, bên cạnh chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn ứng viên thì nhà tuyển dụng cũng hãy chuẩn bị một số câu trả lời để “ứng phó” với các ứng viên
Dưới đây là những câu hỏi mà ứng viên sẽ cố “thăm dò” bạn:
- Sản phẩm quan trọng nhất của doanh nghiệp là gì? Sắp tới doanh nghiệp có ý định giới thiệu/sản xuất sản phẩm, dịch vụ nào mới không?
- Đâu là thị trường trọng yếu của doanh nghiệp? Liệu các thị trường đó có tăng trưởng bền vững?
- Tổng số nhân viên, phòng ban của doanh nghiệp là bao nhiêu?
- Trong những năm gần đây, công ty có đợt cắt giảm nhân sự nào không? Nếu có, vấn đề đó ảnh hưởng đến phòng ban và vị trí tôi đang ứng tuyển như thế nào?
- Doanh nghiệp có triển khai các chương trình huấn luyện, đào tạo không?
- Mục tiêu trong những năm tới của doanh nghiệp là gì?
- Vị trí này là tuyển dụng mới hay tuyển dụng thay thế?
- Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp của vị trí tôi đang ứng tuyển là gì?
- Tôi sẽ làm việc tại đâu nếu trúng tuyển? Liệu tôi có thể tham quan văn phòng làm việc?
Quyết định các nhân sự phỏng vấn
Có cần chuẩn bị nhân sự trong buổi phỏng vấn không? Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng đây là bước không cần thiết nhưng trên thực tế cho thấy điều ngược lại. Việc chuẩn bị và sắp xếp nhân sự phỏng vấn rất quan trọng nếu doanh nghiệp phỏng vấn theo hình thức hội đồng. Vậy bạn cần chuẩn bị như thế nào? Hãy lưu lại những gợi ý sau đây:
- Cá nhân người phỏng vấn (bộ phận nhân sự): Phải sắp xếp công việc để hạn chế tình trạng phát sinh công việc gây ảnh hưởng đến thời gian phỏng vấn.
- Người phỏng vấn cùng bộ phận nhân sự: Tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu sẽ có trưởng phòng xuất nhập khẩu tham gia phỏng vấn cùng. Vì thế, HR hãy trao đổi trước để sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên hợp lý.
- Nếu phỏng vấn theo hội đồng: Trước vòng phỏng vấn, bạn cần nhắc hẹn để tất cả mọi người cùng chuẩn bị. Nếu bạn phỏng vấn cùng cấp trên như Giám đốc điều hành (CEO), Phó tổng giám đốc,... thì có thể sử dụng Google Calendar hoặc các ứng dụng khác để nhắc lịch phỏng vấn.
Áp dụng giải pháp tuyển dụng trên để tìm kiếm ứng viên xuất nhập khẩu giỏi nhất
Nguồn nhân lực vững chắc luôn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Và, để tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu giỏi chưa bao giờ là điều dễ dàng. Hy vọng với các giải pháp trên đây, đơn vị bạn sẽ thu hút nhân tài thành công!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam