Tất nhiên, những bí quyết làm việc hiệu quả dưới đây đều được tích lũy từ những người có kinh nghiệm và gặt hái được nhiều thành công
Công việc của bạn luôn trong tình trạng bận rộn? Bạn thường xuyên phải chạy đua với deadline? Vậy liệu có cách làm việc hiệu quả nào giải quyết dễ dàng vấn đề này không? Dù bận đến mấy, nhiều việc đến thế nào nhưng chỉ cần bạn bỏ ra chút ít thời gian tham khảo những mẹo hay ho dưới đây của Navigos Search, chắc chắn bạn sẽ làm việc hiệu quả mỗi ngày và deadline không còn là vấn đề.
1. Nhìn vào deadline và lên kế hoạch làm việc rõ ràng, chi tiết
Khi có được bản kế hoạch rõ ràng đồng nghĩa với việc bạn đã xác định được khoảng thời gian dành cho công việc đó. Và khi sắp xếp công việc và thực hiện chúng theo một thời khoá biểu khoa học cũng là cách để bạn có được thời gian nghỉ ngơi quý báu. Ngoài ra, bạn còn tránh được tình trạng chồng chéo công việc hay giải quyết công việc dàn trải, không dứt khoát dẫn đến tâm lý căng thẳng và chán nản.
Trong bản kế hoạch công việc, bạn cần nhìn vào deadline để liệt kê các công việc cần làm, mục tiêu đặt ra và cách thức, quy trình thực hiện tốt nhất nhằm đảm bảo dự án không chệch khỏi kế hoạch ban đầu. Bản kế hoạch làm việc không nhất thiết phải theo một khuôn mẫu nên bạn có thể xây dựng chúng theo cách bản thân mình cảm thấy dễ nhìn, dễ hiểu nhất.
Lập kế hoạch rõ ràng là một cách làm việc hiệu quả mỗi ngày
2. Sắp xếp công việc thứ tự ưu tiên
Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý, bạn hãy lên lịch làm việc, đánh giá các công việc, rồi phân bố thời gian cho những công việc đó để đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian như trong bản kế hoạch. Trong quá trình sắp xếp, bạn cần linh động bởi sẽ có lúc cần tạm dừng việc có mức ưu tiên thấp và tập trung vào những vấn đề khẩn cấp, quan trọng hơn.
Chìa khóa sắp xếp công việc và làm việc hiệu quả là hiểu rõ toàn bộ những đầu việc bạn cần làm. Hãy liệt kê tất cả nhiệm vụ, đánh giá mục tiêu dài hạn, chia nhỏ mục tiêu lớn, đưa ra thời hạn rõ ràng, đánh dấu nhiệm vụ khẩn cấp, cân nhắc công sức bỏ ra và áp dụng ma trận Eisenhower để quản lý tốt thời gian theo tính chất công việc cần làm.
Ma trận Eisenhower là cách để sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Với Eisenhower, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất của mình một cách dễ dàng, hiệu quả.
Hãy nhớ rằng mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian để thực hiện công việc quan trọng trước. Nắm được cách làm việc khoa học, hiệu quả này, bạn sẽ chủ động, tập trung và làm việc có chủ đích hơn.
3. Bắt đầu với những công việc nhỏ
Bạn có biết Tập đoàn công nghệ nổi tiếng hàng đầu như Apple hay Microsoft, Amazon đã bắt đầu như thế nào không? Trên thực tế, họ đều ra đời từ “tầng hầm, nhà để xe” rồi vươn lên thành những “gã khổng lồ”.
Điều đó có thể cho thấy, mọi thứ đều bắt đầu từ việc nhỏ nhất. Mỗi thành công lớn bạn từng nghe nói đến đều bắt đầu bằng những chuỗi hành động nhỏ. Vì vậy, chìa khóa thành công chính là bắt đầu từ những việc nhỏ nhất.
Hãy tập trung làm tất cả các công việc hàng ngày một cách nghiêm túc dù những công việc đó hoàn toàn dễ dàng với khả năng của bạn. Từ việc hoàn thành chúng, bạn mới có cơ sở để phấn đấu nỗ lực hoàn thành công việc lớn, quan trọng một cách chu toàn nhất.
4. Làm việc hiệu quả nhờ vào “trợ lý” công nghệ hiện đại
Các tiến bộ khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ mạnh mẽ của Internet đã mở đường cho nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tùy vào từng chuyên ngành sẽ có các công cụ, phần mềm hỗ trợ chuyên biệt.
Các công cụ như Wunderlist, Todo List, Google Drive, Evernote… đều là phương pháp tiện ích giúp tăng năng suất làm việc hay ứng dụng Beeminder dành cho người cần biện pháp mạnh để rèn luyện bản thân vào khuôn khổ, Evernote dùng để lưu trữ mọi dạng thông tin. Hay ứng dụng ghi chú (Google Keep), ứng dụng quản lý công việc theo ngày (Microsoft To do),...
Công nghệ chính là nền tảng, phương tiện giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc tốt hơn. Để trở thành nhân viên giỏi và thành công, hãy liên tục cập nhật những phần mềm, ứng dụng liên quan để thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc hơn.
Công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực trong công việc cho bạn
5. Cố gắng và quyết tâm cao độ
Cố gắng và quyết tâm cao độ cũng là một trong những cách làm việc hiệu quả của người thành công. Sự tập trung cao độ sẽ là bí quyết “vàng” giúp bạn vượt qua mọi cám dỗ và đạt được mục tiêu lớn trong công việc. Hiệu suất làm việc tăng sẽ đồng nghĩa việc bạn có thêm thời gian đầu tư để phát triển sự nghiệp.
Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể tập trung cao độ bởi xung quanh tràn đầy thiết bị điện tử hấp dẫn và có vô số nhiệm vụ cần giải quyết cùng lúc khiến bạn khó tập trung vào một công việc nhất định.
Nhà triết học Nietzsche đã từng nói “những người có khả năng tập trung có thể tránh được mọi sự bối rối”. Vậy làm thế nào để tập trung hơn? Bạn có thể tham khảo những mẹo nhỏ như: làm việc khó khăn nhất khi đang dồi dào năng lượng, dẹp bỏ tác nhân gây mất tập trung, sử dụng tai nghe và hãy làm việc vì chính tương lai của bạn.
6. Kết nối với đồng nghiệp và nhờ trợ giúp khi cần
Dù sao thì “hai cái đầu” vẫn tốt hơn “một cái đầu”. Nếu có trên hai người cùng bàn luận, đưa ra hướng giải quyết công việc thì bạn càng có nhiều lựa chọn cho vấn đề đang gặp phải. Kể cả những người bạn yêu cầu giúp đỡ nhưng không thể đưa ra giải pháp hợp lý cho bạn thì ít ra họ cũng là nguồn khích lệ. Biết đâu, những kinh nghiệm từ họ lại cho bạn một ý tưởng tuyệt vời nào đó để trả lời cho vấn đề cần giải quyết.
7. Đừng quên ghi chú thông báo
Phương pháp làm việc hiệu quả cuối cùng là ghi chú thông báo. Những điều quan trọng, đầu việc phải hoàn thành sớm,… đều cần bạn ghi chú cẩn thận và để ở gần nơi thường xuyên nhìn thấy bởi không phải lúc nào bạn cũng nhớ hết toàn bộ công việc phải làm. Từ đó, bạn sẽ không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào và trở thành một nhân sự giỏi trong doanh nghiệp.
Ghi chú là cách nhắc nhở công việc hiệu quả
Có thể lúc bắt đầu những bí quyết trên đây bạn sẽ gặp không ít khó khăn và nản lòng, muốn trì hoãn. Nhưng hãy cố gắng hết mình, sau đó bạn sẽ cảm thấy mình thật thoải mái để làm việc hiệu quả hơn và dễ dàng chiến đấu với deadline. Navigos Search chúc bạn nhanh chóng chạm đến đỉnh cao trên con đường phát triển sự nghiệp của mình. Tại trang Linkedin và Facebook của Navigos Search còn cập nhật liên tục thông tin thị trường, những bài viết thú vị, hữu ích về nhân sự,... nên bạn đừng bỏ lỡ nhé. Cảm ơn quý độc giả đã luôn dành thời gian theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam