Cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản

Đội ngũ nhân sự chính là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp. Vì thế, công tác tuyển dụng nhân sự luôn được các đơn vị chú trọng hàng đầu. Để tuyển được ứng viên giỏi và phù hợp nhất, người phụ trách nhân sự phải lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản. Trong bài viết này, Navigos Search sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu về các bước để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất.

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bản mô tả hoạt động tìm kiếm và chiêu mộ nhân tài theo các tiêu chí mà đơn vị tuyển dụng đề ra như: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng,...
Một bản kế hoạch tuyển dụng đầy đủ sẽ có thông tin về số lượng cần tuyển, vị trí tuyển dụng, thời gian phỏng vấn, ngân sách tuyển dụng ước tính,.... Bản kế hoạch này sẽ được phê duyệt bởi Giám đốc nhân sự (CHRO) để giúp nắm bắt toàn bộ vấn đề tuyển dụng của doanh nghiệp.

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự là bản mô phỏng hoạt động tìm kiếm nhân tài

2. Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng trong doanh nghiệp được thể hiện thông qua các yếu tố:

Rút ngắn thời gian, giảm chi phí tuyển dụng

Với bản kế hoạch tuyển dụng hoàn hảo, người thực hiện sẽ biết tổ chức công việc, sắp xếp lịch trình làm việc hợp lý. Mức độ hoàn thành công việc được đảm bảo giúp doanh nghiệp giảm bớt được chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng và giúp việc theo dõi tiến độ tuyển dụng dễ dàng để hỗ trợ, giải quyết kịp thời lúc cần thiết.

Tuyển dụng được nhân sự phù hợp

Bản kế hoạch tuyển dụng sẽ nêu rõ về công việc thực hiện, yêu cầu cần có về trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng làm việc,.... của ứng viên. Điều này giúp nhà quản lý khai thác thông tin ứng viên thuận tiện hơn. Với một số vị trí khó dụng, đặc biệt là vị trí quản lý cấp cao, nhà quản lý có thể cân nhắc chấp nhận ứng viên thiếu sót một số tố chất không quá quan trọng và có thể bồi dưỡng thêm khi tiếp nhận ứng viên vào làm việc. 

Tìm kiếm được nhân sự giỏi

Cách tuyển dụng của mỗi đơn vị sẽ không giống nhau. Với quy trình tuyển dụng thông thường, ứng viên trải qua các dạng phỏng vấn như giới thiệu bản thân, thể hiện kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm đã có, giải quyết tình huống… với mục đích giúp nhà quản lý lựa chọn được nhân tố sáng giá nhất. Việc tìm kiếm nhân tài rất được hầu hết các doanh nghiệp chú trọng. Nếu nhà tuyển dụng đánh giá, nhận thấy được nhân sự giỏi thì cần đưa ra lời đề nghị hấp dẫn để mời họ về làm việc.

Thu hút nhiều ứng viên sáng giá hơn

3. Sai lầm thường gặp khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp khó khăn trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng và mắc sai lầm khi thực hiện. Sau đây là một số sai lầm thường gặp nhất:

Chưa nắm rõ mục đích, nhu cầu tuyển dụng

Sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp gặp phải là không nắm rõ mục đích và nhu cầu tuyển dụng. Các nhà quản lý chỉ nghĩ rằng kế hoạch tuyển dụng nhân sự là biểu mẫu để thể hiện số lượng nhân viên cần tuyển và thời gian hoàn thành việc tuyển dụng. Vì thế mà bộ phận nhân sự sẽ không hiểu rõ được nhu cầu và mục đích tuyển dụng. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp tuyển dụng ứng viên không chất lượng và không phù hợp với vị trí công việc.

Chưa xác định rõ chân dung ứng viên cần tuyển

Chân dung ứng viên chính là yếu tố quan trọng để nhân sự biết rõ cần tuyển dụng ứng viên ra sao. Bộ phận nhân sự thường không biết họ cần tuyển dụng người như thế nào, có kỹ năng gì để đáp ứng vị trí đó. Chính điều này gây khó khăn cho bộ phận tuyển dụng vì họ khó xác định đúng tiêu chuẩn đánh giá năng lực, độ phù hợp của ứng viên với công việc. Từ đó, doanh nghiệp tuyển dụng sai người và gây tốn kém chi phí tuyển dụng.

Chưa tập trung thời gian lên kế hoạch tuyển dụng

Đây là một lỗi rất hay gặp của bộ phận nhân sự khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Để có được bản kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh, người phụ trách phải bỏ ra nhiều thời gian lẫn công sức để lên ý tưởng, xác định chi phí, lên kế hoạch,... Nếu lên kế hoạch không cụ thể thì chắc chắn khi triển khai sẽ không hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.

Chưa xác định mức độ ưu tiên của vị trí tuyển dụng

Các doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự để đáp ứng mục tiêu tăng trưởng doanh số, và mở rộng khách hàng. Tuy nhiên, có đôi khi các thành viên trong bộ phận nhân sự chưa hiểu rõ mục tiêu tăng trưởng của đơn vị, khiến việc phân bố thời gian và chi phí tuyển dụng không tập trung đúng vào vị trí nhân sự cần ưu tiên. 
Nếu không có kế hoạch tuyển dụng bài bản từ đầu, doanh nghiệp sẽ mất nhiều chi phí, thời gian tuyển dụng. Vì vậy, một bản kế hoạch nhân sự chuẩn là điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp tuyển dụng dễ dàng hơn.

Sai lầm khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Xem thêm >> Phương pháp đánh giá nhân sự chính xác cho nhà quản lý

4. Cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản

Hãy làm theo những gợi ý dưới đây để viết một kế hoạch tuyển dụng thích hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn:

Đánh giá tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp

Đánh giá tình hình nhân sự hiện tại giúp nhà tuyển dụng xác định tình trạng thừa và thiếu nhân sự ở các bộ phận. Qua đó, người quản trị nhân sự sẽ đưa ra quyết định về việc luân chuyển hay cần tuyển dụng thêm nhân sự để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại của đơn vị.
Không chỉ thế, việc đánh giá tình hình nhân sự còn giúp doanh nghiệp xem xét, đánh giá lại các vấn đề như mức lương, phúc lợi để có sự điều chỉnh hợp lý nhằm đem lại quyền lợi phù hợp, tốt nhất cho nhân viên.

Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng bắt đầu bằng quá trình phân tích xem doanh nghiệp có thật sự cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không, số lượng cần tuyển và những yêu cầu về công việc. Nói ngắn gọn, xác định nhu cầu tuyển dụng là đánh giá mức độ cấp thiết và yêu cầu chi tiết của tuyển dụng.
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp cần được đánh giá dựa trên những vấn đề sau:

• Năng lực phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
• Tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp: Về số lượng, chất lượng nhân sự có đáp ứng đủ cho công việc không? Các mảng, kỹ năng nào mà nhân lực hiện tại còn thiếu sót?
• Tỉ lệ nhân viên thôi việc.
• Chính sách lương thưởng, phúc lợi.
• Chi phí trung bình để tuyển dụng thành công số lượng nhân sự đạt yêu cầu.
• Tình hình tuyển dụng nhân sự trên thị trường tại thời điểm đó.

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp quá trình tuyển dụng đi đúng hướng, mang lại nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu cho doanh nghiệp, đánh giá chính xác tình hình nhân sự của doanh nghiệp và hạn chế vấn đề về lãng phí nhân lực, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Soạn thảo bản mô tả công việc hấp dẫn

Để thu hút những ứng viên sáng giá, doanh nghiệp cần xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn. Mỗi bản mô tả công việc phải có đầy đủ những thông tin quan trọng:

+ Thông tin vị trí việc làm
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Yêu cầu cần có: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất,...
+ Mức lương, lợi ích nhận được
+ Địa điểm làm việc
+ Chi tiết liên hệ

Hãy tự tạo cho mình một bản checklist riêng dựa vào đặc trưng của doanh nghiệp bạn. Thay vì liệt kê hàng dài những yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí công việc, bạn nên nhấn mạnh vào những quyền lợi mà ứng viên sẽ nhận được. Thậm chí, bạn nên giới thiệu qua về sứ mệnh của doanh nghiệp để ứng viên có cái nhìn cụ thể đối với môi trường họ đang mong muốn được gia nhập.

Đặc biệt, nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hãy liên hệ đến đội ngũ chuyên giacủa Navigos Search. Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực tuyển dụng, họ sẽ giúp bạn có được bản mô tả công việc đúng chuẩn và hấp dẫn để thu hút nhiều ứng viên giỏi.

Đội ngũ chuyên gia tư vấn hàng đầu tại Navigos Search

Lên ngân sách của kế hoạch tuyển dụng

Một ngân sách tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn nguồn cung cấp ứng viên hợp lý và giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho những bước tuyển dụng tiếp theo. Khi ngân sách tuyển dụng được tiết kiệm, việc đảm bảo ngân sách bổ sung cho những nhu cầu khác cần hoàn thành sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Ngân sách tuyển dụng bao gồm:

• Quảng cáo trên nền tảng mạng xã hội.
• Chi phí xây dựng thương hiệu.
• Chi phí nhân sự HR.
• Chi phí tham gia và tổ chức ngày hội tuyển dụng.
• Các khoản chi phí khác.
• Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng

Khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách tuyển dụng, bạn cần tiến hành xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng, chính xác. Quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nói chung và người tuyển dụng nói riêng dễ dàng lựa chọn được ứng viên sáng giá. Những điểm mạnh, điểm yếu của từng ứng viên sẽ được thể hiện trong buổi phỏng vấn. Khi đó, doanh nghiệp sẽ giảm được tỷ lệ tuyển dụng sai và rút ngắn tối đa thời gian tuyển dụng.

Xác thực thông tin ứng viên

Khi đã lựa chọn thành công ứng viên chất lượng và phù hợp, bạn hãy kiểm tra thật kỹ lý lịch, thông tin về người được chọn đó. Trong nhiều trường hợp, để được nhận vào doanh nghiệp lớn, ứng viên có xu hướng “thổi phồng” lý lịch của mình và hy vọng không ai dành thời gian để xác minh lại thông tin cá nhân. Do đó, việc xác thực thông tin ứng viên trước là vô cùng quan trọng. 

Đánh giá hiệu quả kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng phải là tài liệu phản ánh sự tiến bộ mà doanh nghiệp đạt được. Khi doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn, bạn cũng cần thay đổi chiến lược tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngày càng cạnh tranh gay gắt và tăng cao.

Việc thường xuyên đánh giá hiệu quả và mức độ phù hợp của kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ giúp bạn tự rút ra được những bài học thực tế. Từ đó, bạn sẽ nhận thấy những vấn đề nào đã làm tốt, điều gì cần cải thiện trong việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự để có thêm kinh nghiệm hữu ích.

Đánh giá kế hoạch tuyển dụng

Xem thêm >> Điều cần biết khi ứng tuyển trưởng phòng nhân sự

5. Giải pháp tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số 1 hiện nay

Những cách trên sẽ khiến doanh nghiệp bạn phải mất rất nhiều thời gian, tốn kém chi phí và thậm chí có thể vẫn không tìm được ứng viên phù hợp. Vậy lúc này bạn sẽ làm thế nào? Xu hướng của hầu hết các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ hiện nay là lựa chọn dịch vụ “săn” nhân tài tại Navigos Search. Được thành lập từ năm 2002, đến thời điểm hiện tại, Navigos Search được đánh giá là công ty tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số 1 hiện nay.

Đội ngũ chuyên gia tư vấn tận tâm của Navigos Search sẽ luôn sát cánh doanh nghiệp từ khi có nhu cầu tuyển dụng cho đến khi tiếp nhận ứng viên. Doanh nghiệp sẽ chỉ thanh toán chi phí sau khi tuyển dụng thành công. Tất cả chuyên gia tư vấn của chúng tôi đều tốt nghiệp đại học trở lên, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng, đều được đào tạo qua các khóa học kỹ năng chuyên sâu và am hiểu thị trường lao động, đảm bảo tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển dụng.

Với dịch vụ tuyển dụng cấp cao, Navigos Search sẽ cung cấp một đội ngũ tuyển dụng chuyên biệt hợp tác với doanh nghiệp bạn trong quá trình tuyển dụng nhân sự cấp cao cùng hơn 375,000+ hồ sơ ứng viên cao cấp, đảm bảo tuyển chọn ứng viên tốt và chất lượng nhất cho doanh nghiệp trong thời gian nhất định.  

Bên cạnh đó, với dịch vụ thuê ngoài quy trình tuyển dụng, đảm bảo kết quả tuyển dụng nhanh hơn, chất lượng ứng viên cao cấp và giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh khi bạn tuyển đúng nhân sự phù hợp. Chúng tôi cung cấp một đội ngũ nhân viên tuyển dụng chuyên nghiệp gồm các chuyên gia tuyển dụng làm việc tại doanh nghiệp của bạn.

Song song với điều đó, Navigos Search còn là đơn vị tin cậy hàng đầu để ứng viên tìm kiếm việc làm. Mỗi ngày tại kênh Navigossearch.com đều cập nhật liên tục các vị trí việc làm cấp trung, cấp cao với mức lương rất hấp dẫn.

Navigos Search - Đơn vị tuyển dụng tìm kiếm nhân tài hàng đầu Việt Nam

• Trụ sở TP Hồ Chí Minh: Tầng 20, E.town Central Tower, 11 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4
• Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà V. - 125 Bà Triệu, Quận Hai Bà Trưng
• Hotline: 1800 585 826
• Email: contact@navigossearch.com
• Website: navigossearch.com
• Fanpage: facebook.com/NavigosSearchVietnam