Bạn là nhà quản lý dự án hay đang chuẩn bị tham gia một dự án nào đó? Bạn muốn quản lý dự án hiệu quả, hoàn thành tốt về thời gian, chất lượng lẫn ngân sách? Vậy nhất định bạn không được bỏ qua bài viết này. Navigos Search đảm bảo những chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn lãnh đạo dự án một cách xuất sắc nhất!
1. Nắm đầy đủ thông tin dự án
Bí quyết để quản lý dự án (Project management) đầu tiên đó là cần nắm đầy đủ thông tin dự án. Một bản kế hoạch hoàn chỉnh và cụ thể, có sự chấp thuận từ các bên liên quan là điều cần thiết. Hãy chắc chắn rằng bản kế hoạch mà bạn đang cầm trên tay chứa đầy đủ thông tin bao gồm mốc thời gian, dự kiến tiến độ, các hạng mục cụ thể và ngân sách đủ để chi trả cho toàn bộ công việc.
Nếu nhận được tất cả yêu cầu nêu trên là bạn sẽ có nền tảng tuyệt vời để xây dựng dự án thành công. Việc thay đổi trong quá trình triển khai là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn cần kiểm soát và duy trình chính kiến của mình vững vàng để tránh việc dự án đang đi lệch hướng theo cách hoàn toàn khác với những gì đã vạch ra ban đầu.
Nắm rõ toàn bộ thông tin là nền tảng để thành công
2. Xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng
Lập kế hoạch công việc là kỹ năng sắp xếp mọi công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này nhằm mục đích giúp các cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát thời gian và hiệu quả công việc. Đây được xem là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc, cuộc sống thường ngày và đặc biệt là khi thực hiện dự án.
Xây dựng được một bản kế hoạch rõ ràng và hoàn chỉnh chính là chìa khóa giúp dự án của bạn đạt đúng tiến độ và mục tiêu như kỳ vọng. Với bản kế hoạch rõ ràng trong tay, bạn sẽ biết cần làm những gì, nên ưu tiên công việc nào trước trong thời điểm đó. Đồng thời, công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không cũng phụ thuộc rất nhiều ở bản kế hoạch này.
Bạn có thể tham khảo các bước sau đây để xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng:
- Xác định nhu cầu khách hàng
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho kế hoạch quản trị
- Xác định kết quả thực hiện trong từng giai đoạn
- Thiết lập tiến độ hoàn thành
- Xác định mức độ rủi ro, thách thức
- Trình bày kế hoạch cho những bên liên quan
Những bước kế hoạch chuẩn xác sẽ là tiền đề quan trọng để bạn dẫn dắt đội nhóm thực thi và là cơ sở cho sự thành công của tất cả dự án trong doanh nghiệp.
3. Xác định vai trò cụ thể của các thành viên
Trong quá trình chuẩn bị triển khai, ban lãnh đạo và người quản lý phải lựa chọn nhân sự cho dự án. Các thành viên trong nhóm dự án sẽ được phân công nhiệm vụ vụ thể theo điểm mạnh, mức độ kinh nghiệm.
Để chọn được nhân sự thích hợp, đòi hỏi người lãnh đạo nắm rõ vai trò cùng trách nhiệm của từng cá nhân tham gia dự án. Tất cả công việc phải được phân công rõ ràng, có người hay một nhóm người chịu trách nhiệm cho một khâu cụ thể.
Cách quản lý này sẽ giúp việc phân công nhiệm vụ được công bằng cho tất cả thành viên. Đồng thời, họ sẽ phải có trách nhiệm về nhiệm vụ được giao cũng như chủ động, cố gắng hoàn thành công việc hơn.
Bên cạnh đó, người quản lý cũng nên theo dõi từng bước thực hiện và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được giao đang đạt như mong đợi. Bạn cần đảm bảo việc liên lạc với tất cả các thành viên trong nhóm để theo dõi tiến trình làm việc của họ một cách chặt chẽ và cung cấp thêm thông tin để nhóm làm việc tốt hơn nếu được yêu cầu.
Xem thêm >>
4. Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan
Các bên liên quan ở đây bao gồm khách hàng, nhà đầu tư và cả các thành viên thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng và các nhà đầu tư sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định rõ yêu cầu, mục tiêu thực hiện. Bên cạnh đó, công việc cũng được cập nhật liên tục, chủ động để tránh lãng phí thời gian vào các đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt cách này, mục tiêu đặt ra được xem như đã thành công một nửa.
Bạn hãy áp dụng các cách sau để luôn quản lý các bên liên quan của dự án tốt nhất:
- Xác định người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án.
- Phân tích mong muốn và ảnh hưởng của những bên liên quan.
- Xây dựng chiến lược liên lạc, quản lý thích hợp để các bên liên quan tham gia hiệu quả nhất trong việc ra quyết định, thực hiện dự án.
- Tập trung giao tiếp liên tục với các bên liên quan để hiểu được nhu cầu và mong muốn, chỉ ra được vấn đề có thể xảy ra, quản lý mâu thuẫn lợi ích và khuyến khích bên liên quan tham gia vào trong quyết định và hoạt động của dự án. Nên coi trọng sự hài lòng của các bên liên quan là mục tiêu chính của dự án.
5. Chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro
Theo một cuộc khảo sát của PwC, trong số các dự án đạt hiệu quả cao thì có đến 83% dự án mà nhà quản lý luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho các rủi ro, tình huống xấu nhất xảy ra.
Khi một dự án mới được triển khai, sẽ có các rủi ro nhất định xảy ra mà các nhà quản lý dự án không lường trước được. Vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội chuyên xử lý khủng hoảng sẽ là giải pháp khôn ngoan với một nhà quản trị dự án.
Các bước đánh giá rủi ro dự án chuẩn nhất:
- Phân tích rủi ro, xác định rủi ro tiềm ẩn
- Đánh giá hậu quả và xác suất xảy ra đối với từng rủi ro
- Phân công vai trò và trách nhiệm đối với từng loại rủi ro
- Đưa ra các chiến lược phòng ngừa cho mỗi sự cố
- Lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không mong muốn
- Đo lường ngưỡng rủi ro của doanh nghiệp và kết hợp các bên liên quan.
- Tiếp tục theo dõi và báo cáo từng rủi ro
Xem thêm >> Kinh nghiệm quản trị rủi ro từ các nhà lãnh đạo hàng đầu
Việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro cũng là phương án duy nhất để đảm bảo dự án không gặp thất bại. Việc tuân theo kế hoạch quản lý rủi ro sẽ giúp nhà quản lý luôn đi trước những vấn đề phát sinh một bước và tiến gần hơn tới sự thành công của dự án.
Chuẩn bị trước phương án dự phòng là điều cần thiết
6. Tài liệu hóa những vấn đề quan trọng
Trong một số lĩnh vực, việc tạo ra và cập nhật tài liệu là yêu cầu bắt buộc. Đối với các dự án, sẽ có vô vàn tài liệu khác nhau và có thể phát sinh thêm trong quá trình tiến hành.
Vì thế, tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ giúp đảm bảo việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm với nhau và là cơ sở để nhà quản lý đưa ra những quyết định lớn liên quan. Tuy nhiên, hãy hạn chế tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết vì có thể gây tiêu tốn thời gian của doanh nghiệp.
7. Duy trì các cuộc họp định kỳ
Các buổi họp định kỳ có ý nghĩa thiết thực với cả khách hàng và nhóm thực hiện dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp lắng nghe báo cáo về tiến độ của hoàn thành bổ sung thêm yêu cầu hoặc những thay đổi mới. Còn về phía nhóm dự án, họ sẽ có cơ hội đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, những gì đã làm được và điều gì cần tiếp tục triển khai trong thời gian sắp tới.
Ngoài ra, khi triển khai các cuộc họp này, dự án cũng sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp người quản lý điều tiết công việc dễ dàng hơn.
8. Vận dụng công cụ hỗ trợ
Theo một cuộc khảo sát của Information Weeks, trong số các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có đến 87% doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm chính là một trong những cách quản lý dự án xây dựng hiệu quả và thiết thực, giúp phản ánh đúng nhu cầu thực tiễn.
Trong suốt một thời gian dài, những công cụ quản lý truyền thống như Excel, Email đã phát huy được sự hiệu quả trong việc giúp quản lý tiến độ và thông tin dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, trước sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xu hướng mới của ngành quản trị hiện nay là ứng dụng nền tảng E-management hiện đại và tân tiến. Ứng dụng này giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý trong doanh nghiệp khi những công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.
9. Mạnh dạn nói có với sự thay đổi để cải tiến
Tính chất của tất cả các dự án là luôn liên tục thay đổi. Và một nhà quản lý có tầm nhìn sẽ luôn linh hoạt thích ứng với từng thay đổi để đem lại sự cải tiến cho doanh nghiệp nhất. Vì vậy, đứng ở vai trò của một người lãnh đạo, bạn cần nhạy bén với những cách thức, phương pháp và nhận thêm yêu cầu mới.
Đồng thời, bạn phải mạnh dạn, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động và liên tục đưa ra sự cải tiến để đạt được kết quả tốt nhất.
Bạn cần nhạy bén và linh hoạt với sự thay đổi
Với những chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn đã phần nào tìm được lời giải cho bài toán quản lý dự án hiệu quả. Tuy nhiên, những bí kíp này chỉ dừng lại ở mức lý thuyết nếu bạn không cố gắng ứng dụng để xử lý các vấn đề mà dự án đang gặp phải của doanh nghiệp. Sự thành bại của dự án phụ thuộc rất nhiều ở vai trò tiên phong của người quản lý như bạn đấy!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam