Quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa là thách thức không nhỏ đối với các nhà lãnh đạo đã vốn quen thuộc với cách làm việc truyền thốngLàm việc từ xa đang trở thành xu thế bùng nổ trong thời buổi công nghệ phát triển mạnh mẽ. Chỉ cần thông qua thiết bị kết nối internet là mọi người đã có thể giải quyết công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ có những ưu và nhược điểm của làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp. Cùng Navigos Search tìm hiểu điều này và bí quyết quản lý làm việc từ xa hiệu quả qua chia sẻ bên dưới nhé.
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là hình thức công việc cho phép bạn làm việc bên ngoài không gian văn phòng truyền thống của công ty thông qua máy tính hoặc phương tiện khác.
Làm việc từ xa cho phép nhân viên làm việc tại nhà, quán cà phê hay ở bất kỳ một nơi nào khác trong một, nhiều ngày hoặc toàn thời gian. Dù lựa chọn không gian làm việc ở đâu thì bạn cũng cần đảm bảo nơi đó đáp ứng đủ điều kiện để sử dụng thiết bị công nghệ và phương tiện liên lạc online khác.
Một số ngành nghề phù hợp với làm việc từ xa là quản lý truyền thông, thiết kế đồ họa, phát triển web, sáng tạo nội dung, dịch thuật,...
Làm việc từ xa đang trở thành xu thế
2. Đại dịch Covid-19 là lời khẳng định cho hiệu quả làm việc từ xa?
Đại dịch Covid-19 bùng nổ từ cuối năm 2019 và đến nay đã có dấu hiệu giảm dần trên khắp thế giới. Trong đó, hầu hết mọi ngành nghề đều bị ảnh hưởng và mọi hoạt động từ kinh doanh, giải trí, giáo dục,… đều chuyển sang hình thức trực tuyến. Các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên nền tảng số vì không thể trực tiếp đến nơi làm việc để phòng chống lây nhiễm và đảm bảo giãn cách xã hội.
Kể từ khoảng thời gian này, làm việc từ xa tại nhà đã trở thành xu hướng của thời đại. Người lao động không cần đến trực tiếp tại văn phòng mà chỉ cần có máy tính, thiết bị kết nối internet để đảm bảo hiệu suất công việc. Một minh chứng càng rõ ràng hơn, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn có trụ sở ở nhiều nơi luôn kết nối, trao đổi thông tin, nội dung công việc thông qua các ứng dụng online meeting có đầy đủ tính năng dịch bằng tiếng, hình ảnh rất tiện lợi.
Làm việc từ xa giúp mọi người chủ động sắp xếp công việc, tối ưu thời gian, chi phí và mở rộng nguồn nhân lực và cơ hội việc làm cũng như rèn luyện khả năng thích ứng tốt và phù hợp với thời đại. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích của làm việc từ xa thì vẫn có không ít rủi ro cho doanh nghiệp. Cùng khám phá phần tiếp theo, bạn sẽ rõ.
3. Rủi ro đàng sau khi làm việc từ xa
Việc làm từ xa tiềm ẩn những rào cản nhất định như độ an toàn và bảo mật dữ liệu dễ bị truy xuất, khả năng giao tiếp hạn chế, nhân viên không đảm bảo được kết quả công việc, doanh nghiệp khó kiểm soát hiệu suất công việc của nhân viên,... Những điều này yêu cầu nhà lãnh đạo phải có giải pháp quản lý hiệu quả để nhân viên vẫn cảm thấy thoải mái, tích cực đóng góp và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Rủi ro và lợi ích của làm việc từ xa
4. Bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa
Đặt ra mục tiêu KPI công việc cụ thể
Chỉ số KPI là cách tính chính xác nhất để nhà quản lý đo lường, đánh giá năng suất làm việc của nhân sự. Tùy vào từng loại mục tiêu, từng phòng ban mà doanh nghiệp sẽ xây dựng chỉ số KPI khác nhau. Hãy lưu, các chỉ số phải gắn bó chặt chẽ với nhiệm vụ của từng bộ phận và mục tiêu phát triển.
Chẳng hạn, KPI cho bộ phận kinh doanh sẽ dựa trên doanh thu hàng tháng hay thời gian cần thiết để đạt số đơn hàng, số khách hàng tiềm năng nhất định. Còn bộ phận hành chính nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng được 15 nhân sự mới trong 1 tháng, bộ phận IT nội bộ phải tăng tốc độ truyền mạng Internet trong vòng 2 tuần,...
Hãy đặt ra KPI rõ ràng để từng bộ phận, từng nhân sự thử nghiệm trong vài tháng để có sự điều chỉnh, thay đổi hợp lý hơn.
Nhìn vào kết quả đạt được thay vì quy trình
Trong quá trình làm việc tại nhà, có không ít nhân viên vừa thực hiện nhiệm vụ của công ty và vừa chăm sóc gia đình. Do đó, với nhiệm vụ chưa cần gấp, bạn hãy cho phép họ linh hoạt hoàn thành công việc của mình.
Hãy luôn nhớ rằng khi tiến lên đến vị trí quản lý thì bạn cũng từng là một nhân viên và hơn ai hết, bạn hiểu nhân viên của mình mong đợi gì từ cấp trên. Sự linh hoạt đến từ chủ doanh nghiệp và người lao động sẽ tạo ra hiệu quả công việc tốt và mang đến năng lượng tích cực.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
Cung cấp công cụ làm việc phù hợp
Khi có quyết định làm việc từ xa, chắc chắn lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự phải bàn bạc về công cụ làm việc như máy tính, ứng dụng phần mềm, thẻ tín dụng công ty,... Nếu nhân viên chưa sở hữu chúng, bạn có thể hỗ trợ để hai bên trao đổi và làm việc dễ dàng hơn.
Dành thời gian tương tác
Tương tác trực tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy tinh thần tập thể. Một người lãnh đạo chuyên nghiệp sẽ biết dành thời gian, nỗ lực nhiều hơn để tìm cơ hội giúp mọi cá nhân tham gia vào hoạt động, thảo luận nhóm. Hãy khuyến khích nhân viên liên lạc với các thành viên nhóm thường xuyên hay chính bạn cũng có thể liên lạc trực tiếp với từng người.
Nhắc lại giá trị doanh nghiệp
Giá trị cốt lõi tác động đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp, từ vận hành, chăm sóc khách hàng đến tạo ra động lực cho đội ngũ nhân viên,… Khi giá trị cốt lõi của doanh nghiệp được truyền đạt rõ ràng, nhất quán thì nhân viên sẽ hiểu hơn về trách nhiệm và vị trí đang đảm nhận của mình. Kết quả của tập thể có thể là quyết định đúng đắn để doanh nghiệp đạt được sứ mệnh và mục tiêu đề ra. Trong các cuộc họp, nhà quản lý đừng quên nhấn mạnh giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để đảm bảo dù làm việc tại vị trí nào, địa điểm nào thì tất cả đều hướng đến một mục tiêu chung.
Cập nhật tiến độ công việc của nhân sự
Việc theo dõi, cập nhật tiến độ công việc của nhân sự để đánh giá chính xác năng lực làm việc hiện tại. Từ đó, nhà quản lý sẽ có sự điều chỉnh hợp lý cũng như đưa ra chính sách khen thưởng công bằng hơn. Bạn có thể áp dụng các công cụ quản lý, theo dõi công việc từ xa phổ biến như MISA AMIS, Dropbox, Hub Staff, Slim CRM,...
Luôn lắng nghe và chia sẻ bí quyết làm việc trực tuyến hiệu quả
Hãy lắng nghe tích cực để nắm rõ những vấn đề nhân viên đang gặp phải và hỗ trợ họ tốt nhất có thể. Đối với các nhà lãnh đạo lần đầu quản lý nhân viên làm việc từ xa thì có thể tìm đến người cùng ngành, người có kinh nghiệm để có được lời khuyên hữu ích và chia sẻ đến nhân viên của mình. Tất cả nhằm hướng đến môi trường làm việc hiệu quả, tích cực và chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp.
Quản lý làm việc từ xa tại nhà như thế nào là hiệu quả?
Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm giải pháp thông minh để đảm bảo năng suất công việc và cả tinh thần của đội ngũ nhân viên khi làm việc từ xa. Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, Navigos Search tự tin mang đến giải pháp nhân sự tối ưu hàng đầu cho các doanh nghiệp.
Sở hữu đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, am hiểu thị trường lao động và am hiểu từng ngành nghề cốt lõi. Hãy liên hệ đến chúng tôi nếu doanh nghiệp bạn đang cần đến những lời khuyên, tư vấn và giải pháp nhân sự phù hợp nhất.
Ngoài ra, nếu bạn đọc quan tâm đến các thông tin về thị trường lao động, cách quản trị doanh nghiệp, bài viết hữu ích về nhân sự,... vui lòng xem tại đây Cảm ơn quý độc giả đã luôn đồng hành cùng Navigossearch.com!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam