Quản lý vận hành tòa nhà đảm nhận những công việc gì?

Trong những năm gần đây, quản lý vận hành tòa nhà là hạng mục nhân sự quan tâm của rất nhiều chủ đầu tư và đơn vị quản lý bất động sản. Vậy hạng mục này gồm các công việc gì, hãy cùng Navigos Search tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Thế nào là một quản lý vận hành tòa nhà?

Quản lý vận hành tòa nhà là người đảm bảo một tòa nhà chung cư hoặc văn phòng hoạt động an toàn và hiệu quả. Việc quản lý vận hành tòa nhà yêu cầu một kế hoạch được xây dựng theo quy trình chuẩn và bài bản nhằm không bỏ sót bất cứ vấn đề nào có thể gây ảnh hưởng đến các hoạt động trong tòa nhà.

Quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động đến mọi khía cạnh trong quá trình khai thác sử dụng tòa nhà từ hệ kết cấu, kiến trúc, nội thất, hệ thống thang máy, điện nước, phòng cháy chữa cháy,... đến những tiện ích và dịch vụ khác như vệ sinh, cảnh quan, nhân công, nhân sự,...

Hiện tại, quản lý vận hành tòa nhà được chia thành 2 loại:

• Quản lý vận hành tòa nhà chung cư
• Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Quản lý vận hành tòa nhà giúp hoạt động của tòa nhà diễn ra tốt nhất

2. Quản lý vận hành tòa nhà đảm nhận những công việc gì?

Dù là tòa nhà văn phòng hay tòa nhà chung cư, mỗi loại hình bất động sản đều có cơ chế vận hành và quản lý riêng biệt. Tuy nhiên, nhìn chung thì vị trí quản lý vận hành tòa nhà sẽ bao gồm những nhiệm vụ sau:

Quản lý an ninh

Đây là công tác giúp đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà và cả lợi ích của chủ đầu tư.

Công tác này bao gồm việc bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra, vào tòa nhà, bãi xe và trông nom những phương tiện tại bãi đỗ. Ngoài ra, quản lý an ninh còn thể hiện ở những mặt khác như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào, giải quyết, xử lý các mâu thuẫn,... Và để công tác quản lý diễn ra hiệu quả, đơn vị quản lý tòa nhà thường theo dõi tình hình qua những hệ thống camera giám sát.

Quản lý vệ sinh

Để mang đến môi trường sống và không gian xanh – sạch – đẹp thì vệ sinh luôn là công tác không thể thiếu trong việc quản lý vận hành tòa nhà.

Thông thường, những hoạt động vệ sinh không gian chung như hành lang, cầu thang, sảnh, WC công cộng,... được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh và cải tạo cảnh quan sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng và quý, phụ thuộc vào đặc trưng của công trình.

Để công tác quản lý vệ sinh tòa nhà diễn ra một cách thuận lợi và khoa học, đơn vị phụ trách phải có sự tìm hiểu kỹ càng, khảo sát tình hình thực tế toàn bộ diện tích cũng như không gian của tòa nhà. Từ đó, đưa ra đánh giá và đề xuất kế hoạch vệ sinh cho mỗi hạng mục cụ thể.

Quản lý bảo trì - sửa chữa kỹ thuật tòa nhà

Đây là công tác đặc biệt quan trọng trong việc quản lý và vận hành tòa nhà. Bộ phận phụ trách phải triển khai những hoạt động khảo sát, đánh giá toàn bộ hệ thống trang thiết bị như đường điện, hệ thống chiếu sáng, cấp thoát nước, truyền thông (điện thoại, wifi…), phòng cháy chữa cháy, thang máy, thoát hiểm,...

Căn cứ vào thực trạng của các hệ thống thiết bị đó, bộ phận phụ trách công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà sẽ tiến hành khắc phục, bảo dưỡng, sửa chữa các sự cố đang diễn ra. Đồng thời, lập kế hoạch và đưa ra phương án vận hành – bảo trì chi tiết cho hệ thống cơ sở vật chất trong quá trình tòa nhà hoạt động. Qua đó, duy trì sự ổn định và góp phần đảm bảo sự an toàn cho người dùng, nâng cao chất lượng cho tòa nhà.

Bên cạnh đó, việc quản lý bảo trì tòa nhà tốt còn giúp kéo dài tuổi thọ tòa nhà cho chủ đầu tư. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian khai thác bất động sản kéo dài lên, giá trị và lợi nhuận mà chủ đầu tư nhận về cũng tăng lên rất nhiều.

Quản lý bảo trì - sửa chữa kỹ thuật là công tác rất quan trọng

Quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính trong một tòa nhà gồm những hoạt động như:

• Quản lý hồ sơ và tài liệu của tòa nhà bao gồm thư tín, chứng từ, văn bản liên quan,...
• Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ và báo cáo hàng tháng, quý.
• Tuyển dụng nhân sự như tìm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo,... Qua đó, đảm bảo đủ nhân lực để triển khai hoạt động vận hành tòa nhà.
• Liên hệ, làm việc với những đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nếu có.

Những công tác quản lý hành chính được triển khai với mục đích đảm bảo hoạt động nội bộ và đối ngoại diễn ra thuận lợi. Từ đó, nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà.

Xem thêm >> Cái được và mất của việc làm hành chính nhân sự

Quản lý khách hàng

Đối với bất kỳ tòa nhà nào, cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Họ chính là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình lẫn dịch vụ tại tòa nhà. Vì vậy, công tác quản lý khách hàng là vấn đề không thể bỏ qua.

Công tác này gồm những hoạt động như:Tìm khách thuê (với quản lý tòa nhà văn phòng). Hoạt động này được kết hợp với chương trình truyền thông, giúp chủ đầu tư cho thuê hết những mặt bằng đang trống. Thông thường, đơn vị phụ trách sẽ có sự hỗ trợ chủ đầu tư tiếp đón và giới thiệu mặt bằng

• Quản lý hợp đồng thông qua những hoạt động như: Tư vấn pháp luật, soạn thảo hợp đồng, ký kết,...
• Chăm sóc khách hàng và giải quyết nhu cầu của khách hàng trong quá trình sử dụng, sinh sống.
• Thay mặt chủ bất động sản - là cầu nối làm việc với khách hàng. Thông qua quy trình làm việc chuyên nghiệp và tác phong nhanh nhẹn để giải quyết triệt để mọi vấn đề mà khách hàng, cư dân gặp phải nhằm nâng cao uy tín của chủ đầu tư.
• Chủ động thông báo các tin tức mới, thời hạn thu tiền định kỳ,...

Công tác quản lý khách hàng giúp khách hàng, cư dân có những trải nghiệm chất lượng và dịch vụ tốt hơn cũng như nâng cao uy tín cho chủ đầu tư. Khi những vấn đề kiến nghị được giải quyết nhanh chóng, khách hàng và cư dân sẽ càng tin tưởng, tín nhiệm với chủ đầu tư. Đây chính là tiền đề quan trọng cho sự phát triển cho chủ đầu tư trong những dự án tiếp theo.

Quản lý khách hàng, cư dân trong tòa nhà

Quản lý tài chính

Tài chính là mảng hoạt động quan trọng trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác này gồm một số việc:

• Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi trong tòa nhà, gồm khoản chi phí bảo trì, duy trì, thu phí dịch vụ định kỳ,...
• Lập báo cáo tài chính chi tiết theo định kỳ và gửi đến chủ đầu tư.
• Tham vấn và hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng kế hoạch tài chính thích hợp để tối ưu hiệu quả khai thác giá trị bất động sản.
• Quản lý công khai minh bạch quỹ tiền thu đến cư dân và khách hàng .

Thông qua hoạt động quản lý tài chính, chủ đầu tư sẽ dễ dàng nắm bắt được tình hình và đánh giá hiệu quả, giá trị bất động sản của mình. Từ đó, đưa ra kế hoạch điều chỉnh hoạt động sao cho hợp lý để tối đa hóa lợi ích.

3. Làm cách nào để quản lý vận hành tòa nhà tốt?

Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động diễn ra song song với quá trình tòa nhà đi vào sử dụng. Đồng thời, nó tác động đến mọi khía cạnh của tòa nhà. Vì vậy, việc quản lý vận hành hiệu quả hay không, tác động rất lớn đến trải nghiệm sống của cư dân, khách hàng và cả lợi ích của chủ đầu tư.

Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả nhất, đơn vị quản lý cần:

• Xây dựng quy trình quản lý tốt và vận hành bài bản: Để làm được điều đó, đơn vị quản lý phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng vận hành của tòa nhà. Từ đó, đưa ra phương thức phù hợp nhất. Bên cạnh đó, bộ phận phụ trách cũng phải tập trung làm tốt phần công việc của mình và kết hợp nhuần nhuyễn với nhau. Điều này yêu cầu quy trình quản lý phải hệ thống và tối ưu.
• Áp dụng công nghệ trong công tác quản lý: Thời đại công nghệ số đã cho ra đời rất nhiều phần mềm hiện đại. Chúng là trợ thủ đắc lực cho con người và đặc biệt là giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý vận hành tòa nhà.
• Xây dựng đội ngũ ban quản lý có năng lực: Dù quy trình có tốt đến đâu, phần mềm có hiện đại đến mấy nhưng yếu tố con người không đảm bảo thì hoạt động quản lý cũng không đem lại hiệu quả như mong muốn. Nhân sự quản lý phải là người có kiến thức chuyên môn, có năng lực, được đào tạo bài bản và khả năng xử lý tình huống tốt.

 Giải pháp quản lý và vận hành tòa nhà tốt nhất

Như vậy, có thể thấy rằng quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động rất quan trọng, thiết yếu và không thể thiếu được trong mỗi tòa nhà hiện nay. Để thực hiện tốt công tác này, người đảm nhận không chỉ sở hữu trình độ chuyên môn mà còn phải có tầm nhìn bao quát tốt và cách quản lý hiệu quả. Rất mong, với chia sẻ của Navigos Search trong bài viết này đã giúp bạn đọc hiểu hơn về các nhiệm vụ của Quản lý vận hành tòa nhà này.

Navigos Search là đơn vị hỗ trợ tuyển dụng Quản lý vận hành tòa nhà chất lượng cho các doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua các thông tin dưới đây:

• Trụ sở tại TP Hồ Chí Minh: Tầng 20, E.town Central Tower, 11 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, TP Hồ Chí Minh
• Trụ sở tại Hà Nội: Tòa nhà V. - 125 Bà Triệu, Quận Hai Bà Trưng
• Hotline: 1800 585 826
• Email: contact@navigossearch.com
• Website: navigossearch.com
• Fanpage: facebook.com/NavigosSearchVietnam

Navigos Search - Công ty săn nhân tài

cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam