Định biên nhân sự là gì? Cách định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng và là bước giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tuyển dụng để đưa ra kế hoạch mới hiệu quả hơn.

Định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự là một phần quan trọng trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Nếu bạn đang muốn hiểu rõ về định biên và cách áp dụng nó cho doanh nghiệp của mình, đừng bỏ lỡ thông tin hữu ích về định biên nhân sự sau đây từ Navigos Search - Thương hiệu tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu về phẩm chất và kiến thức cần thiết cho từng vị trí công việc cụ thể trong tổ chức. Từ đó, cắt giảm khoản phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của tổ chức.

Mục tiêu của  định biên nhân sự là tối ưu hóa sự phù hợp giữa nguồn lực nhân sự và nhu cầu công việc, giảm bớt các chi phí không cần thiết trong quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Công việc định biên nhân sự thường cần sự hợp tác chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự trong đơn vị.

Tìm hiểu định biên nhân sự là gì?

2. Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Vai trò của định biên nhân sự là gì? Việc định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý và tận dụng nguồn nhân lực của mỗi công ty, doanh nghiệp. Sự hiệu quả trong việc bố trí nhân sự mang lại hàng loạt lợi ích quan trọng như sau:

• Tạo ra một doanh nghiệp, tổ chức có cơ cấu chỉn chu, dễ quản lý, giúp giải quyết vấn đề liên quan đến nhân sự hiệu quả.

• Tránh lãng phí tài nguyên, tối ưu hóa sự hiệu quả làm việc của nhân lực và giúp tiết kiệm thời gian lẫn nguồn lực.

• Cho phép doanh nghiệp chủ động tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu nhân sự của đơn vị trong tương lai.

• Xây dựng được đội ngũ nhân viên chất lượng và sẵn sàng thích nghi với thay đổi.

• Cung cấp giải pháp tối ưu cho công tác quản trị nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp tự tin vượt qua thách thức và khó khăn.

• Doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn dựa trên dữ liệu thực tế và từ đó, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Sự cần thiết của định biên nhân sự

3. Điều kiện để định biên nhân sự là gì?

Điều kiện để định biên nhân sự là gì? Để định biên nhân sự, đơn vị cần đáp ứng yêu cầu và điều kiện như sau:

Đối với doanh nghiệp

• Xác định rõ chiến lược phát triển: Doanh nghiệp cần phải có chiến lược phát triển rõ ràng để biết rõ nhu cầu nhân sự trong tương lai.

• Có kế hoạch kinh doanh cụ thể: Kế hoạch kinh doanh cần đi kèm với ngân sách và kế hoạch thay đổi để đảm bảo có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc bố trí nhân sự.

Đối với các phòng ban

• Xác định vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn: Mô tả vị trí công việc, nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên trong đơn vị.

• Hiểu rõ tần suất nhiệm vụ, quy trình làm việc: Biết rõ tần suất và quy trình triển khai công việc để đảm bảo hiệu quả và chất lượng công việc.

• Đánh giá mong muốn về mức độ thành thạo và dự đoán kết quả đầu ra: Định hướng rõ mong muốn về kỹ năng chuyên môn, trình độ cho từng vị trí và dự đoán kết quả công việc.

• Hiểu rõ sự ứng dụng tự động hóa: Xác định mức độ ứng nhằm để tối ưu hóa quá trình làm việc.

4. Các lỗi thường gặp khi tính định biên nhân sự

Lỗi thường gặp khi định biên nhân sự là gì? Việc tính toán định biên nhân sự là một khía cạnh quan trọng liên quan đến quy mô và hoạt động của tổ chức. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp khi định biên nhân sự tại các tổ chức, doanh nghiệp:

• Không đánh giá đầy đủ nhu cầu thực tế của đơn vị, dẫn đến định biên nhân sự quá hoặc quá ít.

• Không sử dụng công cụ và kỹ thuật phù hợp, gây ra kết quả không chính xác. Doanh nghiệp nên  áp dụng phương pháp như phân tích tải động, phân tích lỗ hổng kỹ năng, phân tích dữ liệu,... để định biên một cách chính xác.

• Kế hoạch định biên nhân sự thiếu tính linh hoạt, gây rủi ro khi tồn tại biến động trong tương lai.

• Thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận trong việc định biên nhân sự, dẫn tới định biên nhân sự không hiệu quả và mất thời gian.

• Không đưa ra phương án dự phòng, gây ra sự thiếu chủ động khi phải đối mặt với thay đổi bất ngờ trong tương lai.

• Không thiết lập mục tiêu rõ ràng trong quá trình định biên nhân sự, làm mất đi sự hướng dẫn và định rõ cho quá trình này.

Một số tổ chức mắc lỗi khi định biên nhân sự

5. Cách định biên nhân sự hiệu quả 

Giải pháp hiệu quả cho định biên nhân sự là gì? Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên chú ý các nguyên tắc quan trọng sau đây:

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc đầu tiên khi định biên nhân sự là gì? Đó là nguyên tắc về tỷ lệ tương quan:

• Tỷ lệ tăng hoặc giảm nhân sự: Nó phải phản ánh mức độ tăng/giảm doanh thu của doanh nghiệp trong năm trước, để đảm bảo rằng tỷ lệ nhân sự được điều chỉnh theo tình hình kinh doanh.

• Tỷ lệ tương quan giữa vị trí trực tiếp (sản xuất và kinh doanh) và nhóm nhân viên thực hiện công việc gián tiếp.

• Tỷ lệ tương quan giữa chi phí trả cho nhóm quản lý và nhân viên, giữa nhóm làm việc trực tiếp và gián tiếp.

Nguyên tắc về định mức lao động 

Nguyên tắc về định mức lao động dựa trên một số yếu tố quan trọng sau:

• Định mức theo khối lượng: Thường được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, dựa trên nhu cầu thực tế để đáp ứng sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

• Định mức theo hệ số hiệu suất: Thường áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh, tập trung vào tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

• Định mức theo đối tượng phục vụ: Thường được áp dụng trong các bộ phận gián tiếp, dựa trên nhu cầu của đối tượng mà họ phục vụ và đảm bảo rằng khách hàng được hỗ trợ đầy đủ.

• Định mức theo tần suất công việc: Ví dụ, số lượng giao dịch hàng ngày, để đảm bảo quản lý doanh nghiệp hiệu quả và tối ưu hóa việc thực hiện công việc.

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan được áp dụng như sau:

• Định mức theo khối lượng: Áp dụng cho bộ phận sản xuất và kinh doanh, dựa trên sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất, dịch vụ.

• Định mức theo hệ chi tiêu hệ suất: Áp dụng cho bộ phận kinh doanh, tập trung nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc.

• Định mức theo đối tượng phục vụ: Áp dụng cho bộ phận gián tiếp, dựa trên nhu cầu phục vụ và đảm bảo rằng khách hàng luôn được hỗ trợ nhiệt tình, đầy đủ.

• Định mức theo tần suất công việc để đảm bảo sự quản lý hiệu quả và thúc đẩy quá trình hiện công việc.

Nguyên tắc tần suất và thời lượng 

Nguyên tắc cuối cùng khi định biên nhân sự là gì? Đó là nguyên tắc tần suất và thời lượng. Nguyên tắc này dựa trên chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ. Đây là hướng dẫn chung áp dụng cho bộ phận gián tiếp, tuân theo tiêu chuẩn thông thường được áp dụng trong ngành hàng đang hoạt động và các doanh nghiệp tương tự.

Các nguyên tắc cần nắm trong hoạt động định biên nhân sự

5. Các bước xây dựng định biên nhân sự

Để thiết lập một định biên nhân sự hoàn chỉnh, quá trình này có thể được chia thành 5 bước cơ bản như sau:

Xác định nhu cầu về nhân lực

Bước đầu tiên là xác định nhu cầu về nhân lực trong tổ chức, dựa trên mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình này, cần làm rõ các thông tin sau:

• Xác định thời điểm cần có lượng lớn nhân sự có chuyên môn tốt.

• Xác định số lượng nhân sự chính xác cần cho từng vị trí công việc.

• Đặt ra yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất, và kiến thức chuyên môn mà nhân sự trong từng vị trí cần phải đáp ứng.

Phân tích tình hình nhân lực hiện tại 

Phân tích tình hình nhân lực là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ các điểm mạnh và yếu của lực lượng nhân sự của họ. Thông qua quá trình này, họ có thể đề xuất các chiến lược và kế hoạch nhân sự phù hợp.

Đưa ra quyết định tăng hay giảm nhân sự 

Sau quá trình đánh giá và xác định tình hình nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ra quyết định về việc tăng hoặc giảm lượng nhân sự. Đây là một phần quan trọng của quá trình lựa chọn nhân sự, bao gồm cả việc đánh giá bộ phận lãnh đạo. Do đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện quá trình này một cách cẩn thận để tránh sai sót và để không bỏ lỡ cơ hội tận dụng những nhân sự tiềm năng.

Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành ba bước trước, doanh nghiệp sẽ tạo ra một kế hoạch thực hiện định biên nhân sự hợp lý. Nếu thực hiện đúng, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực kinh tế, đồng thời tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực. Trong kế hoạch này, các thông tin quan trọng cần bao gồm:

• Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự mới.

• Kế hoạch thúc đẩy và thuyên chuyển nhân sự nội bộ.

• Kế hoạch tái cấu trúc cơ cấu tổ chức và xác định số lượng nhân sự cần cho từng phòng ban.

• Kế hoạch cắt giảm nhân sự không hiệu quả, không có khả năng đóng góp giá trị cho công ty.

Đánh giá thực hiện kế hoạch 

Cuối cùng, bước cuối cùng trong quá trình này là đo lường kết quả thực hiện kế hoạch để xác định những hạn chế và nguyên nhân gây ra sự chênh lệch (nếu có). Từ đó, doanh nghiệp có thể rút ra những bài học quý báu để áp dụng cho các đợt định biên nhân sự trong tương lai và đưa ra các giải pháp điều chỉnh thích hợp.

Các bước định biên nhân sự chuyên nghiệp

6. Lưu ý quan trọng khi định biên nhân sự là gì?

Lưu ý khi định biên nhân sự là gì? Khi thực hiện định biên nhân sự, doanh nghiệp cần chú ý điểm quan trọng sau đây để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả:

• Việc xác định tần suất nghỉ việc, tăng trưởng doanh thu, sản xuất,... cần dựa trên dữ liệu thực tế và số liệu chính xác.

• Nhận thức rằng định biên nhân sự không tồn tại độc lập mà có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm tình hình thị trường lao động, chiến lược phát triển kinh doanh và chính sách nhân sự. Điều này yêu cầu xem xét và đánh giá các yếu tố này để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả của định biên nhân sự.

• Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh định biên nhân sự để có thể thích ứng với yêu cầu mới, thay đổi trong mô hình doanh nghiệp theo thời gian. Điều này đảm bảo rằng định biên nhân sự luôn phản ánh thực tế và giúp doanh nghiệp duy trì được tính linh hoạt trong khâu quản lý doanh nghiệp, quản lý nguồn nhân lực.

Navigos Search hy vọng qua đây, bạn đã tìm thấy câu trả lời hữu ích cho câu hỏi định biên nhân sự là gì và đã nắm rõ các bước cần thực hiện để thực hiện chiến lược định biên nhân sự cho đơn vị của mình. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về định biên và quản trị nhân sự, đừng ngần ngại chia sẻ với chuyên gia nhân sự tại Navigos Search nhé. 

Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự, Chúng tôi sẽ rất vui lòng hỗ trợ bạn trong việc tư vấn thông tin hữu ích về nhân sự, tuyển dụng nhân tài hiệu quả nhất.

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam