Các doanh nghiệp và tập đoàn lớn sẽ thường có bộ phận tài chính chịu trách nhiệm mọi vấn đề về tài chính. Tuy nhiên, với những đơn vị có quy mô hoạt động vừa và nhỏ thường sẽ không có bộ phận này và người điều hành cần có cách quản lý tài chính hiệu quả để vận hành tốt nhất. Vậy làm thế nào để làm được điều đó? Navigos Search mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời chính xác nhất!
1. Quản lý tài chính là gì?
Quản lý tài chính (Financial management) là việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát, đánh giá rủi ro những hoạt động tài chính như: mua sắm, sử dụng quỹ tiền tệ của doanh nghiệp vào các hoạt động cần thiết.
Quản lý tài chính sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp từ việc quản lý hiệu quả nguồn vốn. Ngược lại, nếu vấn đề về tài chính không được giải quyết hợp lý, doanh nghiệp sẽ gặp phải những rào cản lớn, dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển.
Quản trị tài chính giúp tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp
Xem thêm >>
2. Sai lầm thường gặp về vấn đề quản lý tài chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chi tiêu cho bán hàng quá nhiều
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới luôn phải cân nhắc kỹ lưỡng. Có hai số liệu giúp xác định khách hàng có mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hay không, đó là:
- Chi phí nhận được: Là số tiền mà khách hàng phải chi trả cho sản phẩm.
- Giá trị lâu dài: Là tổng doanh thu mà khách hàng phải bỏ ra trong thời gian dài.
Điều đó có nghĩa là nếu doanh nghiệp có khách hàng trung thành sẽ tốt hơn khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, giám đốc tài chính (CFO) phải nắm rõ dòng tiền của đơn vị.
Chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng ở mức rất thấp. Do đó, CFO cần xem xét chi phí nào cần chi hay cái nào cần tinh lược. Bởi doanh nghiệp còn phải chi ra nhiều thứ khác như: tiền lương nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, internet,… Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Tính toán lợi nhuận không chính xác
Một doanh nghiệp chuyên kinh doanh đồ chơi trẻ em bán sản phẩm ra thị trường với mức giá cao hơn giá gốc 30-40%. Tuy nhiên, khi chuẩn bị bảng cân đối cuối năm thì doanh nghiệp mới nhận ra bị lỗ. Nguyên nhân xảy ra tình trạng này là do doanh nghiệp đó đã không xem xét chi phí chênh lệch bao gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển (theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho và quan trọng nhất là lợi nhuận.
Hầu hết các doanh nghiệp đều cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại được khá nhiều tiền lãi trong giao dịch. Nhưng trên thực tế, họ phải chi trả rất nhiều chi phí xung quanh mà không hề tính toán và kiểm soát trước.
Chính vì thế, dự đoán các chi phí phát sinh chính là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp định hình mức giá bán ổn định hơn khi đến tay người dùng.
Chậm trễ thanh toán
Việc khách hàng chậm chi trả, nợ tiền là vấn đề liên quan đến tài chính thường xảy ra tại các doanh nghiệp. Mặc dù số tiền không quá lớn nhưng cũng gây trở ngại đến doanh nghiệp, nhất là những đơn vị làm việc với nhà cung cấp. Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng có đủ thời gian để chờ đợi khoản tiền cần thanh toán. Và điều này ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai, họ sẽ không hợp tác nữa.
Việc chậm trễ thanh toán sẽ làm giảm độ uy tín của doanh nghiệp
Quản lý thuế không đúng cách
Thanh toán thuế đúng thời hạn là nghĩa vụ bắt buộc của các doanh nghiệp và việc bỏ lỡ thời hạn đóng thuế sẽ ảnh hưởng không tốt đến việc kinh doanh. Vì thế, lãnh đạo doanh nghiệp phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần ước tính mức thuế cần phải trả trong năm tiếp theo. Khoản tiền này phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính theo quy định.
Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng gây ảnh hưởng đến vấn đề quản lý tài chính trong các doanh nghiệp. Ví dụ, tỷ giá thuế thay đổi từ 11% lên 11,5% và sau đó lên 14%. Chỉ trong thời gian ngắn, bắt buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để kịp thời xác định khung giá hợp lý vào sản phẩm/ dịch vụ của đơn vị mình. Do đó, nếu không quản lý thuế đúng cách sẽ dẫn đến những thiệt hại về dòng tiền.
Bắt buộc phải tăng trưởng
Một công ty kinh doanh dịch vụ chăm sóc sắc đẹp đã thử nghiệm với Google Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty lấy lại vốn rất nhanh. Ngay lập tức, người điều hành tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán KPI bán hàng sẽ tăng gấp 5 lần. Thế nhưng, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã chỉ đạo khai thác nhiều khách hàng tiềm năng nhưng không thu hồi được lợi nhuận bởi họ không thích hợp với sản phẩm công ty.
Điều đó có nghĩa dù tiếp cận được khách hàng nhưng lại không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo cao hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng đến nguồn tài chính, dẫn tới doanh nghiệp phải vay vốn để trang trải số tiền bị thiếu hụt trong thời gian qua. Câu chuyện trên đã cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng phải nhìn nhận từ nhiều khía cạnh khác nhau.
3. Cách quản lý tài chính hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quản lý tài chính kế toán có hệ thống
Quản lý tài chính doanh nghiệp có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tất cả những khoản vay, khoản thu chi, chi phí đầu tư, tiền lương,… cần phải được theo dõi kỹ càng. Sử dụng phần mềm quản lý tài chính là điều cần thiết với các doanh nghiệp có quy mô lớn hay những doanh nghiệp muốn quản lý tài chính của mình một cách chi tiết.
Thu chi rõ ràng, ưu tiên giảm nợ
Những khoản thu chi của doanh nghiệp phải được ghi chép cẩn thận. Ngoài ra, việc sở hữu kế hoạch thu chi rõ ràng còn giúp quản lý dòng tiền chính xác và tránh được tình trạng thâm hụt ngân sách. Để không mắc phải các khoản nợ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không nên chi tiêu nhiều hơn lợi nhuận.
Bên cạnh đó, một nguyên tắc khác rất quan trọng, giúp quản lý tài chính hiệu quả đó là ưu tiên giảm nợ. Thông thường, những khoản nợ khó đòi sẽ gây áp lực, làm ảnh hưởng đến doanh thu và các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mang theo các khoản nợ khó đòi đó từ năm này qua năm khác. Thay vào đó, hãy cố gắng tránh chúng để đảm bảo tài chính luôn bền vững và ổn định.
Ưu tiên giảm nợ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn
Đầu tư sinh lời, dự báo dòng tiền
Việc liên tục đầu tư các khoản tiền “nhàn rỗi” của doanh nghiệp vào những dự án sinh lời sẽ đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Những khoản đầu tư hiệu quả với tỷ suất sinh lời cao sẽ tạo ra dòng tiền thu về lớn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần duy trì dự báo dòng tiền hàng ngày theo từng mặt hàng, sản phẩm. Đồng thời, xác định xem có khoản thâm hụt nào không và lập kế hoạch chi trả tất cả những khoản thâm hụt từ các quỹ khác hay bằng cách thu xếp vốn lưu động.
Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lời
Nếu rủi ro của dự án càng thấp thì tỷ suất sinh lời cũng sẽ thấp và ngược lại. Điều đó cho thấy việc cân bằng rủi ro và lợi nhuận là vấn đề rất quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp đa dạng hóa lĩnh vực đầu tư. Khi các khoản đầu tư được đa dạng hóa, một dự án hay sản phẩm thất bại sẽ không ảnh hưởng nghiêm trọng tới đầu tư tổng thể.
Xem thêm >> Kinh nghiệm quản trị rủi ro từ các nhà lãnh đạo hàng đầu
Luôn có quỹ dự phòng
Rất nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp không chú ý tới việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn đến khi gặp khủng hoảng thì không hề có nguồn tài chính nào “cứu cánh”. Đại dịch Covid-19 là một ví dụ điển hình cho thấy doanh nghiệp có thể gặp khủng hoảng không thể lường trước được bất cứ lúc nào.
Quỹ dự phòng chính là khoản tài chính vừa đủ giúp duy trì các hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn. Thông thường, doanh nghiệp chỉ trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ dự phòng. Quỹ này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp duy trì hoạt động bình thường trong một thời gian nhất định.
Lập kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ cho biết vị trí trên thị trường và mục tiêu muốn đạt được của doanh nghiệp là gì. Về mặt tài chính, việc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp phân bố dòng tiền hợp lý vào các hoạt động kinh doanh nhằm thúc đẩy doanh thu. Đồng thời, giám đốc điều hành (CEO) sẽ biết làm thế nào để có được nguồn vốn duy trì hoạt động kinh doanh.
Thêm vào đó, việc phân bố dòng tiền hợp lý là điều cần thiết giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được thành công. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải xác định cần đầu tư bao nhiêu, lợi nhuận đạt được như thế nào,…. Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp CEO quản trị tài chính tốt hơn.
Kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp biết rõ mục tiêu cần đạt được
Đầu tư công nghệ, sử dụng phần mềm quản lý tài chính
Để giảm thiểu tối đa những rủi ro từ các thao tác nhập tay thủ công và hạn chế về việc phân quyền, truy cập sử dụng thì đầu tư công nghệ chính, dùng phần mềm quản trị tài chính là giải pháp hàng đầu.
Phần mềm quản trị tài chính mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Quản lý nguồn vốn hiệu quả.
- Dễ dàng quản lý nguồn vốn, cơ cấu vốn.
- Quản lý thu chi minh bạch và rõ ràng.
- Thanh toán đúng thời hạn.
- Lập và phê duyệt các kế hoạch ngân sách nhanh chóng.
- Phân bố nguồn lực phù hợp cho các hoạt động bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp.
- Xác lập báo cáo và KPI, hỗ trợ kiểm soát các hạng mục, tránh chi tiêu quá mức.
- Hệ thống bảo mật cao, an toàn.
- Nhập dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.
Quản trị nguồn tài chính luôn là bài toán khó giải quyết với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ khái niệm, biết cách quản lý tài chính hiệu quả để đảm bảo sự thành công và tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp.
Navigos Search - Công ty săn nhân tài
cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam