Viết báo cáo công việc rõ ràng, đầy đủ và khoa học sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp, ghi điểm hơn trong mắt nhà quản lý.Lập báo cáo công việc gần như là điều mà bất cứ một nhân sự nào cũng phải thực hiện. Công việc này tưởng chừng đơn giản nhưng lại làm khó không ít người nhiều người. Bởi vậy, bài viết dưới đây của Navigos Search sẽ mang đến bí quyết hay ho giúp bạn tạo nên những bản báo cáo công việc hoàn hảo nhất.
1. Cần báo cáo công việc khi nào?
Mẫu báo cáo công việc là cách để nhà quản lý theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên và thông qua đó có sự điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy theo từng quy định của doanh nghiệp, quản lý sẽ yêu cầu nhân viên nộp báo cáo theo ngày, tuần, quý hoặc tháng để giám sát chặt chẽ và làm căn cứ đánh giá.
Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp phải biết viết báo cáo công việc bởi nó đảm bảo không quên nhiệm vụ quan trọng và phát hiện vấn đề còn vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Cụ thể hơn, việc lập báo cáo với mục đích:
- Thể hiện khả năng làm việc của nhân viên
- Cho thấy ý thức, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên. Qua đó, thấy được thiếu sót, khó khăn sau khi kết thúc công việc
- Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động của toàn doanh nghiệp và đưa ra kế hoạch làm việc hợp lý cho từng cá nhân.
Tầm quan trọng của việc báo cáo công việc cá nhân
2. Các loại báo cáo công việc thường dùng
Báo cáo công việc hàng ngày
Báo cáo công việc hàng ngày là tài liệu thể hiện công việc của một cá nhân đã thực hiện trong ngày. Về nội dung, mẫu báo cáo công việc hàng ngày cần tổng hợp đầy đủ, chi tiết công việc thực hiện trong ngày và kèm theo mô tả, đánh giá, ý kiến cá nhân. Bản báo cáo cũng cần thể hiện rõ năng lực làm việc để nhà quản lý thấy được tiến độ thực hiện và dễ dàng theo dõi công việc của từng cá nhân.
Báo cáo công việc hàng tuần
Báo cáo công việc hàng tuần là công cụ để nhà quản lý theo dõi tiến độ làm việc trong tuần của đội ngũ nhân viên và nắm rõ các vấn đề, thách thức họ đang gặp phải. Thông qua đó, lãnh đạo sẽ đưa ra những điều chỉnh và sắp xếp để đảm bảo công việc diễn ra theo đúng tiến độ đề ra.
Mẫu báo cáo này cần liệt kê tất cả hoạt động và thành tích chính của dự án, công việc được giao và mục tiêu cho tuần tiếp theo; Trình bày tiến độ và mốc công việc quan trọng có theo đúng kế hoạch hay không. Trong trường hợp không đạt các mốc đề ra thì cần giải thích lý do và xác định vấn đề, thách thức đang gặp phải và phương án xử lý nếu có.
Báo cáo công việc hàng tháng
Khác với báo cáo công việc theo tuần, bản báo cáo công việc theo tháng được thiết kế với khối lượng công việc nhiều hơn và thêm các cột phần thể hiện số lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành. Từng cá nhân có nghĩa vụ hoàn thành và nộp báo cáo cho cấp trên.
Thời gian gửi chậm nhất là vào ngày làm việc cuối cùng của tháng đó. Việc gửi quá sớm bởi sẽ không tổng quát được công việc của cả tháng làm việc và cũng không thể nộp báo cáo quá muộn vì cá nhân làm báo cáo sẽ bị đánh giá là không có tính kỷ luật.
Trong bản báo cáo, lượng công việc phải làm trong một tháng là rất nhiều nên người làm báo cáo cần dành thời gian trình bày đầy đủ, logic các nội dung cần có, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung chính của bản báo cáo.
Các loại báo cáo công việc phổ biến hiện nayBáo cáo công việc cuối năm
Các doanh nghiệp thường yêu cầu làm báo cáo cuối năm để có cái nhìn tổng thể và đánh giá kết quả công việc sau một năm cùng sự cố gắng, nỗ lực làm việc của toàn bộ nhân viên. Qua đó, có chế độ khen thưởng hợp lý, công bằng nhất.
Người lập báo cáo phải xem xét thật cụ thể về công việc đã được hoàn thành, những điểm đạt được và chưa làm được để đưa ra cách khắc phục cho năm tiếp theo.
3. Bố cục một bản cáo công việc hoàn chỉnh
Bản báo cáo công việc là tài liệu trình lên quản lý nên bạn cần đảm bảo có đầy đủ các phần như sau:
- Phần mở đầu: Báo cáo cần có mục lục, tiêu đề, lý do báo cáo được thực hiện
- Phần nội dung: Đây là phần quan trọng nhất của báo cáo, phải có đầy đủ về chức vụ, công việc thực hiện, thời gian hoàn thành,... Bạn nên đưa vào tất cả các sự kiện công việc có liên quan, phương pháp, hành động và các kết quả đạt được. Trong phần này, bạn có thể sử dụng những thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ chuyên ngành và trình bày rõ ràng, làm nổi bật giúp người đọc dễ dàng tìm thấy thông tin họ muốn tìm kiếm.
- Phần kết luận: Bạn nên tóm tắt một cách súc tích, ngắn gọn các nội dung đã trình bày ở các phần trước. Không nên sử dụng thuật ngữ hay từ ngữ chuyên môn ở phần này vì hầu hết người đọc sẽ chỉ tóm tắt và đưa ra kết luận. Đặc biệt, đừng quên đưa ra ý kiến cải tiến, những đóng góp có giá trị và đề xuất mong muốn của bản thân.
4. Những lưu ý cần nắm
Để tạo nên bản báo cáo công việc hoàn hảo, rõ ràng và khoa học, người thực hiện cần lưu ý những điểm sau:
Xác định đúng yêu cầu
Dù đang viết báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm thì trước tiên, bạn cũng cần xác định yêu cầu về nội dung hay việc thực hiện việc báo cáo nhằm mục đích gì. Nếu đơn thuần là báo cáo tiến độ công việc thì bạn chỉ cần liệt kê danh mục đầu công việc và mức độ, thời gian hoàn thành. Còn nếu cấp trên cần báo cáo mang tính định hướng thì bạn cần chuẩn bị sẵn tài liệu liên quan và đưa ra hướng phát triển công việc mới mẻ hơn.
Xây dựng sườn nội dung
Việc xây dựng sườn nội dung giúp tiết kiệm thời gian và tránh sự lan man trong quá trình thực hiện. Dựa vào sườn này, bạn sẽ thể hiện nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất.
Những lưu ý quan trọng mà bạn cần nắmĐánh giá kết quả công việc
Đánh giá công việc thể hiện mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bạn đối với công việc được giao. Bạn cần nêu ra những công việc cần thực hiện, đã hoàn thành, chưa hoàn thành và cả những khó khăn đang gặp phải. Hãy nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện và viết đúng sự thật bởi cấp trên luôn có cái nhìn tổng quan, đánh giá chính xác nhất.
Xem thêm >> Phương pháp đánh giá nhân sự chính xác cho nhà quản lý
Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục, ý kiến cá nhân
Từ kinh nghiệm cá nhân trong quá trình làm việc, bạn phải phân tích rõ các nguyên nhân cả chủ quan, khách quan và suy nghĩ đến việc làm thế nào để khắc phục chúng. Trên góc nhìn cá nhân, ở cuối bản báo cáo, bạn hãy đưa ra những kiến nghị về công việc, cách làm việc, chỉ tiêu công việc, công việc của bạn cần điều gì để đạt kết quả tốt nhất, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.... để thể hiện khả năng quan sát, tư duy và đóng góp của mình.
Diễn đạt
Khả năng diễn đạt ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị bản báo cáo bởi nó quyết định liệu người đọc có hiểu rõ điều bạn muốn truyền tải hay không. Mặt khác, điều này cũng thể hiện bạn là người làm việc cẩn thận và chuyên nghiệp. Bạn hãy lưu ý sử dụng ngôn từ rõ ràng, không viết tắt, diễn đạt logic, trình bày khoa học và cố gắng kiểm tra thật kỹ trước khi gửi lên cấp trên.
Bạn cần đánh giá kết quả công việc chính xác
Viết một mẫu báo cáo tốt là cách tuyệt vời giúp bạn ghi điểm với cấp trên. Navigos Search hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích và giúp bạn tạo được bản báo cáo công việc hoàn hảo nhất có thể. Đừng quên theo dõi thêm trang Linkedin và Facebook của Navigos Search để cập nhật thêm các thông tin về thị trường, bài viết hữu ích về nhân sự, cách nâng tầm sự nghiệp cho bản thân,... nhé. Cảm ơn quý bạn đọc đã luôn theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam