Không phải chỉ cần có năng lực chuyên môn cao, kinh nghiệm vững là bạn sẽ trở thành một trợ lý giám đốc nhân sự chuyên nghiệp mà còn cần thêm nhiều yếu tố khác nữa
Một người trợ lý giám đốc nhân sự giỏi là người hỗ trợ đắc lực cho giám đốc nhân sự ở nhiều vấn đề khác trong công việc, từ hành chính, quản lý nhân sự, giám sát các bộ phận đến việc tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nhân sự nảy sinh khi có yêu cầu. Lượng công việc phải đảm nhận là rất lớn nên để trở thành một trợ lý chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng. Ngoài sự kiên trì, nỗ lực rèn luyện thì bạn còn cần hội tụ nhiều yếu tố khác. Hãy theo dõi thông tin được Navigos Search tổng hợp dưới đây để biết rõ nhé.
1. Nắm rõ trách nhiệm của bản thân
Đừng vội nghĩ đến thành công khi chưa nắm rõ và hoàn thành tốt vai trò của mình. Là trợ lý giám đốc nhân sự, bạn cần nắm rõ hết trách nhiệm của bản thân như:
- Hỗ trợ tất cả công việc và yêu cầu liên quan đến nhân sự bên
- Quản lý, duy trì dữ liệu thông tin và bảo vệ lợi ích cho toàn bộ nhân viên trong đơn vị
- Hỗ trợ quá trình tuyển dụng và chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên mới
- Kiểm tra, lên lịch làm việc cho toàn bộ nhân viên bộ phận nhân sự
- Giám sát việc thực hiện nội quy của nhân viên trong công ty
- Lên lịch họp, phỏng vấn và sự kiện quan trọng khác
- Phối hợp lên kế hoạch và tổ chức hội thảo, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên
- Quản lý, đảm bảo tính chính xác của bảng lương
- Tiếp nhận và xử lý mọi vấn đề, khiếu nại của nhân viên
- Báo cáo về hoạt động nhân sự lên giám đốc nhân sự
\
Công việc của một trợ lý giám đốc nhân sự
2. Đặt mục tiêu công việc vĩ đại hơn
Đối với trợ lý giám đốc nhân sự, điều vĩ đại không phải là thứ gì đó quá tầm cỡ. Bạn phải trở thành người không thể thay thế trong doanh nghiệp và là yếu tố có giá trị đối với cấp trên. Để thực hiện được mục tiêu này, bạn phải là người tiên phong trong công việc và kết quả đạt được luôn vượt trên cả mong đợi.
3. Hiểu rõ cấp trên - giám đốc nhân sự và doanh nghiệp
Hãy nắm bắt toàn bộ đặc điểm, tính cách cấp trên của bạn - Giám đốc nhân sự. Bạn cần biết rõ vị sếp của mình thích gì, ghét gì, thói quen làm việc như thế nào, phong cách quản lý ra sao,… Hãy cố gắng làm nhiều hơn cả lượng công việc được liệt kê, được giao và luôn có sự chuẩn bị cho mọi tình huống về nhân sự có thể xảy ra trong doanh nghiệp để hỗ trợ chính xác.
Xem thêm >> Điều cần biết khi ứng tuyển trưởng phòng nhân sự
4. Thông tin kịp thời cho cấp trên
Một trợ lý giám đốc nhân sự chuyên nghiệp cần cập nhật liên tục và kịp thời các thông tin cần thiết cho lãnh đạo. Thông thường khi có một thông tin tiêu cực nào đó đang được lan truyền, thì giám đốc nhân sự sẽ trực tiếp hỏi người trợ lý. Vì vậy, bạn hãy đảm bảo bất kỳ thông tin liên quan đến nhân sự quan trọng nào phát sinh trong doanh nghiệp thì cấp trên phải là người được biết đầu tiên. Làm tốt công việc này sẽ cho thấy bạn là người nhanh nhạy, nắm bắt thông tin tốt và được sếp coi trọng hơn.
Người làm vị trí này cần nắm bắt thông tin kịp thời
5. Sẵn sàng nhận lỗi sai
Bạn sẽ rất khó đạt được thành công với công việc trợ lý nếu như không dám đứng ra chịu trách nhiệm cho những sai sót mình gặp phải thay vì chỉ chăm chăm để cố gắng giãi bày hay giấu nó đi. Trên thực tế, kể cả những người trợ lý giỏi nhất cũng không thể tránh khỏi những lỗi sai trong công việc.
Chính vì vậy, khi phạm sai lầm, một trợ lý giám đốc nhân sự chuyên nghiệp cần phải bắt đầu với một lời xin lỗi và thực hiện ngay hành động cần thiết để đảm bảo những điều tương tự sẽ không tiếp tục xảy ra, gây ảnh hưởng đến bản thân và các nhân sự khác trong doanh nghiệp.
6. Đồng bộ lịch trình làm việc của giám đốc nhân sự
Một trợ lý chuyên nghiệp và thành công sẽ luôn nắm được lịch biểu cá nhân và lịch trình công việc của giám đốc nhân sự. Bạn cần biết rõ những khoảng thời gian thích hợp để lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình công việc hợp lý cho sếp của mình. Đây là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp, thành công của chính bạn để phát triển sự nghiệp tốt hơn.
Xem thêm >> Nhân viên nhân sự và nỗi vất vả sau ánh hào quang
7. Luôn chú ý ghi chép
Trong công việc không thể thiếu hoạt động ghi chép. Hãy mang theo bút và sổ bên người hoặc thiết bị nào khác để thuận tiện cho việc ghi lại các thông tin cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi trong doanh nghiệp. Sự chuẩn bị này sẽ giúp bạn cải thiện mức độ hiệu quả trong công việc, và là cũng là phương thức thể hiện bạn là người cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc. Với vị trí trợ lý, đặc biệt là trợ lý trong lĩnh vực nhân sự rất cần đến tố chất này nên nếu sở hữu nó, bạn sẽ được đánh giá cao.
Chú ý ghi chép để không bỏ sót nội dung công việc nào
8. Quản lý tốt nhân viên dưới quyền
Kỹ năng tổ chức rất quan trọng, đặc biệt là đối với trợ lý bởi bạn không chỉ sắp xếp công việc cho cấp trên mà còn cả nhân viên dưới quyền. Khi có sự chỉ đạo từ cấp trên, bạn chính là người thông báo nội dung, sắp xếp nhiệm vụ hợp lý cho nhân sự để họ tiến hành triển khai. Bạn cần quản lý, giám sát chặt chẽ và đảm bảo nhân viên dưới quyền thực hiện công việc đúng tiến độ, đạt hiệu suất như trong kế hoạch.
Tuy nhiên, một trợ lý giám đốc nhân sự giỏi sẽ không chỉ chăm chăm vào việc đốc thúc nhân sự làm việc mà còn phải biết cách truyền lửa, tạo động lực để họ sẵn sàng cống hiến hết mình và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có
9. Nâng cao các kỹ năng quan trọng
Khi ứng tuyển trợ lý giám đốc nhân sự, chắc chắn bạn phải được đào tạo bài bản tại các trường Đại học về chuyên ngành Nhân sự, Hành chính,... và có kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên chỉ như thế là vẫn chưa đủ để đi đến thành công trong nghề này.
Hãy không ngừng mở rộng vốn kiến thức, luôn tìm hiểu và cập nhật công nghệ mới, kỹ năng mới trong ngành. Bạn có thể tự tìm tòi qua internet để sử dụng thành thạo các ứng dụng, phần mềm liên quan đến công tác nhân sự. Thêm vào đó, đừng quên học hỏi từ chính vị sếp - giám đốc nhân sự của mình nhé. Hãy quan sát cách họ quản trị nhân viên dưới quyền, quản lý thời gian, truyền đạt nội dung, phân công đầu việc, cách truyền lửa,... để ngày một hoàn thiện bản thân, trở thành người trợ lý “xịn” và có giá trị hơn.
Một trợ lý chuyên nghiệp cần nắm bắt công nghệ và có nhiều kỹ năng
Công việc trợ lý giám đốc nhân sự sẽ là một trải nghiệm thú vị cho những bạn trẻ mong muốn có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp từ nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đây chắc chắn là vị trí mà bạn sẽ phải không ngừng nỗ lực và phấn đấu làm việc để đạt được thành công tại vị trí trợ lý giám đốc nhân sự.
Hy vọng những thông tin trong bài viết trên đây đã hữu ích với bạn. Hãy theo dõi thêm trang Linkedin và Facebook của Navigos Search để không bỏ sót bất kỳ một thông tin thị trường, bài viết thú vị, hữu ích về nhân sự,... nào nhé. Cảm ơn quý độc giả đã luôn theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam