Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ: Kinh nghiệm then chốt cần nắm

Xây dựng chuỗi cửa hàng bán lẻ là một phương thức tất yếu nếu muốn kinh doanh bán lẻ thành công. Tuy nhiên, trước sự gia tăng về số lượng cửa hàng đã gây nên rất nhiều khó khăn cho người quản lý. Vậy làm cách nào để quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả? Với những kinh nghiệm then chốt mà Navigos Search chia sẻ sau đây, chắc chắn bạn sẽ thành công!

1. Các vấn đề thường gặp khi quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Khi mở rộng hệ thống kinh doanh bán lẻ, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải khó khăn trong việc quản lý và vận hành chuỗi cửa hàng. Một số vấn đề thường gặp như:

Không kiểm soát đồng nhất chất lượng nguồn hàng

Khi kinh doanh chuỗi chi nhánh, chắc chắn nguồn lực sẽ bị phân tán và có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Quá trình luân chuyển và kiểm tra hàng hóa là khâu mất nhiều thời gian nhất trong kinh doanh bán lẻ. Chất lượng nguồn hàng đầu vào không tốt sẽ ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. 

Vì vậy, nếu không theo dõi sát sao từ khâu nhập hàng, vận chuyển, lưu trữ và phân phối hợp lý thì chất lượng sản phẩm sẽ không đảm bảo.

Rất nhiều vấn đề xảy ra trong khâu quản lý

Khó khăn trong khâu quản lý nhân sự

Khoảng cách địa lý giữa các cửa hàng khiến nhà quản lý khó có thể giám sát chặt chẽ đội ngũ nhân viên trên toàn hệ thống. Vì vậy, có nhiều cửa hàng phải đối mặt với vấn đề nhân viên phục vụ không đồng bộ chất lượng, thiếu trung thực, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tay nghề nhân viên cũng là một trong những yếu tố quyết định đơn vị bạn có giữ chân được khách hàng cũ và thu hút được khách mới không. Đặc biệt trong ngành dịch vụ, chi nhánh mới thường dễ bị khách hàng đánh giá, so sánh với chất lượng với cửa hàng gốc. Vì thế, người quản lý cũng cần đảm bảo đào tạo nhân viên đủ giỏi để gánh trọng trách tương đương tại chi nhánh mới.

Xem thêm >> Quản lý nhân sự: Định nghĩa, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có

Quản lý tài chính chưa hiệu quả

Khi càng mở rộng quy mô, việc quản lý tài chính hiệu quả sẽ trở thành bài toán khó với các doanh nghiệp. Quản lý lãi lỗ, tài sản, hiệu quả đầu tư, quản trị dòng tiền, là những chỉ số tài chính mà các nhà quản lý bán lẻ phải đau đầu để giải quyết.

Khi số lượng chi nhánh tăng, tất cả những khoản chi phí trên cũng sẽ nhân lên. Chúng là con số không hề nhỏ và có thể tăng thêm áp lực về tài chính và áp lực thu hồi vốn lên phía người bán. Vì vậy, nếu chưa chuẩn bị nguồn tài chính đủ mạnh, chưa biết cách quản lý tài chính hiệu quả thì rất khó ứng phó với tình huống xấu có thể xảy ra.

Khó khăn khi thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng

Làm cách nào để quản lý số lượng lớn khách hàng trên toàn hệ thống? Làm thế nào để việc thu thập và quản lý thông tin cho tất cả khách hàng trở nên dễ dàng, thuận tiện luôn là những vấn đề gây khó khăn cho các nhà quản lý.

2. Giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Với tiềm lực đủ mạnh, đang trên đà chiếm ưu thế trên thị trường, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư mở rộng chuỗi hệ thống cửa hàng. Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp thu hút thêm lượng khách hàng tiềm năng và thu về nguồn lợi nhuận khổng lồ. Tuy nhiên, để quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là điều không hề dễ dàng. Nếu không xây dựng được mô hình phù hợp, các hoạt động quản lý cửa hàng, tài chính, nguồn hàng,... sẽ chồng chéo lên nhau. 

Vì thế việc tìm ra các giải pháp quản lý hệ thống cửa hàng hiệu quả là điều vô cùng quan trọng nếu doanh nghiệp bán lẻ muốn đứng vững và phát triển trên thị trường.

Chuẩn hóa quy trình vận hành

Đứng ở cương vị quản lý, bạn phải đảm bảo rằng các cửa hàng đều được vận hành trơn tru. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn không thể nào “để mắt” đến tất cả các cửa hàng cùng lúc, nhất là khi chúng ở những địa điểm khác nhau.

Vì vậy, việc chuẩn hóa quy trình vận hành là vấn đề cấp thiết cần thực hiện ngay từ khi mở chuỗi cửa hàng. Quy trình này cần được thực hiện đồng nhất ở tất cả hệ thống chuỗi cửa hàng, từ giờ giấc làm việc, cách phục vụ khách hàng, chính sách giảm giá, đổi trả hàng hóa,...  Hãy đảm bảo trải nghiệm khách hàng ở tất cả cửa hàng đều giống nhau.

Xem thêm >> Review 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho nhà lãnh đạo

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình vận hành

Quản lý tài chính chuỗi cửa hàng

Quản lý tài chính là quản lý dòng tiền trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý tài chính tốt sẽ giúp tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp, từ quản lý nguồn vốn đến quản lý doanh số rất hiệu quả. 

3 chỉ số tài chính mà doanh nghiệp cần quản trị là:

• Chỉ số dòng tiền: Bao gồm dòng tiền ra, vào. Doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền để tránh tình trạng lúc cần huy động lại không có.
• Chỉ số lãi lỗ: Bao gồm doanh số, giá vốn hàng bán – số tiền mà chủ cửa hàng trả cho nhà cung cấp, lãi gộp, lãi gộp trên doanh số, lãi ròng doanh số, ngân sách cửa hàng,…
• Tài sản đầu tư: Gồm hàng hóa tồn kho, khoản công nợ với khách hàng quen biết, tài sản cố định đầu tư cho cửa hàng, công cụ, dụng cụ sử dụng trong cửa hàng, tổng doanh số trên tài sản,...

Để quản trị tài chính hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số phương pháp dưới đây:

• Nắm rõ tình hình tài chính của chuỗi cửa hàng thông qua việc lập báo cáo, theo dõi sát sao.
• Điều chỉnh cơ chế thu chi hợp lý, cắt giảm chi phí đầu vào.
• Chủ động tìm kiếm, tiếp cận nguồn vốn đầu tư trên thị trường tài chính.
• Tiết kiệm, cắt giảm các chi phí thất thoát trong trong quá trình vận hành.

Quản lý nhân sự

Nguyên nhân của vấn đề thất thoát hàng hóa, doanh thu giảm xảy ra tại một số cửa hàng một phần là do nhân viên thiếu trung thực. Chủ doanh nghiệp không thể có mặt ở tất cả cơ sở cùng lúc để kiểm tra hiệu quả làm việc và các sai sót của đội ngũ nhân viên. Vậy làm thế nào để quản lý tất cả nhân viên hiệu quả trên toàn hệ thống?

Cách quản lý hiệu quả cho vấn đề này là thiết lập hệ thống quản lý chuỗi bán lẻ hoặc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua đó, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và giám sát được tất cả hoạt động liên quan tới việc bán hàng của nhân viên mà không cần mất thời gian cho việc quan sát. 

Những số liệu được thay đổi trên phần mềm cũng giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát được hóa đơn từng nhân viên tạo ra. Qua đó, nâng cao ý thức và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng trong chuỗi hệ thống.

Dù có hệ thống, các doanh nghiệp cũng nên chủ động đào tạo nhân sự chất lượng và một lòng hướng đến mục tiêu phát triển doanh nghiệp đi xa hơn. Có như vậy, cả doanh nghiệp mới đồng lòng tăng doanh số, tăng lợi nhuận và phát triển bền vững được.

Quản trị nhân sự hiệu quả

Quản lý khách hàng

Khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu của các nhà bán lẻ. Không chỉ cần cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, doanh nghiệp còn phải quan tâm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng của khách hàng để triển khai chương trình ưu đãi, giảm giá, tri ân.

Theo kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ từ nhiều đơn vị, khách hàng có xu hướng muốn nhận được những lời chúc, món quà nhỏ vào các ngày đặc biệt như sinh nhật, ngày lễ. Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu này sẽ trở nên khó khăn khi lượng khách hàng ngày một nhiều.

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng tại các cửa hàng. Phần mềm này cho phép lưu trữ số lượng lớn thông tin khách hàng, phân cấp chia rõ các khách hàng thân thiết, đánh giá hiệu quả thực hiện chiến dịch marketing thông qua thống kê gửi SMS, email,... Từ đó, việc quản lý dữ liệu khách hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Kiểm soát hàng hoá

Việc luân chuyển và kiểm tra hàng hoá giữa các địa điểm là khâu tốn kém, mất nhiều thời gian nhất trong hoạt động bán lẻ. Kiểm soát chất lượng sản phẩm, ổn định giá bán, đảm bảo sản phẩm đầy đủ, phong phú và phù hợp với từng địa điểm kinh doanh, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng là điều cần thiết. Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ ảnh hưởng tới khách hàng và chất lượng phục vụ. Từ đó, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số của cửa hàng đó. 

Vì vậy, giải pháp quản lý ở đây là sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát số lượng hàng hóa thực tế tại các địa điểm. Từ đó, việc luân chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng không còn rắc rối, phức tạp và diễn ra nhanh hơn.

Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa

Cạnh tranh trong kinh doanh luôn là vấn đề mà doanh nghiệp bán lẻ sẽ phải đối mặt. Và nếu không có những chiến lược, bí quyết riêng thì doanh nghiệp sẽ rất khó để đứng vững trước thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Navigos Search hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ có thêm giải pháp để quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả cho đơn vị mình!

Navigos Search là đơn vị tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam hiện nay. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ tuyển dụng Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn bất cứ lúc nào. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua các thông tin dưới đây:

• Trụ sở tại TP Hồ Chí Minh:Tầng 20, E.town Central Tower, 11 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, TP Hồ Chí Minh
• Chi nhánh tại Hà Nội: Tòa nhà V. - 125 Bà Triệu, Quận Hai Bà Trưng
• Hotline: 1800 585 826
• Email: contact@navigossearch.com
• Website: navigossearch.com
• Fanpage: facebook.com/NavigosSearchVietnam

Navigos Search - Công ty săn nhân tài

cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam