Hồ sơ xin việc gồm những gì? Hướng dẫn cách viết chuẩn

Hồ sơ xin việc chuyên nghiệp, ấn tượng chính là bước đệm vững chắc để ứng viên có thể chinh phục được vị trí việc làm mà mình hằng ao ước. Tuy nhiên, để làm được điều đó không phải là điều dễ dàng. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ xin việc gồm những gì và cách viết chuẩn giúp bạn có sự chủ động hơn trong công cuộc chinh phục nhà tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc còn được gọi là Curriculum Vitae (CV) là một tập tài liệu tóm tắt về thông tin cá nhân, quá trình giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm làm việc của người xin việc. Nó được sử dụng để nộp đơn xin việc và cung cấp những thông tin quan trọng đến nhà tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc cung cấp thông tin quan trọng đến nhà tuyển dụng

Hồ sơ xin việc gồm các giấy tờ gì?

Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì? Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm các loại tài liệu sau:

• Bản sơ yếu lý lịch tự thuật (được ký và xác nhận bởi cơ quan địa phương).
• Mẫu đơn xin việc (có thể viết tay hoặc đánh máy).
• Bản CV xin việc, ứng viên có thể nộp ở định dạng PDF qua email cho nhà tuyển dụng. 
• Bản sao chứng thực các giấy tờ cá nhân như CMND hoặc thẻ CCCD, giấy khai sinh.
• Bản sao công chứng các bằng cấp và chứng chỉ liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Giấy khám sức khỏe (có hiệu lực trong vòng 6 tháng).
• Bốn ảnh chân dung.

Hướng dẫn viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ, chuyên nghiệp và chính xác, thể hiện đúng trọng tâm các nội dung muốn truyền tải sẽ giúp ứng viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy đâu là cách viết hồ sơ xin việc chuẩn? Những hướng dẫn viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp sau đây sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn.

Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch là một tài liệu tóm tắt về thông tin cá nhân, quá trình học vấn và công tác của người viết. Nó thường được sử dụng khi xin việc hoặc nộp đơn học, giới thiệu về kỹ năng và chuyên môn của ứng viên cho nhà tuyển dụng hoặc cơ sở đào tạo.

Khi viết sơ yếu lý lịch, bạn cần cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ. Điều này bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, số CMND và thông tin khác trên CMND.
• Địa chỉ:
  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hiện tại.
  Nơi ở hiện tại (số nhà, đường, phường, quận, thành phố).
  Nguyên quán (nếu khác với nơi sinh sống hiện tại).
• Dân tộc và tôn giáo: Ghi rõ dân tộc và tôn giáo (hoặc ghi "không" nếu không theo đạo).
• Trình độ giáo dục: Bao gồm trình độ văn hóa, chuyên ngành, và các bằng cấp đã đạt được.
• Trình độ ngoại ngữ: Ghi các chứng chỉ hoặc trình độ ngoại ngữ nếu có.
• Quá trình hoạt động: Mô tả về quá trình học tập, công việc, và các hoạt động xã hội.
• Khen thưởng và kỷ luật: Ghi rõ các khen thưởng đã nhận được cùng với ngày tháng, và cũng ghi về các trường hợp kỷ luật (nếu có). Lưu ý rằng thông tin trong sơ yếu lý lịch cần phải chính xác và được xác nhận bởi cơ quan địa phương.

Đơn xin việc

Đơn xin việc, hay đơn ứng tuyển, là một tài liệu hoặc mẫu đơn mà một người gửi đến nhà tuyển dụng để nộp đơn xin ứng tuyển vào một vị trí công việc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp ứng viên giới thiệu bản thân, kỹ năng, kinh nghiệm và động cơ xin việc.

Mẫu đơn này thường được viết tay hoặc đánh máy để thể hiện mong muốn và khát khao làm việc, cũng như chứng minh bạn là ứng viên thích hợp nhất cho vị trí ứng tuyển. Bố cục cơ bản của mẫu đơn xin việc như sau:

• Tiêu ngữ:
  "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập- Tự do - Hạnh phúc"
  Tiêu đề "Đơn xin việc hoặc thử xin việc"
• Phần mở đầu:
  Kính gửi (gọi tên người nhận, chức vụ, và tên công ty).
  Giới thiệu về bản thân và chỉ rõ vị trí bạn muốn ứng tuyển.\
• Phần thân bài:
  Liệt kê ưu điểm và thế mạnh của bạn.
  Mô tả kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển.
  Trình bày lý do vì sao công ty nên lựa chọn bạn.
• Phần kết bài:
  Đề xuất lời yêu cầu lịch hẹn phỏng vấn một cách tế nhị.
  Bày tỏ lòng cảm ơn.
  Ký tên.

Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng)

Sổ hộ khẩu là một văn bản quan trọng xác nhận địa chỉ cư trú và quan hệ gia đình của ứng viên. Thông thường, công ty yêu cầu sổ hộ khẩu để kiểm tra thông tin về địa chỉ cư trú và xác định quan hệ gia đình cùng với các thành viên trong gia đình của ứng viên.

Khi nộp đơn xin việc, bạn có thể gửi bản sao của sổ hộ khẩu, nhưng khi được nhận vào làm tại công ty, bạn cần chuẩn bị bản chính có công chứng. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng công ty, bạn cần đọc kỹ thông tin liên quan đến việc chuẩn bị sổ hộ khẩu để đảm bảo rằng bạn đáp ứng đúng các yêu cầu của họ.

Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân (bản sao công chứng)

Chứng minh thư (CMND) hoặc thẻ căn cước công dân (CCCD) là những giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh danh tính và quốc tịch của công dân trong một quốc gia. Những giấy tờ này sẽ cung cấp các thông tin về lai lịch, quê quán, giới tính, quốc tịch, nơi thường trú,... Trong hồ sơ xin việc, giấy tờ tùy thân giúp xác minh danh tính và cung cấp thông tin chính xác cá nhân về ứng viên.

CV xin việc

Ngày nay, có nhiều website và công cụ giúp tạo ra một CV phù hợp với vị trí công việc bạn muốn ứng tuyển. Các mẫu CV thường bao gồm các thông tin cơ bản như sau:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ cư trú hiện tại.
• Mục tiêu nghề nghiệp: Mô tả ngắn gọn về mục tiêu nghề nghiệp của bạn, định hướng về công việc bạn muốn làm.
• Học vấn: Thông tin về trình độ học vấn, bao gồm các bằng cấp, chứng chỉ và khóa học liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Kinh nghiệm làm việc: Các thông tin về công việc và dự án bạn đã tham gia, cũng như các vị trí làm việc trước đây và thời gian làm việc tại mỗi nơi.
• Kỹ năng: Các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm mà bạn có, như ngôn ngữ, kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, và nhiều kỹ năng khác.
• Sở thích: Các hoạt động và sở thích cá nhân có thể nêu rõ tính cách và sở thích ngoài lề của bạn, giúp tạo điểm nhấn cá nhân trong CV của bạn.

Cần cung cấp đầy đủ thông tin trên bản CV

Giấy khai sinh (bản sao công chứng)

Trong hồ sơ xin việc, bạn có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng một bản giấy khai sinh bản sao đã được công chứng, giúp xác minh thông tin. Điều này đảm bảo tính tin cậy của những thông tin cá nhân bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe (dưới 6 tháng)

Giấy khám sức khỏe là giấy tờ quan trọng để xác minh tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên. Giấy khám sức khỏe cũng đảm bảo rằng bạn có khả năng đáp ứng công việc tại công ty một cách đủ sức khỏe.

Hiện nay, giấy khám sức khỏe được chia thành hai loại: giấy A4 hai mặt và giấy A3 gấp đôi (bốn mặt). Yêu cầu về giấy khám sức khỏe phụ thuộc vào vị trí công việc cụ thể và yêu cầu của các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các công ty đều yêu cầu giấy có hiệu lực trong vòng 6 tháng và được xác nhận bởi cơ sở y tế.

Chứng chỉ liên quan nếu có

Các bằng cấp và chứng chỉ như bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, cần được chụp bản sao và xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền. Điều này không chỉ là yêu cầu cần thiết đối với một số vị trí ứng tuyển, mà còn là cách xác thực những thông tin được ghi trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, và đơn xin việc có độ chính xác.

Ảnh hồ sơ (3x4 hoặc 4x6)

Ảnh chân dung thường được dán lên bìa và sơ yếu lý lịch. Qua hình ảnh, nhà tuyển dụng có thể có cái nhìn tổng quan và ấn tượng hơn về bạn. Trong quá trình nộp hồ sơ xin việc, thường nhà tuyển dụng yêu cầu ảnh kích thước 3×4 hoặc 4×6 để sử dụng trong hồ sơ, thẻ nhân viên hoặc các tài liệu khác.

Các câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc

Dưới đây là một số thắc mắc thường gặp của các ứng viên liên quan đến hồ sơ xin việc hiện nay. 

Cần chuẩn bị bao nhiêu hồ sơ khi đi xin việc?

Số lượng hồ sơ cần chuẩn bị khi đi xin việc thường phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng công ty hoặc vị trí công việc bạn đang nộp đơn.

Có thể bạn sẽ cần nhiều hơn một bộ hồ sơ để cung cấp thêm cho các nhà tuyển dụng khác phù hợp để có thêm cơ hội việc làm cho mình. Thông thường nên chuẩn bị từ 3 - 5 bộ hồ sơ để sử dụng cho các cuộc phỏng vấn khác nhau, đảm bảo bạn luôn có sẵn hồ sơ để gửi đến công ty bạn tâm.

Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Bạn có thể mua một bộ hồ sơ xin việc cơ bản, bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật và đơn xin việc viết tay chưa có lời khai, tại các quán photocopy, nhà sách hoặc trực tuyến. Sau đó, bạn cần điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.

Các giấy tờ khác như CV xin việc, giấy tờ tùy thân, sổ hộ khẩu, giấy khám sức khỏe và giấy khai sinh yêu cầu tự chụp bản sao công chứng theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ khi bạn nộp hồ sơ xin việc.

Hồ sơ xin việc có cần công chứng hay không?

Việc cần hay không công chứng hồ sơ xin việc phụ thuộc vào quy định của từng công ty và luật pháp áp dụng. Dưới đây là một số loại giấy tờ mà bạn có thể cần chụp bản sao và công chứng, bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật.
• Giấy khai sinh.
• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.
• Sổ hộ khẩu.
• Các bằng cấp tốt nghiệp (bằng Đại học, Cao đẳng, tốt nghiệp THPT,...).
• Giấy khám sức khỏe (có thể không cần công chứng nhưng cần xác nhận từ bệnh viện thực hiện khám sức khỏe).

Cách sắp xếp hồ sơ xin việc hợp lý

Thu thập thông tin

Bắt đầu từ bảng mô tả công việc của công ty, bạn cần tập trung vào việc thu thập và chọn lọc thông tin cá nhân cần thiết để đưa vào hồ sơ xin việc. Quan trọng nhất là phải hiểu rõ yêu cầu của công ty về thông tin, kinh nghiệm, và kỹ năng chuyên môn phù hợp cho vị trí ứng tuyển. Đặc biệt, việc lựa chọn người tham chiếu cũng cần được xem xét và trình bày một cách cẩn thận trong hồ sơ xin việc của bạn.

Tạo điểm nhấn

Nhà tuyển dụng sẽ không có quá nhiều thời gian để xem xét toàn bộ hồ sơ của bạn. Vì thế, bạn cần tạo được điểm nhấn ấn tượng cho hồ sơ của mình bằng cách tập trung vào các điểm nổi bật của mình và sáng tạo hồ sơ theo cách riêng. Tuy nhiên cần đảm bảo đầy đủ thông tin mà không bị rườm rà.

Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên trình bày logic, xúc tích, có sử dụng số liệu và thành quả cụ thể. Điều này sẽ giúp hồ sơ xin việc có độ tin cậy cao.

Viết đơn giản, súc tích

Trước khi gửi hồ sơ xin việc đến nhà tuyển dụng, bạn cần kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng mọi thông tin trong hồ sơ đều hoàn chỉnh và chính xác. Tránh sử dụng từ ngữ không rõ ràng hoặc ký hiệu đặc biệt; thay vào đó, hãy viết ngắn gọn, rõ ràng và súc tích.

Hãy viết ngắn gọn, súc tích các thông tin

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Khi làm hồ sơ xin việc, nhớ những điểm này:

• Tùy chỉnh cho từng tổ chức, doanh nghiệp: Điều chỉnh hồ sơ theo yêu cầu và văn hóa của công ty để nổi bật với nhà tuyển dụng.
• Xác thực lại thông tin: Đảm bảo độ chính xác của bằng cấp và kinh nghiệm, đính kèm bản sao công chứng để tăng độ tin cậy.
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp: Tránh sai sót không đáng có bằng việc kiểm tra kỹ lưỡng.
• Đính kèm ảnh chân dung chuyên nghiệp: Nếu cần, sử dụng ảnh chân dung chính thức với diện mạo nghiêm túc, tránh selfie hoặc ảnh không chuyên nghiệp.
• Dùng phông chữ và kiểu chữ phù hợp: Chọn phông chữ dễ đọc và chuyên nghiệp, tránh sử dụng kiểu chữ quá phức tạp.

Cơ hội việc làm trung, cấp cao tại Navigos Search

Một hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp và tỉ mỉ sẽ giúp bạn dễ dàng thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Đừng ngần ngại gửi hồ sơ của bạn đến Navigos Search để có cơ hội nhanh chóng đạt được vị trí công việc bạn hằng mong muốn chất lượng với mức lương hấp dẫn nhất hiện nay.

Dựa trên năng lực và kinh nghiệm của ứng viên cùng với sự hiểu biết sâu sắc về thị trường lao động, các chuyên gia tư vấn của Navigos Search sẽ tìm kiếm nhà tuyển dụng phù hợp nhất cho bạn. Bên cạnh đó, Navigos Search, thuộc Tập đoàn Navigos Group, là chủ sở hữu của VietnamWorks, trang web tuyển dụng có lượng truy cập cao nhất tại Việt Nam. 

Với hơn 375,000 ứng viên cấp cao và hơn 5,000,000 nhà tuyển dụng đã đăng ký tài khoản, cơ sở dữ liệu này giúp các chuyên gia tuyển dụng của Navigos Search hỗ trợ ứng viên trong mọi lĩnh vực.

Cơ hội việc làm trung, cấp cao tại Navigos Search

Navigos Search - Công ty săn nhân tài trung và cao cấp hàng đầu Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm, đã hàng ngày đưa ra hàng nghìn cơ hội việc làm cho hàng triệu chuyên gia đã đăng ký và cung cấp các giải pháp tuyển dụng cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc. Cơ sở dữ liệu lớn về những ứng viên có kinh nghiệm và nhà tuyển dụng đáng tin cậy của Navigos Search là một tài sản không giới hạn trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh tại Việt Nam hiện nay.

Trên đây là các quy trình và hướng dẫn giúp bạn hoàn thiện tài liệu trong hồ sơ xin việc. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin chia sẻ ở đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về hồ sơ xin việc gồm những gì cũng như tham khảo và hiểu cách chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc chất lượng, để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Đừng quên liên hệ hoặc truy cập Navigos Search để tìm kiếm những cơ hội việc làm mới nhất với mức lương cao, với đội ngũ công ty uy tín và chất lượng.

Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam