Một tour du lịch diễn ra thành công sẽ có rất nhiều người tham gia và thực hiện. Trong đó, trưởng phòng điều hành tour là người đứng đầu chỉ đạo mọi vấn đề để đảm bảo tour diễn ra theo đúng lịch trình. Vậy, công việc cụ thể của vị trí này trong các tour du lịch như thế nào? Bạn cần chuẩn bị những gì để trở thành người điều hành tour chuyên nghiệp? Đừng bỏ lỡ thông tin hấp dẫn mà Navigos Search chia sẻ ngay dưới đây để tìm việc thành công nhé!
1. Trưởng phòng điều hành tour là gì?
Trưởng phòng điều hành tour là người đứng đầu phòng điều hành tour, trực tiếp lên kế hoạch, tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, vui chơi,... Họ phải đảm bảo chuyến đi diễn ra an toàn theo kế hoạch và du khách được sắp xếp di chuyển, nghỉ ngơi và vui chơi đúng như lộ trình đặt ra.
Những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam không ngừng phát triển, thu hút đông đảo du khách trong nước lẫn quốc tế. Bởi vậy, vai trò của người trưởng phòng điều hành tour du lịch càng trở nên quan trọng hơn, quyết định đến sự tồn tại và phát triển công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này.
Trưởng phòng điều hành tour là người đứng đầu phòng điều hành tour
2. Mô tả công việc chi tiết
Tùy thuộc vào quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp mà công việc chi tiết của trưởng phòng điều hành tour sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, vị trí này sẽ thực hiện các công việc dưới đây:
Xây dựng và thiết kế chương trình tour
Tổ chức và xây dựng hệ thống quản lý; giám sát hoạt động của tour
Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ tour
Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ, thời gian và lộ trình tour, kết quả của tour...
Mở rộng, tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tư vấn, đàm phán và ký kết hợp đồng
Tuyển dụng, quản lý và đào tạo nhân sự của Phòng du lịch
Phối hợp với hướng dẫn viên du lịch và bộ phận khác để đưa ra phương án điều chỉnh hoặc xử lý tình huống, giải quyết vấn đề phát sinh trong chuyến đi
Nghiên cứu đối thủ, tìm hiểu các địa điểm nghỉ dưỡng, khu tham quan,... để du khách được trải nghiệm du lịch với dịch vụ tốt nhất
Làm báo cáo tuần, tháng, quý để trình lên ban lãnh đạo nhằm thông báo hoạt động du lịch của doanh nghiệp
Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
3. Bí quyết ứng tuyển việc làm điều hành tour du lịch
3.1. Đáp ứng về trình độ, kinh nghiệm làm việc
Thông thường, nhà tuyển dụng vị trí này yêu cầu ứng viên phải tốt nghiệp Đại học trở lên thuộc chuyên ngành Du lịch hay chuyên ngành liên quan khác và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương.
Nếu bạn chưa đáp ứng điều kiện này, hãy cố gắng nâng cao năng lực để ứng tuyển thành công. Còn về kinh nghiệm, bạn có thể bắt đầu từ vị trí nhân viên điều hành tour hay nhân viên làm việc trong các công ty du lịch để có nhiều trải nghiệm công việc thực tế liên quan, cũng như tích lũy được kiến thức chuyên môn trong nghề, hiểu biết về thị trường du lịch trong, ngoài nước.
3.2. Nâng cao khả năng ngoại ngữ
Ngành du lịch luôn phải tiếp xúc với số lượng khách hàng lớn, trong đó có cả du khách nước ngoài. Vì thế, khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh gần như là kỹ năng quan trọng không thể thiếu nếu trưởng phòng điều hành tour muốn tiến xa hơn trong công việc này.
Khả năng ngoại ngữ là yếu tố bắt buộc mà bạn cần đáp ứng
3.3. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp luôn là kỹ năng cần thiết trong mọi công việc thuộc ngành dịch vụ. Người đứng đầu một phòng ban cần giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp để phân chia công việc, lên kế hoạch thực hiện điều hành tour, báo cáo với cấp trên,... hay giao tiếp với khách hàng để tư vấn thông tin về chuyến đi, lịch trình di chuyển, thuyết phục ký kết hợp đồng,...
Khả năng ăn nói tốt và khéo léo sẽ giúp bạn truyền đạt hiệu quả nội dung công việc cho nhân viên dưới quyền, đàm phán thành công nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo vấn đề di chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí được thực hiện đúng quy trình điều hành của kế hoạch.
3.4. Chịu được những áp lực công việc
Người phụ trách điều hành tour du lịch đảm nhiệm rất nhiều đầu việc quan trọng nên áp lực đè nặng lên vai là điều không thể tránh khỏi. Điều này yêu cầu bạn phải chịu được áp lực công việc tốt để bình tĩnh xử lý, giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Hãy cố gắng rèn luyện khả năng sắp xếp, phân công nhiệm vụ khoa học giúp đem lại kết quả công việc cao.
3.5. Ứng biến và xử lý tình huống hiệu quả
Trong quá trình điều hành tour du lịch, chắc chắn không thể tránh khỏi các sự cố phát sinh như thời tiết, xe cộ đi lại, khiếu nại của khách hàng,... Người điều hành tour phải khách quan để nhìn nhận nguyên nhân vấn đề và ứng biến linh hoạt, xử lý kịp thời, tránh việc ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty du lịch.
3.6. Chuẩn bị CV ấn tượng
Bạn cần tạo ra bản CV có nội dung phù hợp với vị trí trưởng phòng điều hành tour. Một bản CV ấn tượng phải nêu bật được các kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn, kinh nghiệm làm việc liên quan. Dựa vào đó, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá mức độ phù hợp của bạn để chọn vào vòng phỏng vấn, quyết định tuyển dụng. Bạn nên lưu ý một số điều dưới đây để có được bản CV hoàn hảo nhất:
Nhất quán về nội dung, format
Dễ đọc, dễ theo dõi
Sử dụng các dấu cách, gạch chân, in nghiêng, in đậm, viết hoa để nhấn mạnh
Liệt kê hạng mục chính (năng lực chuyên môn, kinh nghiệm cá nhân, thành tích nổi bật,…) theo trình tự về mức độ quan trọng
Trong hạng mục chính, liệt kê thông tin theo đúng thứ tự thời gian (hạng mục gần nhất lên đầu tiên)
Viết thông tin logic và mạch lạc
Đảm bảo format của CV thích hợp khi chuyển sang định dạng file pdf.
Chuẩn bị CV ấn tượng để thu hút nhà tuyển dụng hơn
3.7.Tham khảo trước bộ câu hỏi phỏng vấn thường gặp
Chuẩn bị trước bộ câu hỏi phỏng vấn cũng là yếu tố giúp tăng cơ hội trúng tuyển cho bạn. Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao, Navigos Search khuyên bạn nên chuẩn bị những bộ câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng điều hành tour du lịch thường gặp dưới đây:
Bạn đánh giá về ngành du lịch Việt Nam hiện nay như thế nào?
Theo bạn, du lịch tour với du lịch tự túc thì cái nào có nhiều lợi ích hơn?
Hãy có biết ưu và nhược điểm của công ty chúng tôi trong ngành du lịch?
Các công việc chính nào thực hiện cho các tour du lịch quốc tế?
Bạn giám sát ngân sách đã theo thỏa thuận như thế nào?
Nếu thiết bị vận chuyển liên quan đến tour bị trì hoãn nghiêm trọng thì bạn xử lý ra sao?
Bạn phản ứng và giải quyết thế nào nếu khách hàng của bạn bị ốm trước khi họ bắt đầu chuyến đi?
Những yếu tố nào giúp bạn trở thành trưởng phòng điều hành tour du lịch giỏi?
Bạn sử dụng công cụ nào để lên kế hoạch và chỉ đạo, điều hành tour?
Bạn nghiên cứu xu hướng ngành du lịch và đối thủ cạnh tranh như thế nào?
Hãy cho biết cách bạn thu hút khách hàng tiềm năng?
Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?
Vì sao bạn ứng tuyển vị trí trưởng phòng điều hành tour tại công ty chúng tôi?...
3.8. Ứng tuyển nhanh chóng tại Navigos Search
Nhìn chung, trưởng phòng điều hành tour là công việc đem lại thu nhập tốt và có triển vọng phát triển trong tương lai. Nếu bạn đang muốn “đầu quân” vào công việc này, đừng ngần ngại gửi CV đến Navigos Search.
Với quy trình tuyển dụng hết sức nghiêm ngặt, dựa vào năng lực và kinh nghiệm của ứng viên cùng tình hình thị trường lao động, chuyên viên tuyển dụng Navigos Search sẽ tiến hành tư vấn, trao đổi về nhà tuyển dụng phù hợp nhất. Tất cả chuyên viên tư vấn của chúng tôi đều rất giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về từng ngành nghề cốt lõi. Sau khi ứng viên đã được chọn, Navigos Search tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp và ứng viên trong suốt quá trình "thành công sau khi đạt được công việc mơ ước".
Navigos Search là công ty tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao số 1 Việt Nam
Navigos Search đang dẫn đầu dịch vụ “săn nhân tài” cấp trung và cấp cao tại Việt Nam. Với 375,000+ hồ sơ ứng viên cao cấp, 85,000+ hồ sơ ứng viên quản lý cấp cao cùng giải pháp tuyển dụng tối ưu, chúng tôi cam kết mang đến ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn trong thời gian như đã thỏa thuận.
Ngay bây giờ, nếu bạn đang muốn trở thành trưởng phòng điều hành tour hay có tham vọng tìm kiếm công việc phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của bản thân; hoặc doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cấp trung, cấp cao, hãy liên hệ nhanh chóng đến Navigos Search. Chắc chắn, ứng viên sẽ có trong tay công việc mơ ước, doanh nghiệp sẽ sở hữu nhân tố giỏi nhất!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam