Lời nói “không” với bất cứ điều gì cũng trở nên khó khăn và việc viết thư từ chối ứng viên cũng không ngoại lệ
Thư từ chối ứng viên được xem là thông báo rằng ứng viên không phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển dụng. Vậy viết theo từ chối ứng viên sao cho khéo léo, tinh tế? Bạn hoàn toàn tìm thấy câu trả lời hoàn hảo trong bài viết này của Navigos Search!
1. Tại sao nên gửi thư từ chối ứng viên?
Trong quy trình tuyển dụng, bên cạnh thông báo đến ứng viên trúng tuyển thì gửi thư từ chối cũng là công việc quan trọng cần làm đối với HR. Dù có năng lực và kinh nghiệm như thế nào thì mọi ứng viên đều có quyền được thông báo, phản hồi kết quả khi đã dành thời gian phỏng vấn, tham gia ứng tuyển.
Việc gửi thư từ chối ứng viên rất cần thiết
Gửi email từ chối ứng viên cũng là cách thể hiện sự trân trọng ứng viên và tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp lẫn chuyên viên tuyển dụng. Từ đó, ứng viên sẽ phản hồi tích cực và có thể chia sẻ thông tin giúp doanh nghiệp bạn tìm kiếm được người phù hợp hơn.
Hơn nữa, soạn mail từ chối ứng viên còn tạo cơ hội mới, tiếp thêm động lực giúp ứng viên chủ động tìm kiếm công việc mới và không phải nuối tiếc, băn khoăn bởi vì chưa biết kết quả phỏng vấn như thế nào.
2. Nguyên tắc cần nắm khi gửi email từ chối ứng viên
Ở cương vị là chuyên viên tuyển dụng, bạn cần nắm một số nguyên tắc dưới đây để tạo nên một email từ chối ứng viên hoàn hảo, khéo léo nhất:
- Không từ chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn để tránh việc khiến ứng viên rơi vào trạng thái buồn chán, thất vọng về bản thân
- Luôn thể hiện thái độ lịch sự bởi ứng viên đã dành thời gian ứng tuyển và phỏng vấn
- Tuyệt đối không im lặng để ứng viên lo lắng, chờ đợi
- Không từ chối qua điện thoại bởi nhà tuyển dụng có thể bị chi phối, ảnh hưởng bởi cảm xúc của ứng viên
3. Nội dung cần có của thư từ chối ứng viên
Một mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt chuẩn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây:
Thông tin ứng viên
Mở đầu thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng phải ghi rõ thông tin cá nhân của người ứng tuyển và vị trí dự tuyển. Nhờ đó, ứng viên sẽ cảm thấy được xem trọng bởi công ty đánh giá kỹ lưỡng chứ không phải là những email tự động gửi đến tất cả mọi người.
Những nội dung cơ bản cần có
Lời cảm ơn đến ứng viên
Ứng viên đã dành rất nhiều thời gian tham gia dự tuyển, trải qua nhiều vòng phỏng vấn tuyển dụng nên doanh nghiệp cần dành lời cảm ơn họ.
Phản hồi của nhà tuyển dụng
Phần này rất quan trọng trong thư từ chối ứng viên. Bạn hãy đưa ra kết quả của buổi phỏng vấn và giải thích lý do khách quan vì sao ứng viên không trúng tuyển. Doanh nghiệp cần thể hiện ngắn gọn, súc tích và đưa ra những lời giải thích mang tính xây dựng, giúp họ nhận biết năng lực của bản thân và tiếp tục nỗ lực hoàn thiện hơn trong tương lai.
Mời ứng viên ứng tuyển lại vào dịp khác hoặc đề xuất vị trí phù hợp hơn
Cuối cùng, bạn cần thể hiện mong muốn ứng viên sẽ nhanh chóng tìm được công việc mới phù hợp. Hiện tại, nếu doanh nghiệp bạn đang tuyển dụng vị trí công việc khác phù hợp với năng lực chuyên môn của ứng viên thì hãy đề xuất, gợi ý để họ tiếp tục ứng tuyển.
4. Các mẫu thư từ chối ứng viên tinh thế, chuyên nghiệp
Khi đã nắm rõ những yếu tố quan trọng trên, bạn có thể tạo nên các mẫu thư từ chối ứng viên hoàn hảo riêng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một vài mẫu thư từ chối ứng viên chuẩn trong từng trường hợp cụ thể dưới đây trước khi bắt đầu thực hiện:
Trường hợp ứng viên không được chọn phỏng vấn
Thường có rất ít doanh nghiệp gửi email từ chối ứng viên khi CV không phù hợp để đi vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, việc làm này không mất nhiều thời gian và thể hiện sự tôn trọng ứng viên, giúp họ chủ động tìm kiếm cơ hội mới phù hợp hơn.
Mẫu tham khảo:
THƯ CẢM ƠN!
Thân gửi: … (tên ứng viên)
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự của doanh nghiệp … đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn bởi vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí công việc … tại doanh nghiệp chúng tôi.
Công ty chúng tôi đánh giá cao kiến thức và kinh nghiệm mà bạn đã tích lũy trong những vị trí công việc trước đây. Tuy nhiên, sau khi xem xét và đánh giá kỹ lưỡng hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa thật sự phù hợp để tiếp tục đi đến vòng phỏng vấn tiếp theo. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc tiếp theo và hy vọng có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng!
Ký tên
(Tên người/ bộ phận tuyển dụng)
Cách viết email từ chối ứng viên khéo léo và tinh tế
Trường hợp ứng viên vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Một quy trình tuyển dụng sẽ có nhiều bước như sàng lọc CV, chọn ra danh sách hồ sơ phù hợp, thực hiện bài test, phỏng vấn trực tiếp,... Nếu ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng trong quy trình này, doanh nghiệp bạn nên gửi email từ chối ứng viên để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như động viên những nỗ lực của họ.
Mẫu tham khảo:
THƯ CẢM ƠN THAM GIA PHỎNG VẤN
Thân gửi: … (tên ứng viên)!
Doanh nghiệp … cảm ơn và ghi nhận những nỗ lực, cố gắng của bạn trong suốt quá trình phỏng vấn. Sự nhiệt huyết, đam mê công việc là những chúng tôi nhận thấy và đánh giá cao ở bạn.
Tuy nhiên, trong toàn bộ quá trình tuyển dụng, chúng tôi nhận thấy ứng viên khác có tiềm năng và thật sự phù hợp hơn. Rất tiếc vì bạn và doanh nghiệp … chưa có cơ hội hợp tác với vị trí công việc… Chúng tôi sẽ giữ lại thông tin hồ sơ của bạn để khi vị trí tuyển dụng khác phù hợp hơn, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn.
Chân thành cảm ơn và chúc bạn gặp nhiều may mắn, thành công trên con đường sự nghiệp của mình.
Trân trọng!
Ký tên (Tên người/bộ phận tuyển dụng)
Trường hợp ứng viên tiềm năng nhưng không trúng tuyển
Khi có quá nhiều ứng viên tiềm năng tham gia ứng tuyển cho một vị trí, doanh nghiệp buộc phải loại đi bớt và đưa ra quyết định cuối cùng. Mẫu thư từ chối ứng viên trong trường hợp này cần được trình bày tâm huyết, khéo léo và kèm theo mong muốn kết nối, liên hệ lại khi vị trí tuyển dụng tương lai phù hợp.
Mẫu tham khảo:
THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN
Ứng viên … thân mến! Trước tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã đồng hành trong suốt quy trình tuyển dụng và hàng loạt vòng phỏng vấn phía sau tại doanh nghiệp… Chúng tôi trân trọng và đánh giá cao năng lực chuyên môn, thành tích và kinh nghiệm của bạn trong thời điểm hiện tại. Bạn cũng là một trong số ứng viên tiềm năng được chúng tôi kỳ vọng và mong muốn hợp tác, đồng hành lâu dài.
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc, thảo luận và đánh giá kỹ càng, chúng tôi buộc phải đưa ra quyết định hẹn gặp lại bạn trong lần tuyển dụng khác. Chúng tôi tin với năng lực, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm vững của bạn, tất cả mọi thứ mới chỉ là khởi đầu cho hành trình chinh phục sự nghiệp đỉnh cao phía trước.
Một lần nữa xin cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia vào quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp chúng tôi. Đừng quên giữ liên hệ với doanh nghiệp… bởi trong tương lai, chúng tôi vẫn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại …
Chúc bạn tự tin vững bước trên con đường sự nghiệp đã chọn!
Trân trọng!
Ký tên (Tên người/bộ phận tuyển dụng)
Các mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp
Là một HR chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến việc gửi thư từ chối ứng viên để xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp và thực hiện đúng nghiệp vụ của mình cũng như mở ra cơ hội mới cho ứng viên. Bạn đừng quên theo dõi thêm trang Linkedin và Facebook của Navigos Search để cập nhật kịp thời các thông tin thị trường, bài viết hữu ích về nhân sự, cách nâng tâm sự nghiệp,... nhé. Cảm ơn quý độc giả đã luôn theo dõi Navigos Search!
Navigos Search - Công ty săn nhân tài cấp trung và cấp cao hàng đầu Việt Nam