Job Description
Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi hoạt động nội chính tại Tổng công ty diễn ra một cách mượt mà, hiệu quả. Với vai trò là "Mama tổng quản", bạn không chỉ chịu trách nhiệm đón tiếp các đoàn khách quan trọng mà còn quản lý các sự kiện nội bộ và giám sát các công tác hành chính với sự bao quát và tinh tế.
1. Điều phối và quản lý hoạt động đón tiếp khách:
• Bạn sẽ đứng đầu trong việc tổ chức, điều phối các buổi đón tiếp các đoàn khách quan trọng từ chính phủ, đối tác trong và ngoài nước, bao gồm các hãng tàu, công ty logistics và các tập đoàn lớn.
• Đảm bảo mọi hoạt động đón tiếp diễn ra chuyên nghiệp, chu đáo, và tôn vinh giá trị văn hóa của Tổng công ty.
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận để chuẩn bị các chương trình đón tiếp, lịch trình chi tiết và các thủ tục liên quan.
2. Tổ chức các sự kiện nội bộ:
• Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các sự kiện nội bộ cho cán bộ nhân viên, từ hội nghị, lễ kỷ niệm, các chương trình văn hóa đến tiệc tùng.
• Đảm bảo các sự kiện được tổ chức hấp dẫn, sáng tạo và thu hút sự tham gia nhiệt tình của toàn bộ nhân viên.
• Bạn sẽ cùng các phòng ban khác lên kế hoạch truyền thông, chuẩn bị hậu cần và xử lý các tình huống phát sinh để sự kiện thành công tốt đẹp.
3. Quản lý hành chính nội bộ:
• Điều hành các hoạt động hành chính văn phòng, đảm bảo các công việc liên quan được xử lý nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc tổ chức các cuộc họp nội bộ, gặp gỡ đối tác và các công tác văn phòng khác.
4. Hỗ trợ lãnh đạo và đóng góp chiến lược:
• Là cánh tay đắc lực của Ban lãnh đạo trong việc hỗ trợ các công tác nội chính và lập kế hoạch cho các hoạt động sự kiện, đón tiếp.
• Đưa ra các sáng kiến, đề xuất giải pháp để cải thiện công tác quản lý, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nội bộ.
5. Xử lý tình huống nhanh chóng và linh hoạt:
• Bạn cần sự nhạy bén và kỹ năng xử lý tình huống xuất sắc để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, tinh tế, đảm bảo mọi thứ diễn ra thuận lợi và không làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Tổng công ty.
Job Requirements
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Hành chính, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hành chính hoặc tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp lớn.
• Khả năng tổ chức và điều phối công việc xuất sắc, chú trọng đến từng chi tiết nhỏ.
• Kỹ năng giao tiếp khéo léo, khả năng làm việc với nhiều đối tác từ các tổ chức lớn và đa dạng.
• Sự linh hoạt và khả năng bao quát công việc trong môi trường quy mô lớn.